Lo normal cuando se recibe una llamada es atenderla lo antes posible. Sin embargo, a veces se nos pueden presentar ciertas circunstancias que nos impiden contestarlas en el mismo momento o incluso en un plazo de tiempo razonable. Lo mejor para estos casos es configurar un contestador automático. Si quieres saber qué es y qué puede aportar a tu empresa, estás en el lugar indicado.

¿Qué es un contestador automático?

A finales del siglo XIX, concretamente en 1898, se inventó un equipo de grabación que no se parecía en nada a lo que hoy conocemos como contestador, por lo que ni siquiera podemos decir que se mereciera llamarse así. Este aparato tenía unos campos magnéticos en los que se registraba el sonido, pero en ningún caso era capaz de grabar conversaciones telefónicas.

Posteriormente, se realizaron numerosas modificaciones hasta que en 1983 se creó lo que hoy conocemos por contestador telefónico. La historia de este dispositivo es mucho más compleja de lo que nosotros contamos, pero definir de qué se trata, es mucho más fácil. Nos encontramos ante un mecanismo basado en un menú de voz utilizado para contestar llamadas de manera automática. Quizás en esta última palabra podemos encontrar la diferencia con otros aparatos. Esto quiere decir que no es necesario que las personas que contactan pasen por una recepcionista u operadora física, sino que directamente son redirigidas a una extensión en la que se les permite dejar su mensaje para que el receptor pueda escucharlo cuando esté disponible. A menudo, este sistema también es conocido como buzón de voz o incluso, como recepcionista digital.

Hay muchas formas de configurar un contestador, como por ejemplo, que se reproduzca simplemente un mensaje, sin la opción de grabación después de la señal. Sin embargo, todo ello dependerá del tratamiento que queramos dar a nuestras llamadas. Tener un contestador de llamadas nos proporciona funciones muy útiles, además de ser una opción muy económica para cualquier empresa, pues se ahorran costes y se incrementa la eficacia, al ayudar al operador a simplificar el procedimiento que sigue la llamada entrante. contestador-buzon-voz

¿Qué puede aportar a tu empresa?

Este tipo de aparatos no solo ofrece ventajas desde el punto de vista personal, sino que es muy útil para una empresa. Además de la eficiencia y la reducción de costes que mencionábamos antes, un contestador en tu negocio puede:

  • Mejorar tus colas de espera y la atención al cliente

En nuestro post sobre las músicas de fondo en las colas de espera te contábamos que una de las opciones para mejorarla y que tus clientes no colgaran antes de poder hablar con ellos era incluir mensajes de voz entre la música de fondo o redirigirlos directamente a un buzón de voz.

Pues bien, con esta última opción, aunque la llamada no pueda ser recibida en ese momento, el cliente no tendrá la sensación de que la ha realizado en vano y que además no ha podido expresar su problema. Quizás sea algo obvio, pero es a la vez fundamental. La manera en la que tratas a tus clientes se puede ver considerablemente incrementada con un buzón de voz.

Uno de los principales motivos, además de ser una de sus ventajas más notables, es que los contestadores automáticos para empresas ofrecen una vía para reducir el tiempo que los usuarios esperan hasta ser atendidos. 

  • Atención personalizada según las necesidades de tu empresa

Lo normal es que cuando un usuario contacta con tu empresa quiera hablar con un agente o con una extensión concreta. No es lo mismo un cliente que llama para realizar una reclamación que uno que llama para contratar tus servicios.

En estos casos, es muy útil contar con un contestador automático, puesto que si el receptor no se encuentra disponible en ese momento, se podrá dar una opción de marcación al consumidor para que conecte directamente con el correo de voz del departamento con el que se quiere comunicar para dejar un mensaje, proporcionando una atención personalizada.

  • Configurar mensajes para circunstancias excepcionales

Algo que resulta muy útil en los recepcionistas digitales es la opción de preparar mensajes de voz para cuando los clientes llaman fuera del horario de tu negocio, en un día festivo, o incluso en el período de vacaciones de tu empresa.

¿Qué ventajas tiene un contestador automático en la centralita virtual?

Ya te hemos contado qué es un contestador de llamadas y qué ventajas puede tener para tu empresa. Ahora es el momento de saber qué ventajas te puede ofrecer en una centralita virtual como las de Fonvirtual.

Por un lado, los contestadores automáticos de las centralitas convencionales normalmente sólo ofrecen la posibilidad de escuchar los mensajes llamando desde un teléfono al buzón de voz. Sin embargo, en nuestra centralita virtual es posible acceder a los mismos bien desde un teléfono o bien desde un panel, puesto que al trabajar con el sistema WebRTC, todo se encuentra en la nube, permitiendo entrar desde cualquier sitio y cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet.

Por otra parte, es posible configurar nuestra recepcionista digital para que el mensaje que los clientes dejen se nos envíe al correo que nosotros definamos, permitiendo un gran ahorro de tiempo si tenemos en cuenta que no hace falta acceder al propio buzón de voz para escucharlo.

Finalmente, es necesario resaltar que es posible activar y desactivar el contestador tantas veces como queramos, todo ello accediendo tú mismo al panel desde cualquier navegador,  sin necesidad de contactar con un técnico para que lo haga.