Desde sus orígenes, el gigante tecnológico Google ha pensado y reinventado sus servicios para empresas y particulares con el fin de ajustarse a las necesidades de un mundo hiperconectado. Una de estas adaptaciones la encontramos en 2006, cuando comenzó a  ofrecer a las empresas un espacio avanzado, llamado Google Suite (G Suite)

Esta plataforma, gratuita para empresas, organizaciones sin ánimo de lucro y centros educativos, ofrecía un conjunto de herramientas gratuitas de comunicación en la nube que permitían mejorar la productividad y la creación de un entorno colaborativo.

En los últimos años, la compañía ha ido introduciendo cambios en lo que a nombre y funcionalidades se refiere, llegando incluso a cobrar por el servicio a partir de 2012 a las nuevas empresas que quisieran usar la plataforma. A pesar de ello, G Suite se mantuvo gratuito para las que venían utilizando sus cuentas profesionales de manera habitual, lo cual ha supuesto un gran ahorro.

Sin embargo, a principios de 2022, Google anunciaba que a partir del 1 de julio dejaría de ofrecer estos servicios gratuitamente, de forma que las empresas tendrían que elegir uno de los planes de pago de Workspace. Ahora que deben tomar una decisión, muchas de ellas han comenzado a valorar otras opciones que se adapten mejor a sus necesidades y ofrezcan otras funcionalidades.

Por eso, para que conozcas cómo pueden afectar estos cambios a tu empresa y cuáles son las alternativas que existen, hoy en Fonvirtual te mostramos todo lo que debes saber acerca de G Suite, desde su evolución hasta los cambios que llegarán a partir del próximo julio, pasando por las alternativas de las que dispones.

¿Qué ofrecía G Suite a las empresas?

Dominio corporativo

De cara a los clientes, el hecho de contactar con ellos a través de una cuenta de correo electrónico que contenga el dominio de la empresa (ejemplo@dominiodelaempresa.com) les genera confianza, puesto que si hablamos con ellos desde una genérica, pueden dudar de si están hablando con una compañía real.

G Suite ofrecía esta posibilidad, y además, permitía establecer los permisos y el funcionamiento de las aplicaciones a las que tenían acceso los usuarios según la configuración que establecía la empresa en el panel de administrador.

Un entorno colaborativo

Aunque los trabajadores podían aprovechar las funcionalidades de la plataforma de manera individual, lo cierto es que estaba diseñada para favorecer el trabajo en equipo. En este sentido, G Suite ofrecía aplicaciones avanzadas para facilitar la comunicación y colaboración entre los empleados desde cualquier lugar.

Por ejemplo, en lo que a comunicación se refiere, una cuenta corporativa tenía acceso a un software avanzado de videoconferencia y otro de mensajería instantánea: Google Meet y Google Chat

A diferencia de Hangouts (un servicio propio de las cuentas genéricas), Meet permitía organizar reuniones, no solo con los trabajadores de la propia organización, sino también con colaboradores externos (clientes, proveedores…)

Chat, por su parte, permitía a los empleados mantener una conversación en tiempo real a través de mensajes directos o la creación de salas de chat de equipo. Además, contaba con una función de mensajería grupal para compartir contenido y hacer llegar un mensaje únicamente a los miembros de ese grupo.

workspace

Mayor capacidad de almacenamiento en la nube

Sean corporativas o no, todas las cuentas de Google están alojadas en la nube y, por tanto, ofrecen a los usuarios la posibilidad de subir y guardar sus archivos y documentos en una aplicación como Drive. Sin embargo, dependiendo de si se usaba G Suite o no, la capacidad de almacenamiento era diferente.

En este sentido, las cuentas corporativas disponían de un espacio de 30 GB o ilimitado (en función de si se trataba de una empresa, una organización sin ánimo de lucro o un centro educativo), a diferencia de las genéricas, que contaban únicamente con 15 GB.

Seguridad

Aunque todas las aplicaciones de Google se caracterizan por la seguridad, G Suite se adaptaba mejor a las necesidades que pudieran tener las empresas en este ámbito. Es por eso que ofrecía servicios como la doble autenticación, con la que se pedía una confirmación adicional a la contraseña al iniciar sesión (por ejemplo, un código que se envía a un número de teléfono).

¿Qué cambió con Google Workspace?

Como acabamos de ver, G Suite contaba con funcionalidades muy útiles para favorecer un entorno colaborativo desde cualquier lugar y la productividad en las empresas. Sin embargo, contaba con un gran inconveniente: las aplicaciones no estaban conectadas entre sí, por lo que la plataforma no se aprovechaban al máximo y se perdía mucho tiempo en cambiar de una a otra. 

