Cómo gestionar con éxito tus comunicaciones en movilidad

En la actualidad, la movilidad se ha convertido para muchas empresas en un aspecto fundamental de su día a día. En la mayoría de compañías, los directores deben desplazarse continuamente para asistir a reuniones fuera de su lugar de trabajo habitual.

Sin embargo, este factor resulta aún más relevante para aquellos negocios que, por sus características y el tipo de actividad que desarrollan, resulta necesario que los empleados se desplacen constantemente. Es el caso, por ejemplo, de empresas que prestan servicios de instalación, transporte, mantenimiento, reparación…

Por otra parte, también podemos apreciar la movilidad empresarial en el hecho de que cada vez es más frecuente encontrar lo que denominamos nómadas digitales. Estos profesionales, tal como su nombre indica, llevan un estilo de vida nómada, utilizando las nuevas tecnologías para completar su jornada laboral desde cualquier lugar. 

Independientemente de la forma en que apreciemos la movilidad dentro de nuestra empresa, es esencial mantener una buena comunicación, tanto interna con el resto del equipo, como externa con los clientes. De lo contrario, corremos el riesgo de que la coordinación entre los miembros del equipo se vea afectada, que la productividad disminuya y que la experiencia del cliente se vea afectada.

Para que esto no suceda, hoy queremos hablarte acerca de los elementos que necesitas para gestionar tus comunicaciones en movilidad con éxito. ¿Quieres saber cuáles son? ¡Entonces sigue leyendo!

Un dispositivo con conexión a Internet

En aquellas empresas cuyos trabajadores se encuentran en contínuo movimiento, es importante que sus comunicaciones les acompañen allá donde vayan. Es decir, que sean ubicuas y se puedan utilizar desde cualquier lugar. En este sentido, resulta necesario disponer de un sistema de telefonía que les permita obtener las mismas funcionalidades y prestaciones que tendrían si se encontraran en un puesto fijo. 

Hasta hace relativamente poco, en cualquier compañía era frecuente encontrar un espacio reservado para una gran infraestructura en la que estaban centralizaban las comunicaciones de la empresa. Se trataba de una centralita física, y su principal problema era la falta de flexibilidad. Al depender de cables que conectaban unos teléfonos fijos localizados en los escritorios con la centralita, era muy complicado utilizar esos aparatos fuera de la oficina. 

Así, en el caso de los equipos en movimiento, la solución era proporcionar a cada trabajador un teléfono móvil que tenía que llevar consigo (además del suyo propio), lo cual suponía, además de los costes mantenimiento de la centralita, una gran inversión para la empresa. 

Afortunadamente, en la actualidad, las nuevas tecnologías han traído consigo grandes avances en la gestión de las comunicaciones en movilidad. Con los sistemas virtuales de telefonía para empresas, ya no es necesario dedicar un espacio en exclusiva a una centralita física. Las soluciones más avanzadas, que son aquellas que funcionan con protocolos de código abierto, como WebRTC, no dependen de cables ni requieren la descarga de ningún software.

Además, esta tecnología se caracteriza por permitir que las comunicaciones internas y externas de la empresa se puedan gestionar desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. De esta forma, los trabajadores podrán utilizar el que tengan más cerca en ese momento, ya sea un ordenador, móvil o tablet. Simplemente necesitarán una conexión a Internet estable, como puede ser la de los datos móviles, para acceder al navegador en el caso del ordenador, o a una aplicación gratuita en el caso del móvil y la tablet. Gracias a esto, desaparece la incomodidad que supone llevar con nosotros dos dispositivos móviles.

Distintas formas de comunicación interna

Como decíamos al principio, los nómadas digitales no son los únicos que cambian de ubicación constantemente. Existen negocios que, por sus características, exigen que sus trabajadores se desplacen contínuamente para atender a los clientes, y a veces lejos de donde se encuentran en ese momento, por lo que no siempre están disponibles para responder las llamadas de su equipo. 

