Los mensajes de voz son un elemento importante para toda centralita, y conocer realmente qué son y cómo añadirlas te ayudarán a sacarles el máyor provecho. Añadir mensajes personalizados en tus locuciones con buena calidad de sonido refleja profesionalidad, lo que mejora la imagen de la empresa y ayudan a crear una buena primera impresión para los posibles clientes.

Para poder decidir qué mensajes queremos en una empresa, debemos tener claro lo que son. Las locuciones de la centralita virtual son mensajes de voz programados de la centralita, que escucha el cliente al llamar al fijo de cabecera de la empresa. Estos mensajes pueden informarle sobre la empresa en cuestión o guiarle a través de los diferentes departamentos de la empresa. Estos mensajes nos permiten incluir mensajes de voz personalizados al sistema de telefonía, y por lo tanto, tener control sobre todo lo que escuchan nuestros clientes o posibles clientes.

Otra ventaja que nos presentan las locuciones es mejorar el trato con el cliente, ya que ofrece una solución para situaciones en las que este no puede ser atendido, por ejemplo, si llama fuera del horario comercial, o si todas las extensiones de la centralita virtual están ocupadas.

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¿Qué tipos de mensajes de centralita virtual necesita una empresa?

  • Mensajes de bienvenida

Esta suele ser la primera locución que se añade y resulta imprescindible para toda centralita virtual. Es la primera que escuchará el cliente y en la que se le informa sobre la empresa en cuestión. Normalmente, se suele indicar el nombre de la empresa y lo que sucederá a continuación, como por ejemplo : «Bienvenido a Fonvirtual, en breve será atendido por un agente». También se puede completar el mensaje de voz con un menú de opciones, o, por ejemplo, informando del horario de atención telefónica.

Puedes elegir entre distintos tipos de locuciones de bienvenida :

  • «Bienvenido a «miempresa». Le rogamos que espere un momento, le atenderemos inmediatamente».
  • «Gracias por llamar a «miempresa», en breve le atenderemos, le rogamos que permanezca a la espera».
  • «Ha llamado a «miempresa», por favor no se retire, enseguida le pasamos con un operador».

  • Mensajes de fuera de horario

Si alguien llama a la centralita fuera del horario de atención al cliente, es recomendable disponer de un mensaje que le informe del nombre de la empresa y de cual es el horario comercial, por ejemplo : «Nuestro horario de atención es de 8 a 2 y de 3 a 5 de lunes a viernes». También se le puede dar la opción de dejar un mensaje en el buzón de voz, o de que haga su consulta por correo, para que la empresa contacte con él más adelante. Por ejemplo : «En este momento no podemos atenderle telefónicamente, pero puede enviarnos un correo con su consulta a info@miempresa.com o dejarnos un mensaje en el buzón».

Aquí puedes ver más ejemplos para añadir mensajes de voz:

  • «Bienvenidos a «miempresa». Puede ponerse en contacto personalmente con nosotros de lunes a viernes de 8 a 20 horas. Si desea hacer un pedido o realizar alguna consulta puede enviarnos un correo a info@miempresa.com o dejarnos un mensaje cuando oiga la señal. Por favor no olvide indicarnos sus datos de contacto para que podamos devolverle la llamada. Muchas gracias  y hasta pronto».
  • «Gracias por contactar con «miempresa».Lo sentimos, en estos momentos nuestras oficinas están cerradas. Si lo desea, puede dejar un mensaje al oír la señal o enviarnos un correo electrónico a info@miempresa.com. Nos pondremos en contacto con usted en horario laboral. Muchas gracias por su llamada».
  • «Ha contactado con «miempresa». Nuestras oficinas se encuentran cerradas, le informamos que nuestro horario de atención comercial es de ocho de la mañana a ocho de la tarde. Si necesita realizar una petición o una consulta, por favor envíe un correo electrónico a info@miempresa.com. Gracias».

  • Mensajes de ocupado

Puede darse la situación de que, por distintos motivos, cuando alguien llame a la centralita sus extensiones estén ocupadas y el cliente no pueda ser atendido de inmediato. En este caso tenemos más de una posibilidad, como por ejemplo incluir un mensaje informativo explicando que nuestros agentes están ocupados. Si después de esto decidimos pasar al cliente a una cola de espera, podemos informarle cada cierto tiempo de que será atendido en breve, por ejemplo : «En este momento nuestros agentes están ocupados, por favor, manténgase a la espera, pronto será atendido», o también «Su llamada es importante para nosotros, por eso le rogamos que permanezca en espera. Le atenderemos lo más rápidamente posible».

Otra posibilidad que tenemos es que la llamada termine en el buzón de voz, donde podemos añadir mensajes personalizados informando al cliente de que puede dejar un mensaje o que llame de nuevo más tarde:

  • «Gracias por llamar a «miempresa». En estos momentos, nuestras líneas están ocupadas. Por favor, no cuelgue y enseguida le atenderemos».
  • «Ha contactado con «miempresa». Le rogamos que espere un momento, en breve le atenderemos personalmente. Gracias».
  • «Gracias por llamar a «miempresa». En este momento nuestros agentes están ocupados, pero puede mantenerse a la espera o dejar un mensaje en el buzón de voz, y le contactaremos más tarde».

  • Mensajes de cerrado por festivo o vacaciones

Para los períodos como los días festivos o en los que la empresa se encuentra de vacaciones, se pueden incluir locuciones personalizadas para informar al cliente del motivo por el que no puede ser atendido. Es aconsejable en este caso informar de otros medios para contactar con la empresa durante este período. Un ejemplo sería: «Nuestra empresa se encuentra cerrada por vacaciones hasta el próximo 30 de agosto, puede dejarnos un mensaje en el buzón de voz con su consulta para que podamos contactarle tan pronto nos incorporemos o, si se trata de algo urgente, puede enviarnos un correo a info@miempresa.com ».

Puedes añadir mensajes de voz como :

  • «Gracias por llamar a «miempresa». Lo sentimos, pero en estos momentos nuestras oficinas están cerradas por vacaciones. Le atenderemos de nuevo el día X en nuestro horario habitual. Disculpe las molestias».
  • «Bienvenido a «miempresa». Le informamos que en este momento no podemos atender su llamada por ser día festivo. Si lo desea puede dejar su mensaje después de oir la señal. Muchas gracias».
  • «Ha contactado con «miempresa». En este momento no podemos atender su llamada con motivo de la festividad nacional. Si necesita realizar una petición o una consulta, por favor envíe un correo electrónico a info@miempresa.com».

  • Mensajes para el menú de opciones

En este caso, las locuciones se encargan de describir las distintas opciones a las que puede ser enviada la llamada, para que los clientes elijan, por ejemplo, con qué departamento ponerse en contacto. Se pueden añadir mensajes explicando al cliente cómo ponerse en contacto:

«Si ya es cliente, pulse 1, si quiere información comercial, pulse 2…»

«Si quiere hablar con nuestra oficina de Barcelona, pulse 1, si quiere hablar con la oficina de Madrid, pulse 2».

«Gracias por llamar a «miempresa». Si desea hablar con el departamento comercial, por favor pulse uno. Si desea hablar con administración, por favor pulse dos».

«Gracias por llamar a «miempresa», si conoce el número de extensión, por favor, márquelo. Si desea realizar un pedido o solicitar información de una factura, pulse uno. Si necesita información sobre un producto o marca, pulse cuatro. Para contactar con el departamento de personal, pulse cinco. Si desea hablar con la operadora, por favor, manténgase a la espera».