“Soluciones de comunicaciones unificadas” es un término que se utiliza cada vez más en el mundo empresarial, especialmente en aquellas empresas que tienen diferentes sedes, nacionales e internacionales, o empleados teletrabajando.

La crisis del Covid-19 no solo ha hecho que tengamos que buscar nuevas maneras de comunicarnos con nuestros familiares y amigos, sino que, en el ámbito empresarial, ha supuesto un cambio inesperado en la forma tradicional de trabajar. El motivo resulta evidente. Y es que ahora no es tan sencillo como coger una silla y desplazarla a un lugar de la oficina para hablar de un tema con tus compañeros, por lo que resulta imprescindible encontrar nuevas soluciones que permitan integrar todos los servicios y canales de comunicación en un mismo lugar.

A pesar de su importancia actual y del incremento en la demanda de estas soluciones, no todo el mundo sabe a qué nos referimos cuando hablamos de “comunicaciones unificadas”. Por eso, a continuación te mostramos cuál es su significado y por qué se ha convertido en un elemento imprescindible en las empresas.

¿Qué significa “comunicaciones unificadas”?

Cuando hablamos de comunicaciones unificadas, no nos referimos a un único producto, sino a una solución formada por varios servicios y canales conectados entre sí para optimizar los procesos de negocio de una empresa. Entre estos servicios encontramos canales a través de los que se transmite voz, mensajes, audio, video e incluso datos, todos en una misma plataforma. La integración de estos servicios en un mismo lugar es lo que permite a un usuario acceder a la información rápidamente y trabajar en equipo.

Dependiendo de cómo se almacena y transmite la información, podemos encontrar dos tipos de canales:

  1. “Store-and-forward”: un buen ejemplo de este canal lo encontramos en el correo electrónico. En este caso, la información se envía a un lugar determinado (una dirección) y permanece accesible para que cualquiera de las partes pueda consultarla cuando lo necesite.
  2. Canales “inmediatos”: tal y como su nombre indica, requieren una respuesta más directa e inmediata. En estos casos, la información no permanece almacenada de manera casi indefinida como en el caso anterior. Algunos ejemplos de estos canales son las llamadas de voz y vídeo y la mensajería instantánea.

¿Por qué utilizar los servicios de comunicaciones unificadas?

Las soluciones de comunicaciones unificadas pueden ser de gran utilidad sobre todo para empresas que necesitan una comunicación rápida y eficaz, ya que favorecen la interacción y colaboración digital tanto externa como interna.

En primer lugar, las empresas utilizan este tipo de sistemas para optimizar sus comunicaciones. Al encontrarse toda la información en un mismo lugar, se facilita el trabajo, tanto individual como conjunto, ya que todos los empleados pueden acceder de forma sencilla a la información en tiempo real. En el caso de la atención al cliente, esto resulta muy útil, ya que, independientemente de quién se ocupe de un caso concreto, conoceremos todos los datos para proporcionar una solución personalizada.

Por otra parte, el hecho de no tener que cambiar de una aplicación a otra para gestionar los distintos canales permite un aumento de la productividad y una reducción de los tiempos de espera, algo que los clientes agradecerán.

Por último, los servicios de comunicaciones unificadas cuentan con un solo proveedor para todas tus comunicaciones. ¿Qué significa esto? Pues que si surge cualquier problema, tendrás que contactar con una única empresa y no con varias para solucionarlo.

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Ventajas de las comunicaciones unificadas

Cada vez resulta más notoria la necesidad de incorporar un sistema de comunicación seguro y que garantice una calidad óptima del servicio (a la vez que un bajo coste), ya que relacionarse con otras empresas y con los propios clientes es algo fundamental. Por ello, aunque ya hemos mencionado algunas antes, las principales ventajas que encontramos en las comunicaciones unificadas son:

  • Compatibilidad tecnológica (multidispositivos): los sistemas de comunicación unificada están pensados para adaptarse lo mejor posible a un entramado que ya existe en la empresa, de manera que su integración no obstaculiza la actividad de la misma. Por otra parte, estas soluciones están diseñadas de manera que cualquier gadget y  dispositivo adicional, como los micrófonos y auriculares, sean compatibles con ellas.
  • Productividad: uno de los objetivos en cualquier organización empresarial actual es la búsqueda del trabajo eficiente, pues de esta manera se podrán reducir costes a la vez que se aumenta y agiliza la producción y se generan mayores beneficios. Mediante estos sistemas se genera una colaboración más estrecha, ya que se permite el trabajo conjunto en un mismo documento sin necesidad de que los miembros del equipo estén juntos, además de poder contactar entre ellos de manera rápida y eficaz.
  • Comunicación y colaboración: al tener toda la información disponible en un mismo lugar y en cualquier momento, todos los miembros pueden acceder a ella, de manera que no tendrán que dar traslado de los documentos y esperar a recibir comentarios de otros departamentos, facilitándose así la sinergia y el flujo de información entre los distintos equipos.
  • Flexibilidad y ubicuidad: imaginemos un empleado que acude a una reunión de trabajo en otro país y su avión se cancela debido al mal tiempo. O incluso, sin ir más lejos, actualmente con las restricciones a la movilidad impuestas con motivo del Covid-19 resulta imposible desplazarse a otros lugares. Con las comunicaciones unificadas este problema desaparece, puesto que los trabajadores podrán conectarse en cualquier momento y desde cualquier lugar, ya sea en el aeropuerto o en casa, rompiendo de esta manera la barrera que supone la distancia.
  • Equilibrio entre vida personal y profesional: relacionado con la ventaja anterior, trabajo ya no es sinónimo de oficina. Se consigue así reducir la sensación de “estar siempre trabajando”, y se ahorra el tiempo de desplazamiento del puesto de trabajo a casa y viceversa, el cual se puede invertir en actividades con la familia.
  • Reducción de costes: el tener un único método en el que se unen varios canales de comunicación proporciona a la empresa un ahorro en gastos, lo que se traducen en una ventaja competitiva en costes, puesto que la empresa se encuentra con una única factura a final de mes al mismo tiempo que ha reducido el número de viajes, transporte y consumo de llamadas que financia a sus trabajadores. Además, introducir estos sistemas descarta por completo el tener que instalar, mantener y formar a las personas para su uso.
  • Menor impacto en el medio ambiente: la última ventaja, aunque quizás la menos obvia, es que al reducir el número de desplazamientos se evita el uso de medios de transporte contaminantes, pudiendo usar la empresa esta ventaja para dar una imagen de responsabilidad social en este ámbito.

