En cualquier empresa, es necesario mantener una comunicación constante, efectiva y de calidad. Y no solo con nuestros empleados, sino también con nuestros clientes y proveedores. En la actualidad, muchos negocios se han adaptado a los avances tecnológicos y han considerado que la comunicación digital juega un papel muy importante. Sin embargo, lo cierto es que la telefonía para empresas sigue teniendo un papel fundamental en la comunicación interna y externa porque al fin y al cabo los humanos nos entendemos hablando.

Aunque a día de hoy es muy poco frecuente encontrar personas que no tengan acceso a las nuevas tecnologías, muchas de ellas no están tan familiarizadas con su funcionamiento. Esto hace que prefieran usar el teléfono antes que otros canales como el correo electrónico o las redes sociales para contactar con las empresas.

Debido a la situación generada por la crisis del Covid-19 los desplazamientos son limitados. Pero eso no quiere decir que no se siga buscando una comunicación directa. En estos casos el teléfono sigue siendo el medio preferido, ya que ofrece un servicio directo y rápido entre la empresa y el cliente, e incluso entre los propios trabajadores, ya que a veces un correo puede tardar varios días en ser contestado o puede no ser recibido.

Hoy en día, las soluciones de telefonía de empresa más actuales integran nuevos canales de comunicación interna como el vídeo o la mensajería instantánea y también nuevos canales de comunicación externa como el Whatsapp o Telegram.

Por todo esto, contar con un servicio de telefonía para empresas de calidad es esencial. Te contamos todo lo que necesitas saber para elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

Tipos de telefonía para empresas

Antes de tomar la decisión, debes conocer que hay distintos tipos de telefonía dependiendo de la tecnología utilizada. A continuación te mostramos los más comunes:

Telefonía tradicional

Hasta hace relativamente poco, era la opción preferida por las empresas. Sin embargo, está asociada a un lugar físico, es decir, una centralita convencional para que funcione. La voz se transmite a través de cables, de manera que no se puede utilizar el teléfono desde otros lugares que no sea en el que está instalado y resulta poco flexible. Además, el número de líneas telefónicas dependerá del número de cables asociados a la centralita.

Como características adicionales, estos sistemas requieren de instalación por un experto, además de un mantenimiento continuo, lo que puede suponer una alta inversión, tanto en equipos como en técnicos.

Finalmente, no cuenta con funcionalidades avanzadas, lo que la ha convertido en un servicio de telefonía obsoleto, dejándose de utilizar en casi todas las empresas.

Telefonía virtual

Esta tecnología, también conocida como telefonía digital, es sin duda la preferida por las empresas actuales. A diferencia de la anterior, no requiere de cables para su funcionamiento, ya que el servicio se encuentra alojado en la nube. La voz se transmite a través de Internet, de manera que no requiere instalar equipos o softwares específicos. Así, los costes se reducen considerablemente, pues sólo necesitamos un dispositivo con conexión a Internet, permitiéndonos una comunicación flexible, sencilla y eficaz.

Se encuentra en constante evolución, y al funcionar a través de Internet, siempre estará actualizada, por lo que no necesita ningún tipo de mantenimiento.

Lo más importante es que algunos tipos de telefonía virtual que veremos más adelante pueden integrar nuevos canales de comunicación como el vídeo o la mensajería instantánea para gestionar las comunicaciones internas y externas de la empresa.

Por último, cuenta con muchas funcionalidades avanzadas integradas, lo que la ha convertido en la mejor opción de telefonía para empresas.

Telefonía híbrida

Se trata de una mezcla entre la telefonía virtual y la tradicional. En estos casos, funciona con instalaciones físicas, aunque las líneas se encuentran en la nube.

Por tanto, cuenta con las ventajas de ambos tipos, pero los costes se duplican, ya que es necesario invertir en la instalación y mantenimiento de estos equipos, además de en los dispositivos adicionales que se requieren para su funcionamiento.

Finalmente, el gran inconveniente es que una parte (la instalación física) se queda obsoleta, aunque la parte que se encuentra en la nube esté siempre actualizada. Por ello, no es la opción más recomendable para las empresas.

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Tipos de telefonía virtual y su importancia dentro de la empresa

Dentro de la telefonía virtual podemos encontrar dos tipos:

  • Telefonía IP tradicional: se trata de líneas de telefonía usadas en centralitas IP, que utilizan el conocido como protocolo SIP. En algunos casos requieren la instalación de una centralita IP y en todos los casos requieren la descarga de un software, la adquisición de dispositivos específicos (conocidos como softphones) y de la configuración completa por parte de un técnico.
  • WebRTC: el llamado Web Real-Time Communication, es un software de código abierto desarrollado por Google que permite la comunicación en tiempo real desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. No necesita ningún tipo de instalación, por lo que se puede usar desde cualquier lugar.

