Consejos para una comunicación eficiente en los equipos de trabajo en movilidad

A raíz de la proliferación de los modelos de trabajo híbridos o remotos, la movilidad en las empresas ya no se refleja únicamente en los puestos de trabajo que, por sus características, requieren que los empleados se desplacen constantemente (instalación, transporte, mantenimiento, reparación…). Ahora, cada vez es más frecuente que los trabajadores se encuentren separados y desarrollen su jornada desde distintos lugares.

En este contexto, resulta necesario asegurar que todos ellos se sientan parte de la organización y reciban la misma información, independientemente de dónde se encuentren. Así, asegurar una comunicación eficiente en los equipos de trabajo en movilidad se ha convertido en algo, no solamente recomendable, sino necesario. 

Puede que ahora te estés preguntando qué puedes hacer en tu empresa para conseguir este objetivo. Por eso hoy te traemos una serie de consejos que te ayudarán. ¡Sigue leyendo!

Unifica tus comunicaciones internas y externas

Cuando un equipo de trabajo está en movimiento, es fundamental que los empleados mantengan una comunicación eficiente entre ellos, no solo para conocer los posibles cambios que les puedan afectar, sino también para que la atención prestada a los clientes sea la adecuada. Así, es fundamental ofrecerles herramientas de comunicación no solo externa, sino también interna.

Ahora bien, es importante que ambos tipos de interacciones se puedan gestionar desde la misma interfaz, ya que de lo contrario los trabajadores tendrían que cambiar de una aplicación a otra. Esto, en movimiento, resulta, además de ineficiente, incómodo para ellos y la mayoría de las veces se traduce en una experiencia poco satisfactoria para el cliente.

Por eso, te recomendamos que uno de los elementos clave de tu empresa sea un software de comunicaciones unificadas, puesto que todas las conversaciones internas y externas de voz, chat y vídeo estarán disponibles en una sola plataforma.

Apóyate en una plataforma multidispositivo

Relacionado con lo anterior, es recomendable que el software que elijas para garantizar una comunicación eficiente se pueda utilizar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Debemos tener en cuenta que cuando se están desplazando continuamente, los trabajadores no siempre llevan el mismo dispositivo con ellos. De hecho, dependiendo de la situación, optarán por uno u otro. 

Por ejemplo, imaginemos el empleado de una empresa de suministro de electricidad que atiende las urgencias que se puedan producir los fines de semana. Si se encuentra en su casa, es probable que, además de para atender las llamadas y mensajes, se conecte en el ordenador, ya que de esta forma, puede usarlo para consultar también los datos de los clientes. O puede que también se quiera conectar en su móvil y su tablet para atender la interacción en el que tenga más cerca en ese momento. Sin embargo, si sale a atender una urgencia, escogerá su móvil porque es más fácil de transportar. 

En cualquier caso, si la plataforma te permite recibir las interacciones en varios dispositivos al mismo tiempo será de gran utilidad, ya que al poder elegir desde dónde quieres atenderlas alcanzarás una comunicación eficiente.

Lo que es importante destacar es que no todas las soluciones lo permiten. Muchas de ellas cobran licencias por cada dispositivo en el que te conectes simultáneamente. Incluso, requieren descargar softphones o complementos ejecutables que debes instalar en cada dispositivo en el que te quieras conectar, lo cual supone una pérdida de tiempo. Por eso, es importante que siempre escojas una solución que funcione con tecnología WebRTC y que además no te cobre esas licencias.

Aprovecha las funcionalidades que ofrecen tus herramientas

Cuando hablamos de comunicación eficiente, no es lo mismo querer informar sobre un cambio en el negocio a nivel global que querer hablar sobre un asunto concreto con un compañero. Así como tampoco es lo mismo realizar una llamada de voz que mandar un mensaje. Por eso, que el sistema que utilicemos cuente con distintos elementos entre los que podamos elegir en función del momento, también es importante para una comunicación eficiente.

Por ejemplo, con nuestra solución para equipos de trabajo en movilidad tendrás a tu disposición funcionalidades como:

• Comunicación externa e interna a tres niveles: voz, chat y vídeo. Todos estos canales se encuentran conectados entre sí, por lo que podrás pasar de uno a otro desde la misma conversación. Esto se traduce en una comunicación eficiente, no solo cuando tu equipo de trabajo está en movimiento, sino en cualquier situación.
• Un sistema de cambios de estado con el que podrás conocer si tus compañeros se encuentran disponibles, ausentes, fuera de servicio… Se trata de una funcionalidad muy útil para elegir si es posible realizar llamadas de voz o una videollamada o, si por el contrario es mejor mandar un mensaje a través del chat.
• Posibilidad de crear listas de difusión con las que puedes hacer llegar la información en tiempo real a todos los miembros del equipo o solo a algunos. Así, si por ejemplo la empresa tiene varios departamentos, podrás crear, además de uno total, un grupo con los miembros de cada uno. 

Conecta otros sistemas de la empresa

Finalmente, la comunicación eficiente en los equipos en movilidad no se basa únicamente en las herramientas de comunicación propiamente dichas. Existen otros sistemas como un CRM o un Helpdesk (sistemas de ticketing) que, por sí solos, ya aportan grandes ventajas al negocio, pero al conectarse con una solución de comunicación potencian sus características.

Como ejemplo, hoy traemos a Luis, un técnico de reparación de electrodomésticos a domicilio que recibe una llamada durante un desplazamiento de la oficina a casa de un cliente. El número que aparece en su móvil, le resulta familiar, pero no identifica quién es ni si realmente ha hablado con él. Al atenderle, el cliente le comenta que ha hablado con un compañero suyo para la reparación de una incidencia y que es una urgencia.

En este caso, Luis no es el único técnico en la empresa. Tiene otros 10 compañeros y, por supuesto, no sabe con quién ha hablado y no puede pararse a comprobarlo, ya que el servicio que se dispone a realizar también es urgente. Luis trata de explicárselo al cliente, el cual le comenta que ha hablado ya con otros 4 compañeros que le han dicho lo mismo y que no va a perder más el tiempo. Y, por supuesto, acaba diciéndole que su atención al cliente es pésima y que llamará a otra empresa.

Con la integración del sistema de comunicaciones y el CRM o Helpdesk de la empresa, esto no habría sucedido, ya que Luis o los otros 4 compañeros con los que había hablado el cliente, lo hubieran podido pasar con el compañero adecuado. Al estar ambos sistemas conectados, el agente puede identificar al cliente y comprobar si ha habido interacciones previas con otros compañeros, favoreciendo una comunicación eficiente. Además, la ficha con sus datos se levantará automáticamente, por lo que podremos obtener otros datos.

Ahora que ya conoces cómo lograr una comunicación eficiente en los equipos de trabajo en movilidad, quizás te interese saber cómo podemos ayudarte en Fonvirtual. ¡No lo pienses más y contacta con nosotros!