¿Qué es y cómo hacer una videoconferencia?

A lo largo de la crisis generada por el Covid-19, nos hemos visto obligados a buscar nuevas formas de comunicación con nuestros amigos, familiares, compañeros de trabajo y clientes. El distanciamiento físico ha provocado que las aplicaciones de videoconferencia se hayan convertido en uno de los elementos esenciales en cualquier dispositivo, experimentando un gran crecimiento.

En el caso de las empresas, estas herramientas permiten cubrir las necesidades, no solo de comunicación interna entre los distintos empleados y departamentos, sino también externa con clientes y proveedores. Ya no resulta necesario trasladarse a un espacio físico para reunirse con ellos, especialmente ahora que las restricciones de movilidad y el teletrabajo están muy presentes en el ámbito empresarial. Sigue leyendo porque te contamos qué es y cómo puedes aprovechar al máximo todas sus ventajas.

¿Qué es una videoconferencia y cuáles son sus ventajas?

Una videoconferencia es un sistema interactivo que genera una conexión a tiempo real a través de una pantalla con una o varias personas situadas en diferentes lugares. Estas herramientas permiten la transmisión a través de Internet de vídeo, audio y archivos. Este último elemento es importante, ya que es lo que la diferencia de la videollamada, que no permite compartir este tipo de información.

Utilizar los sistemas de software para videoconferencia en nuestra empresa permite mejorar muchos aspectos en el día a día, lo cual nos puede traer numerosas ventajas:

• Nos permite ahorrar tiempo y costes de desplazamiento: al no tener que trasladarnos a un lugar físico para realizar la reunión, evitamos los posibles problemas que pueden surgir en el camino, como por ejemplo, los atascos.

• Mejoraremos nuestra productividad y eficiencia: permite que nos concentremos en problemas que requieren más atención en lugar de en cuestiones secundarias, ya que agilizamos los procesos.
• Mejoraremos las relaciones interpersonales: al poder ver a las personas que se encuentran al otro lado de la pantalla tendremos un contacto más cercano con nuestros clientes e integrantes del equipo, tal y como si realizáramos la reunión de manera presencial.

¿Cómo hacer una videoconferencia según tus necesidades?

Aunque hoy en día todo el mundo sabe cómo hacer una videoconferencia, dependiendo de la intención con la que quieras llevarla a cabo deberás usar una solución u otra. Estos son algunos ejemplos de reuniones que nos ofrecen los programas de videoconferencia:

Videoconferencia para un grupo pequeño

Si quieres realizar una videoconferencia con un grupo pequeño, la mejor solución es crear una sala de reuniones. Los participantes se unirán mediante un enlace de invitación que se enviará previamente, y podrán acceder desde cualquier navegador y aplicación.

Videoconferencia para una charla o gran audiencia

Si tu audiencia es más elevada pero necesitas que haya interacción entre los participantes, la mejor opción en este caso es un Webinar. Con esta herramienta podrás crear conferencias, presentación de productos y eventos, permitiendo a tus participantes comunicarse contigo en tiempo real, tal y como si se estuviese desarrollando en un espacio físico. Permite compartir documentos y la propia pantalla del interlocutor, así como la grabación, que podrás compartir a posteriori en cualquier plataforma de vídeo.

Videoconferencia para formación o soporte

Asesorar y dar asistencia técnica a tus clientes cuando lo necesiten es fundamental, así como formar a tu equipo para que desempeñen sus tareas de la manera adecuada. En estos casos, podrías utilizar cualquiera de las dos opciones anteriores, lo cual dependerá de lo grande que sea tu audiencia.

La mejor tecnología para la videoconferencia: la WebRTC

Ahora que sabemos qué es y cómo hacer una videoconferencia según las necesidades de tu empresa, te estarás preguntando cuál puede ser la mejor tecnología para videoconferencia. Para nosotros, la respuesta está clara: la tecnología WebRTC. Esta herramienta permite la comunicación instantánea entre una o más personas a través de un navegador web, lo que da lugar a numerosas ventajas:

• No es necesario instalar ni descargar absolutamente nada. Simplemente tendrás que abrir tu navegador y compartir el enlace de la videoconferencia a las personas que quieras que estén presentes. Además, podrás proteger la sala con una contraseña para que solo tenga acceso quien tú quieras.

• Calidad HD. La diferencia con el resto de softwares para videoconferencia por IP es que el vídeo y el sonido en la comunicación con WebRTC es de muy alta calidad.

• Cuenta con herramientas de colaboración ya integradas. A medida que hacemos la videoconferencia tenemos la posibilidad de hablar por el chat online que existe, o también compartir pantalla para alguna demostración. Incluso podemos compartir algún archivo.

• Una de las ventajas más llamativas de la videoconferencia a través de WebRTC es la transcripción a tiempo real de la conversación en curso. Está disponible en varios idiomas, por lo que también existe la posibilidad de tener la traducción en tiempo real de la transcripción.

• El software para videoconferencia incluye una localización geográfica de cada uno de los participantes, así como la hora que es dependiendo de la zona en la que se encuentran. Así podremos ofrecer un servicio personalizado.

• Al terminar se realizará la grabación de toda la videoconferencia. A través de un enlace podrás compartirla para enviarla a los diferentes participantes o consultar algún dato que no recuerdes.

Actualmente, esta herramienta se ha vuelto indispensable para las empresas. El auge del teletrabajo ha hecho que sea fundamental saber cómo hacer una videoconferencia para poder sacarle el máximo partido. Además, las relaciones entre los trabajadores y los clientes se están digitalizando debido a la situación actual, por lo que es necesario adaptarse a los cambios a través de instrumentos como este.