Una centralita automática, todavía llamada “servidor de voz interactivo” es un menú vocal que responde automáticamente a las llamadas entrantes y las transfiere a los diferentes agentes u a otro menú vocal en función de las contestaciones del cliente.

 

¿Cómo funciona una centralita automática?

 

El principal objetivo de centralita automática es proporcionar un mensaje de voz previamente grabado a cualquier llamada entrante para orientarlo durante su comunicación telefónica. De este modo, el interlocutor recibe una lista de directrices que le indican el camino a seguir para llegar al receptor de la llamada deseado.

Concretamente, si realizas una llamada y das con una empresa que tiene una centralita telefónica automática, podrías escuchar mensajes de voz como los siguientes:

  • «Para ser atendido en español pulse 1, para ser atendido en inglés pulse 2.»
  • «Para cualquier información sobre el Servicio de Atención al Cliente, pulse 1. Para cualquier otra pregunta o si desea ponerse en contacto con un agente pulse 4».

 

Obviamente, para cualquier centralita automática es posible configurar los parámetros y el menú principal que definirá las respuestas vocales que se emitirán en función de las horas de las llamadas entrantes, de la línea utilizada, etc.

 

¿Por qué recurrir a una centralita telefónica automática?

 

Cuando una empresa recurre a una centralita automática, el número de personas que se requieren para repartir estas llamadas es menor.

Además, significa un reducción en la carga de trabajo de la empresa, pero sobre todo de las personas que reciben estas llamadas, ya que conocerán previamente los datos que ha dado el llamante hasta llegar al agente, con lo que podrán asesorarle de la mejor manera posible.

Estas centralitas virtuales están diseñadas para reducir carga de trabajo y, por otro lado, para orientar adecuadamente a los usuarios que llaman y poder atenderles en función de sus necesidades.

En la actualidad, estas centralitas automáticas están presentes en muchas empresas, como bancos, servicios gubernamentales, agencias de viajes, hospitales, etc.

centralita automatica para empresas

Ventajas de una centralita automática

 

La automatización de las llamadas telefónicas es una tecnología que:

  1. Permite recibir y gestionar varias llamadas al mismo tiempo. Independientemente del número de llamadas entrantes por minuto, cada una de ellas se dirige directamente a la persona de contacto requerida.
  2. Cuando varios clientes están en línea, la centralita automática aplica una música de espera o incluso un mensaje de bienvenida que permite mantener al cliente mientras espera al otro lado del teléfono.
  3. La centralita automática hace que la ruta de acceso sea más corta y más fácil para el cliente que quiera ponerse en contacto desde el principio con la persona que podrá responder a su solicitud. Así, se evita que la llamada pase por diferentes departamentos antes de encontrar al agente correcto.

 

Las funcionalidades de la centralita automática de Fonvirtual

 

Fonvirtual ofrece un servicio avanzado y de calidad en sus soluciones de centralita virtual con funciones automáticas.

  1. La posibilidad de configurar mensajes de bienvenida adaptados para recibir a los clientes presentar la empresa e incluso informarles si las líneas están ocupadas y no se les puede atender al momento.
  2. Un menú vocal para orientar y guiar al llamante hacia el departamento deseado.
  3. Transferencia de llamadas a cualquiera de las demás extensiones de la centralita virtual para mantener una comunicación profesional y de calidad.
  4. Una cola de espera con una melodía agradable para hacer esperar a cualquier cliente cuya línea telefónica esté ocupada.
  5. La opción de dejar un mensaje en el buzón de voz si al final ningún agente puede contestar la llamada .
  6. Limitación por horarios e informar de estos horarios de empresa a los llamantes durante la locución.
  7. Acceso a las estadísticas sobre las llamadas y los mensajes recibidos.

 

Contáctenos para obtener más información sobre nuestro servicio de centralita telefónica, ¡te asesoramos!.