Así, en octubre de 2020, Google introdujo una serie de modificaciones con el fin de adaptarse a las exigencias del nuevo perfil de trabajador que había surgido tras la pandemia. Un trabajador que necesitaba encontrar sus herramientas de comunicación interna de forma rápida y sencilla, en un entorno donde todas estuvieran integradas y “colaborando” entre ellas. Para ello, G Suite se convirtió en Workspace, un espacio que se ajustaba a esta necesidad y que, a partir de junio de 2021, también se extendió a cualquier cuenta de Google. 

Aunque no suponía ningún cambio en las herramientas que incluía ni implicaba tener que aprender a utilizar el servicio de nuevo, se mejoró la experiencia del usuario y se añadieron funciones avanzadas para favorecer una comunicación interna en las empresas. Por ejemplo, con Workspace, se permitía a los usuarios iniciar una llamada de vídeo interna (no con los clientes) directamente desde la aplicación Chat, sin necesidad de abandonar la conversación.

¿Qué cambia a partir del 1 de julio de 2022?

Como decíamos al principio, a pesar de que Workspace comenzó a ser de pago para las empresas que quisieran comenzar a utilizar el servicio, siguió siendo gratuito para las que venían utilizando la Suite de forma habitual

Sin embargo, a principios de este año, Google anunciaba que este beneficio tenía una fecha límite. A partir del 1 de julio, los usuarios de las cuentas profesionales de G Suite deberán haber elegido uno de los planes de pago de Workspace. Si en esa fecha no han hecho el cambio, se hará automáticamente teniendo en cuenta las características y necesidades de la empresa. 

Para que este proceso se lleve a cabo sin interrupciones del servicio, es importante actualizar nuestros datos de facturación antes del 1 de agosto (momento en que se cobrará la primera mensualidad). De lo contrario, perderemos el acceso a todas las funcionalidades y aplicaciones de Workspace hasta que realicemos esta acción.

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¿Cuáles son las alternativas a G Suite?

A pesar de que cuenta con numerosas ventajas, G Suite cuenta con dos importantes inconvenientes: por un lado, no permite la integración con otras herramientas que no sean las desarrolladas por Google; y, por otro, debemos tener en cuenta de que no cubre la parte de telefonía que toda empresa necesita para comunicarse entre sí y con clientes. 

Con esto último, nos referimos a que, aunque se puedan realizar videoconferencias con personas externas a la organización, no contamos con un número al que los clientes puedan llamar cuando quieren contactar con nosotros. En otras palabras, con G Suite no podemos gestionar todas las comunicaciones con los clientes necesarias de una empresa. Esto obliga a recurrir a softwares de terceros, y conlleva una disminución de la productividad y la eficiencia al tener que cambiar de una pantalla a otra para atender cada interacción.

Por eso, ahora que las empresas deben asumir el coste por usuario que supone contar con este servicio, muchas de ellas han decidido buscar alternativas más económicas que les permitan utilizar sus herramientas, comunicarse con el resto del equipo sin importar su ubicación, y atender las conversaciones con los clientes desde una única interfaz. 

En Fonvirtual, te ofrecemos esto y mucho más a través de nuestra solución de centralita virtual. A diferencia de Google Suite, con ella podrás gestionar tus comunicaciones internas y externas desde el mismo lugar y, si lo deseas, podrás realizar la integración con otros softwares de tu empresa, como por ejemplo, un CRM.

La mayoría de ofertas de centralita virtual no son capaces de sustituir los servicios que proporciona G Suite, ya que están diseñadas únicamente para atender las comunicaciones externas. Sin embargo, en Fonvirtual vamos un paso más allá: con la tarifa de tu centralita virtual, tendrás acceso a un potente sistema de comunicación interna a través de voz, chat y vídeo desde la misma interfaz en la que gestionas las conversaciones con tus clientes.

Además, con nuestra solución, obtendrás, a un coste por usuario mucho menor, las mismas funcionalidades que ofrecen los planes de pago de Workspace (y muchas más): creación de grupos de trabajo y listas de difusión; gestión de presencia y estado de los usuarios mediante un panel de supervisor; acceso simultáneo en múltiples dispositivos (ordenador, móvil y tablet al mismo tiempo); asistente personal virtual… Si quieres conocer más acerca de por qué Fonvirtual es la mejor alternativa a G Suite, así como nuestras tarifas, te animamos a contactar con nosotros. ¡Nuestro equipo te acompañará y asesorará en todo lo que necesites!

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