¿Cómo pueden cumplir las empresas con la Ley de trabajo a distancia?

A pesar de que en muchos países el trabajo a distancia ya era una realidad, desde que en marzo de 2020 nos vimos obligados en España a continuar con nuestra actividad en remoto por el Covid-19, hemos escuchado opiniones muy diversas respecto a esta forma de organización de la jornada laboral: desde aquellos que después de trabajar desde casa no quieren volver a la presencialidad, hasta aquellos que estaban deseando volver a la oficina porque sostienen que son más productivos allí. Todo ello pasando por los modelos híbridos en los que las compañías ofrecen a los empleados la posibilidad de trabajar en remoto algunos días de la semana.

En este sentido, las empresas se encuentran con una doble problemática: por un lado, asegurar que aquellos que teletrabajan cumplan con su jornada laboral correctamente; y por otro, cumplir con la legislación vigente. Desde el pasado julio, la normativa de trabajo a distancia ya está en vigor, pero no ha sido hasta el 1 de octubre cuando su régimen sancionador se ha puesto en marcha, con multas que van desde los 70 hasta los 225.000 euros para aquellas empresas que, entre otros aspectos, no faciliten los medios necesarios.

Hoy queremos que conozcas cómo afecta la Ley de teletrabajo a las empresas actuales y te ofrecemos las soluciones que puedes adoptar en tu empresa para cumplir con ella.

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia

Cuando hablamos de teletrabajo y trabajo a distancia, los entendemos como términos que se utilizan como sinónimos para denominar toda actividad laboral que se desarrolla desde el domicilio del empleado o desde cualquier otro lugar que éste elija. Sin embargo, es importante destacar que la Ley hace la siguiente distinción en su artículo 2:

• Trabajo a distancia: “forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual ésta se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular”.
• Teletrabajo: “aquel trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación”.

Así, podríamos decir que el teletrabajo es una forma de trabajo a distancia en la que se utilizan únicamente o como complemento esencial las nuevas tecnologías para llevar a cabo la jornada laboral. Si quieres conocer más acerca del teletrabajo, te invitamos a leer esta guía.

Esta distinción es irrelevante para comprender el ámbito de aplicación de la Ley, ya que afecta a todas las empresas que ofrezcan la posibilidad de trabajar a distancia de forma regular (concepto que veremos a continuación) e independientemente de si emplean medios tecnológicos o no en su desarrollo. Sin embargo, sí que adquiere relevancia en la regulación de determinados aspectos, por ejemplo, a la hora de realizar el inventario de medios que necesitará el trabajador y que el empleador deberá proporcionar para cumplir con la normativa. Es cierto que todos conocemos esta normativa bajo el nombre de “Ley de teletrabajo”, por lo que para evitar confusiones, a partir de ahora nos referiremos a ella de este modo.

Por otra parte, además de ser regular, el trabajo a distancia tiene una particularidad: es voluntario para el empleado. Así, las empresas ofrecen la posibilidad de que sus trabajadores realicen su jornada laboral desde cualquier lugar, pero son estos últimos quienes decidirán si optan por el modelo presencial o en remoto. 

¿Qué entendemos por trabajo a distancia regular?

Como decíamos anteriormente, la Ley se aplica a todas aquellas empresas que den la posibilidad de trabajar a distancia “con carácter regular”. Pero, ¿cuándo entendemos que la jornada de trabajo se desarrolla fuera de la oficina de manera regular?

En este caso, la normativa fija en su artículo 1 que se entenderá por “trabajo a distancia regular” aquel “que se preste, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del treinta por ciento de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo”. 

Dicho de otra manera. En un contrato base de 40 horas y 5 días a la semana, en 3 meses un empleado tiene que trabajar un mínimo de 18 días desde casa (30%) o desde cualquier otro lugar que no sea la oficina para que se considere un trabajo a distancia regular. Esto equivaldría al menos a un día y medio por semana, pero realmente, el empleado puede distribuirlo como quiera, siempre que la empresa esté conforme. Por debajo de esta cifra, la Ley de teletrabajo no se aplicaría.

Por supuesto, en el caso de que el trabajador estuviera contratado por un período inferior a 3 meses, ya no estaríamos hablando de un porcentaje de 30%, sino que tendríamos que determinar uno nuevo en función de la duración de su contrato. 

