El éxito de tu negocio va a depender en un gran porcentaje de la dedicación que pongas en él y las horas de trabajo que le dediques. Sin embargo, en muchas ocasiones, nos vemos limitados a la hora de dedicarle todo el tiempo que queremos, ya que una gran porción del tiempo disponible tendrás que destinarlo a tareas no relacionadas de forma directa con la actividad, como pueden ser la administración, la respuesta de emails o la atención de llamadas telefónicas. Es usual, por tanto, no encontrar en ocasiones el momento idóneo para atender alguna llamada importante. Es decir, seguramente si la atendieras en ciertos momentos de la jornada, no lo harías con la suficiente calidad, como por ejemplo en el transcurso de una reunión, un viaje de negocios, etc. Hoy hablaremos de cómo atender tus llamadas sin la necesidad de un secretario.
La importancia de la atención telefónica
Hoy en día, incluso aunque nos encontremos en la era de Internet, la mayoría de los clientes potenciales siguen prefiriendo el teléfono como medio para comunicarse con las empresas. Se estima por parte de los expertos, que la ausencia de respuesta a las llamadas que recibe el negocio, se traduce en una pérdida del 30% del total de los ingresos.
Es por ello que la respuesta a estas llamadas es esencial, al igual que el reparto de la llamada a la persona con la que quiere hablar el llamante. En caso contrario, lo más fácil para los clientes será buscar otro proveedor.
En muchas ocasiones, las empresas optan por contratar una persona que (recepcionista, secretari@…) que realice, además de otras, esta tarea de atención telefónica inicial y reparto de las llamadas.
Sin embargo, hoy en día es mucho más fácil gracias al servicio de Software Call Center que ofrecen algunas empresas de telecomunicaciones, como Fonvirtual, y a su funcionalidad de menú de opciones u “operadora automática”.
Conoce más sobre el software de call center
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¿Qué es un Software de Call Center?
La evolución de la tecnología ha permitido que se desarrollen software de gestión de llamadas, como es la centralita virtual o el Software para Call Center, que haga un reparto inteligente de las llamadas a través del IVR y el ACD.
Este sistema que funciona en la nube y que utiliza sistemas de inteligencia artificial, no requiere de ninguna instalación física ni otras de las muchas desventajas que suponían los call centers tradicionales. Gracias a esta herramienta, ya no es necesario que los agentes de tu call center se encuentren cerca de ti o entre ellos.
Por lo tanto, un Software de Call Center es una solución de comunicación, tanto interna como externa, para las empresas. Un sistema que, además, permite optimizar los recursos detectando el origen de la llamada o asignando un menú de opciones que haga que el llamante hable directamente con el trabajador que necesita en cada momento.
¿En qué consiste menú de opciones u «operadora automática»? Atender tus llamadas sin necesidad de secretario
Una de las funcionalidades que incluye la solución de Software Call Center de Fonvirtual es el menú de opciones, también llamado “operadora virtual”. Para que nos hagamos una idea de en qué consiste esta herramienta, es el típico mensaje que escuchamos cuando llamamos a un número de atención al cliente en el que se escucha “Pulse 1 si quiere hablar con el departamento de administración, pulse 2 si quiere hablar con el departamento comercial…”. Después, gracias al IVR call center, la llamada se dirigirá a la extensión/persona que corresponda.
A quién no le ha pasado que haya tenido que estar más de diez minutos esperando en una cola telefónica, para que luego nos atendieran diferentes personas que se iban pasando el problema de unos a otros sin darnos una solución. Gracias al menú de opciones, podemos dividir o distribuir las llamadas entre los distintos departamentos, de forma que el cliente o la persona que esté llamando a nuestra empresa solo tendrá que pulsar marcar una tecla para elegir la persona que le atenderá, en función del motivo de su consulta.
Existen numerosas posibilidades a la hora de establecer la distribución de las llamadas, como segmentarlas por departamentos, por materia, por idioma, o incluso que se desvíen directamente al agente que el cliente desee.
Por lo tanto, el menú de opciones del Software Call Center de Fonvirtual permite al cliente ser atendido por la persona que más se adecue a la consulta realizada. Pero no es esta la única ventaja que presenta esta herramienta:
- Ante todo, podrás atender tus llamadas sin secretario o una persona contratada solo para repartirlas. El menú de opciones lo hará de forma automática.
- Optimización del tiempo, ya que no hará falta ir pasando la llamada de un agente a otro hasta que se de con la solución. La llamada irá directamente al agente especializado en la cuestión y los demás podrán utilizar el tiempo para ir atendiendo otras llamadas entrantes.
- Atención personalizada al cliente, el cual se sentirá más cercano a la empresa y se llevará una sensación de profesionalidad.
- Reducción de costes, ya que no tendremos que pagar el sueldo de una persona dedicada a esta tarea.
- Etc.
Por lo tanto, no lo dudes y únete a la revolución con Fonvirtual. Contrata la solución de Software Call Center y disfruta de la herramienta de menú de opciones y de otras muchas. Atender tus llamadas sin secretario con la calidad que se merecen es posible. Para más información sobre nuestro abanico de posibilidades, visita nuestra página.