Las comunicaciones unificadas y WebRTC

En el mundo de las comunicaciones unificadas encontramos aplicaciones bastante sofisticadas y tecnologías que cambian la forma de trabajar. La tecnología WebRTC es, por ejemplo, la tecnología revolucionaria para los servicios de comunicaciones unificadas.

Esta tecnología permite que todos los canales de comunicación que mencionamos anteriormente se puedan llevar a cabo a través de internet. Por lo tanto, ya no hay necesidad de descargas o instalaciones de softwares adicionales. Todo está en la nube, y el acceso es posible a través de cualquier navegador. 

La WebRTC consigue elevar las ventajas de las comunicaciones unificadas a otro nivel, ya que te ofrece una comunicación directa y en tiempo real, más económica que con otras aplicaciones. En Fonvirtual utilizamos esta tecnología para ofrecer nuestras soluciones de comunicación interna y externa para empresas.

La adopción de esta tecnología se traduce en una evolución de las comunicaciones, las cuales serán cada vez más sofisticadas y eficaces, y pueden estar en continuo crecimiento. Los trabajadores podrán utilizar su tiempo de manera más productiva y comunicarse con sus compañeros y clientes con más facilidad.

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¿Por qué elegir las soluciones de comunicaciones unificadas de Fonvirtual?

El primer motivo que diferencia las soluciones de comunicaciones unificadas de Fonvirtual es el uso de la tecnología WebRTC. En este punto, cabe mencionar que la mayor parte de estos sistemas utilizan protocolo SIP para transmitir la información. Aunque también se utiliza en la comunicación a través de Internet, con SIP se requiere instalar equipos y softwares (conocidos como softphone) en los dispositivos en los que se gestionan las comunicaciones. Esto, además de reducir la movilidad, hace que tengamos que instalar un softphone por cada canal de comunicación, por lo que realmente, no se trata de una solución de comunicación unificada. En los servicios WebRTC, todo está en la nube, de manera que no es necesario adquirir ni instalar nada.

En Fonvirtual, te proporcionamos una solución con la que podrás disfrutar todas las funcionalidades que necesitas para obtener todas las ventajas de las comunicaciones unificadas: nuestra centralita virtual. Con ella, además de integrar todos los canales que necesites (WhatsApp, LiveChat, Telegram…) para atender a tus clientes de forma óptima, tendrás todo lo que necesitas a nivel de comunicación interna:

  • Acceso al estados de tus empleados: desde la interfaz de la centralita, todos los trabajadores tienen la posibilidad de visualizar el estado de sus compañeros (disponible, no disponible, ausente…), lo que permite una comunicación interna más sencilla. Así, si queremos transferir una llamada a algún compañero, podremos ver rápidamente si es posible o no, evitando tener que poner al cliente en espera. Además, en Fonvirtual te ofrecemos la posibilidad de añadir un perfil de supervisor, desde el que se podrá visualizar y cambiar el estado de cualquiera de los agentes.
  • Mensajería o chat interno: la interfaz cuenta con un chat interno a través del que podrás escribir a cualquier trabajador de la empresa, independientemente de dónde se encuentre. Además, podrás crear grupos de difusión para interactuar sin necesidad de recurrir a un servicio de mensajería de terceros.
  • Llamadas de voz y vídeo con el resto de trabajadores: también es posible comunicarse con cualquier miembro del equipo a través de llamada o videoconferencia, todo ello desde la misma interfaz en la que atiendes a tus clientes

Por último, la centralita virtual de Fonvirtual permite la integración con el CRM de la empresa. Así, podremos contar con toda la información de los clientes en la misma plataforma. Conectando estas dos herramientas, obtendremos una serie de funcionalidades adicionales, ya que podremos visualizar automáticamente la ficha con los datos del cliente cada vez que se produzca el contacto con él. Todo ello sin necesidad de abandonar la interacción. Además, tendremos la posibilidad de modificar la información en tiempo real, teniendo acceso a ella cualquier miembro de la empresa.

Si quieres conocer más acerca de nuestras soluciones de comunicaciones unificadas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Nuestro equipo te acompañará y aconsejará en función de tus necesidades en cada momento.

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