A día de hoy cada vez más las empresas optan por ofrecer a sus trabajadores la posibilidad de aprovecharse del trabajo remoto. El teletrabajo ha reformulado la manera en la que se establece la colaboración en equipo dentro de las organizaciones. La comunicación empresarial ha debido evolucionar del contacto presencial entre el equipo a hacerlo mediante herramientas de colaboración basadas en Internet.
Uno de los principales miedos en las empresas, al establecerse de forma tan mayoritaria la comunicación en línea de sus trabajadores, fue la pérdida de eficiencia en la comunicación formal e informal de la empresa. Una solución de centralita virtual para empresas es una buena alternativa para comunicarse con el cliente pero, ¿qué pasa con los propios miembros de la organización entre sí?
En paralelo, la tecnología ha ido desarrollando herramientas que permiten a los equipos establecer diferentes formas de comunicarse, reflejando, de alguna manera, lo que sucede cuando los equipos colaboran personalmente. No se trata en exclusiva de poder hablar con la otra persona, sino de poder verla, de poder hacerlo con más de una persona, de poder aportar documentación…
Por otro lado, para las empresas es determinante no solo elegir tecnologías que permitan todas estas formas de comunicación, sino que, necesariamente, es necesario elegir tecnologías que generen trazabilidad de todo lo que se hace. Por todo eso, las grabaciones de las conversaciones telefónicas, de las videoconferencias, de las conversaciones realizadas entre compañeros o en grupo o incluso saber a qué hora se ha comenzado a trabajar son elementales.
¿Cuáles son las herramientas principales para las comunicaciones profesionales?
De cara a fomentar la colaboración efectiva entre equipos remotos, parece indispensable que existan al menos las siguientes herramientas en cualquier entorno de comunicaciones unificadas:
Mensajería Interna
En muchas ocasiones, en la comunicación empresarial es más sencillo mandar un mensaje o intercambiar rápidamente varios mensajes con cualquier compañero que llamarlo. Es menos aparatoso, es más preciso -por ejemplo, si se necesita dejar un recado- y es menos invasivo.
Además de la comunicación uno a uno, también parece imprescindible la existencia de grupos donde pueda existir una colaboración en equipo. Ya sea por departamentos (administración, comercial, IT) por localizaciones o, por ejemplo, por idiomas, suele generar mucho valor el contar con un elemento de comunicación conjunta.
Llamadas
Es la forma más elemental y, tecnológicamente hablando, clásica de comunicación para los equipos que operan en remoto.
La gran ventaja de la comunicación por Internet dentro de una misma plataforma es el ahorro de coste. Hasta hace no muchos años, la comunicación telefónica técnicamente necesitaba realizarse de número a número, lo que generaba costes, especialmente importantes para llamadas internacionales.
Gracias a Internet, las llamadas entre dos usuarios que utilicen la misma plataforma son gratuitas.
Videollamadas o videoconferencia
Ha sido la gran explosión, especialmente tras el covid. De alguna manera, es el canal que mejor recrea el contacto presencial con el resto del equipo.
Estados
Tan importante es poder contar con diversas herramientas para según qué comunicación como la posibilidad de conocer de forma anticipada en qué estado se encuentran mis compañeros. Del mismo modo que la colaboración presencial es sencilla porque se puede ver si alguien está hablando por teléfono, si lo está haciendo con otro compañero o si, simplemente, parece ocupado, es fundamental también que la comunicación en l´nea pueda reflejar estos estados: ocupado, disponible, en una llamada, en una videollamada etc
Existen algunas herramientas que cuentan con alertas para los cambios de estado, lo que hace tremendamente eficiente porque permite que el resto de compañeros sepan con una notificación push cuando está disponible esa persona con la que se quiere comunicar.
Supervisión y datos
Del lado de la empresa, es imprescindible no solo dar herramientas de teletrabajo para comunicarse con el equipo sino poder controlar de forma efectiva. Por ello, es fundamental contar con grabaciones de las llamadas, de las videollamadas, registros de todas las conversaciones que se han producido por mensajería. Del mismo modo, parece importante poder medir el tiempo en el que los miembros de la organización se conectan para controlar cargas de trabajo.
En definitiva, estas herramientas de colaboración que fomentan el trabajo remoto han llegado para quedarse.
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