Contar con distintos canales de comunicación interna puede ser la solución a este problema. Al igual que para los consumidores, para los trabajadores de este tipo de empresas en movimiento, el chat resulta en la mayoría de los casos la opción más viable, ya que les ofrece la posibilidad de responder cuando se encuentren disponibles. 

Por otra parte, imaginemos por ejemplo, que un técnico debe realizar la instalación de un router en casa de un cliente. Este empleado acaba de ser contratado recientemente por la empresa, por lo que aún tiene dudas sobre si está conectando correctamente los cables. En estos casos, si cuenta con una plataforma de comunicación interna que permite la comunicación, además de por voz, por videollamada, puede contactar con un compañero más experimentado que le orientará en el proceso. 

Además, algunas soluciones de comunicación para empresas en movilidad, como la que te ofrecemos en Fonvirtual, incluyen un sistema de cambio de estados que permite saber si un compañero se encuentra disponible, ausente, fuera de servicio, atendiendo la llamada de un cliente… Se trata de algo muy útil para determinar si lo ideal es contactar con ellos por llamada de voz, videollamada o por chat.

Una plataforma que unifique tus comunicaciones internas y externas

Relacionado con lo anterior, otro de los elementos fundamentales para gestionar con éxito tus comunicaciones en movilidad es una plataforma que unifique todos tus canales internos y externos. 

Cuando se están desplazando, para los trabajadores resulta incómodo controlar, por una parte las conversaciones con los clientes y, por otra, las que mantienen con sus compañeros. En la mayoría de ocasiones, deben abandonar una interacción externa para atender las internas y viceversa.

Por eso, contar con una plataforma que nos permita gestionar nuestras comunicaciones internas y externas desde la misma interfaz es fundamental, ya que no será necesario cambiar de una pantalla a otra y ahorraremos tiempo.

Un CRM integrado con nuestro sistema de comunicación

En cualquier empresa, los trabajadores deben ser capaces de consultar los datos actualizados de los clientes en cualquier momento. Para ello, es importante que la información se encuentre unificada en una única plataforma: el CRM. Estos softwares permiten que puedan acceder a ella desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Sin embargo, debemos tener en cuenta que cuando un trabajador está desplazándose de un lugar a otro y recibe una llamada o un mensaje, no siempre puede consultar los datos del cliente en el CRM, por lo que tampoco puede prestar una atención personalizada. 

La solución en estos casos la encontramos en la integración del CRM con nuestro sistema de comunicaciones. Con ella, en el momento en que recibamos la llamada o el mensaje, podremos identificar rápidamente al cliente, ya que se levantará automáticamente su ficha con toda la información. Además, podremos modificarla antes, durante y después de la interacción y los cambios se guardarán en tiempo real para que cualquier compañero tenga acceso a ella.

Un sistema de ticketing

Por último, aunque para cualquier empresa una herramienta de ticketing puede ser muy útil para conocer en profundidad las incidencias de los clientes, aporta un valor añadido a las empresas en movimiento. Especialmente, si se encuentra conectada a nuestra solución de comunicaciones.

Cuando un cliente contacta con nosotros por primera vez, ya sea por llamada, videollamada o chat, estos sistemas de ticketing (también llamados Helpdesk), como su nombre indica, crean un ticket asociado en el que podremos registrar todos los datos, solicitudes previas, posibles interacciones posteriores con él… Así, cuando el usuario contacta de nuevo con nosotros, el sistema lo identificará y podremos registrar toda la conversación en el ticket. 

Si tras leer este artículo aún tienes dudas sobre cómo pueden ayudarte todos estos elementos a gestionar con éxito tus comunicaciones en movilidad, en Fonvirtual estamos a tu disposición para resolver todas tus dudas. No dudes en contactar con nosotros para que nuestro equipo te acompañe y asesore en todo lo que necesites.