La comunicación es uno de los aspectos más importantes para las empresas. Aunque muchos negocios desarrollan sus canales de comunicación para satisfacer a sus clientes en el servicio de atención al cliente o en el departamento de ventas, lo cierto es que la parte interna se descuida con demasiada frecuencia. Una buena cohesión interna ayuda a fortalecer los grupos de colaboración y a hacer más fluida la transferencia de información entre personas y sectores a través de videoconferencias internas, por ejemplo.
Así, es esencial sacar el máximo partido de la comunicación interna, pero para ello se necesitan las herramientas adecuadas. La mejor manera de hacerlo es combinar la comunicación interna y externa en la misma plataforma, y afortunadamente existe la solución que lo permite: la centralita virtual. Gracias a su funcionamiento en la web, permite optimizar la comunicación interna en la nube, del mismo modo que el contacto con los clientes y proveedores.
En este artículo te mostramos cuáles son las dos características principales de la comunicación interna de la centralita en la nube. Más concretamente, y profundizando en sus ventajas, hablaremos del chat empresarial y de la videoconferencia interna.
Chat corporativo integrado en la centralita
La mensajería instantánea por sí sola tiene muchas ventajas. En el ámbito empresarial, el chat es una herramienta muy poderosa para mejorar la comunicación interna. Además, este canal de mensajería instantánea se incorpora directamente a la centralita virtual, lo que permite enviar información a través de mensajes mientras se atienden las llamadas telefónicas entrantes.
Las características
Con un chat de empresa, podrás beneficiarte de funciones que facilitarán la gestión del flujo de mensajes internos. En primer lugar, existe, por supuesto, la posibilidad de chatear con personas pertenecientes a la propia empresa. Además, podremos comprobar el estado de cada uno de los empleados.
Desde este espacio dedicado a la comunicación interna, se pueden encontrar grupos de discusión (o grupos de colaboración). Se trata de un sistema de mensajería de grupo creado por el supervisor de la centralita en el que todos los empleados que se encuentren en ellos podrán enviar y recibir mensajes. Esto es una ventaja para el trabajo colaborativo, como el brainstorming, en el que todos pueden aportar una idea y recibir respuesta inmediata de otros miembros..
Otra característica de la mensajería instantánea integrada en la centralita son las listas de difusión para empresas, que no deben confundirse con los grupos de colaboración. Con una lista de difusión corporativa, se envía un mensaje a un grupo de personas, pero cuando esas personas responden a él, sólo es visible para la persona que envió la información.
En cualquier caso, los grupos y las listas de difusión son elementos útiles para que los mensajes lleguen rápidamente a todos los miembros de la empresa.
Las ventajas del chat empresarial
El objetivo de este tipo de funcionalidad no es sustituir los correos electrónicos, pero es cierto que la mensajería instantánea tiene la ventaja de priorizar la información. Para una solicitud que requiera una atención especial o una respuesta rápida, la mensajería instantánea interna será la opción más adecuada. Además, reducir el número de correos electrónicos nos permitirá centrarnos en lo esencial y no acumular una gran cantidad de ellos.
Además, actualmente, todos nos hemos acostumbrado a utilizar una aplicación de mensajería instantánea a diario. Se trata de un medio de comunicación que nos resulta más familiar. Y obtener una respuesta lo más rápido posible se ha convertido en algo normal. Así, el uso de esta herramienta será más intuitivo para todos y, por tanto, podremos llegar fácilmente a los colaboradores o superiores.
Otra ventaja de esta función es la facilidad para compartir archivos como documentos, presentaciones, fotos o audio. Por ejemplo, supongamos que un directivo ha pensado en una nueva estrategia de ventas que presentará hoy mismo o como mucho al día siguiente, pero necesita que el departamento de ventas repase rápidamente el resumen para confirmar que los objetivos son los adecuados.
Por último, los mensajes de texto instantáneos hacen que las relaciones internas sean más cercanas. A diferencia del correo electrónico, no es necesario firmar ni utilizar un saludo cortés.
Mira el vídeo explicativo de nuestra solución
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Videoconferencia en WebRTC
Otra herramienta incorporada en la centralita virtual de tu empresa es la videoconferencia. A causa de la pandemia, la demanda de esta funcionalidad se ha incrementado, influyendo mucho en la forma de ver el trabajo en equipo. La videoconferencia, en el ámbito de la comunicación interna también tiene muchas ventajas, ya que podemos incluso llevar a cabo acciones como compartir nuestra pantalla.
Beneficios de la gestión
Con los cambios en la forma de percibir la «oficina», estamos experimentando la aparición de modelos de trabajo híbridos. Esto quiere decir, que no todos los empleados de la empresa están obligados a estar presentes y algunos tienen la posibilidad de teletrabajar desde donde quieran.
Así, la videoconferencia interna parece ser una solución para mantenerse en contacto con los colegas gracias a la creación de una sala de reuniones en la nube. La ventaja de estos sistemas para los directivos es la reducción del estrés de los empleados, ya que pueden cumplir sus objetivos desde cualquier lugar mientras están conectados con el resto de compañeros del departamento. Gracias a esta característica de la centralita, la empresa mejorará la comunicación entre los empleados, lo que favorecerá el trabajo en equipo.
Todas estas ventajas se traducirán en un aumento de la productividad, ya que los empleados son mucho más productivos cuando pueden comunicarse fácilmente y se sienten mejor en el trabajo.
Otros beneficios
La videoconferencia interna abre nuevos caminos a las empresas. Ahora es posible, gracias al teletrabajo, cambiar los criterios de selección y romper los límites en la contratación. Así, es posible contar con personas cualificadas de todo el mundo para desarrollar nuestro negocio.
De hecho, incluso los desplazamientos se reducen por completo, sin necesidad de gastar una gran cantidad de tiempo en llegar a la sede. Esto permite que esos momentos se dediquen a otras actividades que crean mayor valor para la empresa. Además de ser más cómodo, la empresa también se beneficia en términos de costes de viaje, alojamiento, etc.
En conclusión, tener una centralita virtual en su empresa no sólo es una poderosa herramienta para las relaciones externas, sino también para la cohesión interna entre los empleados y entre los departamentos. La comunicación interna en la nube tiene la ventaja añadida de poder adoptar modelos de trabajo diferentes a los conocidos hasta ahora para aumentar la eficacia y la productividad de sus empleados. La funcionalidad más práctica quizás sea la posibilidad de realizar videoconferencias internas, que ayudan a que los proyectos se desarrollen sin problemas y se refuerce la armonía de las relaciones internas.
En Fonvirtual estamos a tu disposición para ayudarte a implantar nuevos modelos de trabajo, manteniendo e incluso mejorando las comunicaciones internas de tu empresas. No dudes en ponerte en contacto con nosotros, nuestros agentes estarán encantados de asesorarte para encontrar la solución que se adapte a tus necesidades.