Ventajas de la telefonía WebRTC en las empresas

En un primer momento, tanto la telefonía IP como los SIP Trunks revolucionaron el mundo de las comunicaciones. Permitían la recepción de llamadas a través de Internet. Sin embargo, la WebRTC ha ido ganando terreno, y actualmente es la opción preferida por las empresas para comunicarse. El motivo principal es que cuenta con ventajas que no tienen el resto. Aunque ya hemos mencionado algunas, las más destacables son:

    • Ahorro en costes: al funcionar a través de Internet, simplemente necesitarás un dispositivo (ya sea tu ordenador, móvil o tablet) abrir tu navegador y comenzar a recibir llamadas. Al usar tus propias herramientas, no hace falta instalar nada, prescindiendo de un operario que realice esta tarea.
  • Ubicuidad: la WebRTC permite que te conectes desde cualquier lugar del mundo con el dispositivo que tengas más a mano. Simplemente tendrás que abrir tu navegador e introducir un usuario y clave.
  • Atención al cliente más eficiente: este servicio de telefonía para empresas permite la integración con tu CRM y con las soluciones de Inteligencia Artificial para ofrecer un servicio de calidad y profesional, mejorando la experiencia de tus consumidores.
  • Flexibilidad: no hay límite de números, extensiones o funcionalidades, de manera que si la empresa crece y necesitas aumentar tus recursos, podrás hacerlo sin ningún tipo de barrera.
  • Calidad HD: la WebRTC funciona a través de codecs que se adaptan al ancho de banda disponible en ese momento. De esta manera, la calidad de la llamada es siempre óptima y se evitan esos molestos ecos y cortes en la comunicación.
  • Atender múltiples llamadas de forma simultánea: los servicios de centralita virtual y software de call center que funcionan a través de WebRTC permiten gestionar las llamadas entrantes desde más de un origen. Esto hace que no se limite el número de personas que puedan recibir esas llamadas y la llamada sea atendida por el agente más adecuado para ello.
  • Multicanal ya que integra vídeo, mensajería instantánea y puede también integrar otros canales de comunicación externa como WhatsApp.

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¿Qué debes tener en cuenta para elegir la mejor solución de telefonía virtual para empresas?

Después de informarte acerca de los tipos de telefonía para empresas que existen, ha llegado el momento de tomar una decisión. Para ello, has de tener en cuenta una serie de características que te permitan elegir la que mejor se adapte a ti.

Según el tamaño de tu empresa

    • Telefonía virtual para microempresas: puede que seas autónomo o que tengas menos de 10 trabajadores en tu empresa, contando con una única sede y por tanto, un único número de contacto. En este caso, quizás necesites una sola extensión o varias, pero sea cual sea tu caso, es importante contar con una centralita virtual. No sólo mejorará tu imagen de cara a los clientes, sino que también te permitirá trabajar desde casa cuando lo necesites.
  • Telefonía virtual para PYMES: en estos casos quizás cuentes con varias sedes repartidas a lo largo del país, y por tanto también necesites distintos números de teléfono para comunicarte con tus empleados o con tus clientes. En estos casos el software de call center es la solución perfecta para ti. Entre otras muchas funcionalidades, permite la integración con el CRM de tu empresa, por lo que podrás unificar toda la información de tu negocio, aumentando la eficiencia.
  • Telefonía virtual para multinacionales: Una empresa multinacional necesitará una centralita virtual pero además les vendría bien contar con una solución más específica para la gestión de su call center por lo que necesitarán en ese área el software de call center. Además al contar con filiales en distintos países también necesitarás un número local de ese país. En estos casos, es fundamental contar con un número internacional en tu centralita virtual o en tu software de call center para atender a tus clientes y dar un servicio personalizado.

Según tu actividad telefónica

  • Realizas muchas llamadas salientes: suelen ser empresas que necesitan realizar seguimientos a sus clientes. Necesitan un sistema de telefonía para empresas que permitan realizar una gran cantidad de llamadas para, por ejemplo, comprobar el impacto de sus campañas de marketing. En muchos casos requieren de un servicio con marcación predictiva o automática para contactar con sus clientes de una manera rápida, sencilla y sin perder mucho tiempo. Es recomendable tener cuidado con este tipo de prácticas puesto que las llamadas pueden ser percibidas como spam.
  • Recibes muchas llamadas: es el caso de empresas que ofrecen principalmente servicio de soporte técnico, se centran en proporcionar un servicio post-venta de calidad o se dedican principalmente a la atención al cliente. Suelen recibir una cantidad muy grande de llamadas, por lo que buscan un servicio de telefonía que además de ofrecer las funcionalidades básicas, sea personalizable con colas de espera, gestión de horarios, buzones de voz… La opción más adecuada es la centralita virtual o el software de call center.
  • Buscas mejorar la comunicación interna: cuando tienes varias sedes y te interesa que tus empleados se comuniquen de una manera eficaz sin importar dónde se encuentren, el software de call center es la solución. Con él, tus empleados podrán llamarse o video llamarse entre ellos introduciendo un código de extensión, o incluso a través del chat interno que incorpora.
  • Necesitas emitir y recibir llamadas internacionales: en el caso de las multinacionales, tanto las centralitas virtuales como los servicios de call center permiten contar con números internacionales para que puedas comunicarte tanto con tus clientes como con las distintas filiales y sedes de tu negocio.
  • Realizas y recibes gran cantidad de llamadas: es lo que buscan la mayoría de las empresas. De nuevo, tanto la centralita como el software de call center, cumplen esta función. Elegir una u otra dependerá de las funcionalidades con las que quieras contar.

Contar con el mejor servicio de telefonía es fundamental para obtener la satisfacción de tus clientes. En Fonvirtual ofrecemos soluciones de centralita y call center que ofrecen éstas y otras muchas funcionalidades. Independientemente de las características de tu empresa, estudiamos tu proyecto y te ofrecemos el sistema que más se adapte a tus necesidades.