El acuerdo del trabajo a distancia

Por último, uno de los aspectos más importantes y que las empresas deben cumplir para evitar sanciones es la realización de un acuerdo de trabajo a distancia, que podrá hacerse cuando se formalice el contrato inicial del trabajador o en un momento posterior. Este acuerdo debe ser firmado tanto por el empleador como por el empleado, y, según el artículo 7 de la Ley, deberá tener el siguiente contenido mínimo para ser válido:

• Inventario de los medios, equipos y herramientas de los que debe disponer el trabajador para trabajar a distancia. En este caso, se deberá incluir los elementos muebles y los consumibles, así como hacer referencia también a la vida útil y el período máximo en que han de renovarse estos instrumentos.
• Medios de control de la actividad laboral por parte de la empresa.
• Horario de trabajo del empleado y, si fuese el caso, cuáles serán las reglas de disponibilidad que deberá seguir a lo largo de la jornada laboral.
• Si se tratara de un modelo de trabajo híbrido, el porcentaje y distribución entre trabajo a distancia y presencial.
• Centro de trabajo al que pertenece el empleado, el lugar escogido por éste para trabajar en remoto y, en su caso, dónde asistirá para desarrollar la jornada presencial.
• Duración del acuerdo de trabajo a distancia.
• Establecimiento de un período de preaviso para ejercer las situaciones de reversibilidad, que se refieren a los casos en los que el empleado pasaría de trabajar a distancia hacerlo presencialmente y viceversa.
• Enumeración de los gastos a los que tenga que hacer frente el trabajador por trabajar a distancia (por ejemplo, la inversión en nuevo equipos) y la forma de compensación por parte de la empresa.
• Procedimiento a seguir en caso de que se produzcan dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo de la actividad a distancia.
• Instrucciones dictadas por la empresa en materia de protección de datos y de seguridad de la información que sean aplicables al trabajo a distancia.

Las sanciones por incumplir la Ley de teletrabajo y cómo evitarlas

El acuerdo de trabajo a distancia que acabamos de comentar tiene el carácter de obligación contractual dentro del marco de una relación laboral. Esto quiere decir que aquellas empresas que no cumplan con alguno de los puntos anteriores, podrán ser sancionadas con las siguientes cuantías, que se clasifican en función de la gravedad de la infracción y del grado de incumplimiento del acuerdo:

• Las infracciones leves se sancionarán con multas de 70 a 150 euros en su grado mínimo; en su grado medio, de 151 a 370 euros; y en su grado máximo, de 371 a 750 euros.
• Las infracciones graves con multa en su grado mínimo de 751 a 1.500 euros, en su grado medio de 1.501 a 3.750 euros; y en su grado máximo de 3.751 a 7.500 euros.
• Las infracciones muy graves con multa en su grado mínimo de 7.501 a 30.000 euros; en su grado medio de 30.001 a 120.005 euros; y en su grado máximo de 120.006 euros a 225.018 euros.

Las razones por las que las autoridades pueden decidir sancionar a una compañía son muy variadas. Normalmente, las más comunes se producen porque el empresario no facilita las herramientas adecuadas para que el trabajador pueda desarrollar su jornada a distancia de manera adecuada y en las mismas condiciones que si lo hiciese presencialmente.

Sin embargo, es cierto que todos disponemos hoy en día de un ordenador, un teléfono móvil y/o una tablet en casa, pudiendo incluso trasladarlos fácilmente a otros lugares. Con estos dispositivos, es posible realizar prácticamente cualquier cosa: desde realizar nuestras tareas diarias hasta hacer y recibir llamadas.

En este último caso, independientemente del tipo de actividad y de las características de nuestra empresa, la comunicación es un aspecto fundamental, especialmente si hablamos de trabajo a distancia. El uso de herramientas de teletrabajo como la centralita virtual, permite que el empresario garantice que todos los miembros del equipo puedan comunicarse entre ellos sin importar el lugar donde se encuentren, cumpliendo así con la legalidad vigente. 

Además, si hablamos de centralitas que funcionan con la tecnología WebRTC,  el trabajador podrá utilizar el mismo ordenador desde el que está trabajando para recibir sus llamadas, e incluso utilizar su propio teléfono móvil, ya que simplemente tendrá que acceder a su extensión a través del navegador con un usuario y una contraseña. De esta forma, el mismo dispositivo que se encuentra reflejado en acuerdo de trabajo a distancia, servirá para gestionar las comunicaciones, sin tener la empresa que preocuparse por invertir en teléfonos IP o incluso de móviles comunes para cada uno de sus empleados.

Por último, cabe mencionar que estos sistemas de comunicación también pueden servir como método de control de la actividad laboral gracias a que dispone de un sistema de cambio de estado en el que los trabajadores podrán reflejar si se encuentran disponibles, ausentes, fuera de servicio… De esta forma se facilita el control por parte de la empresa del tiempo de trabajo del empleado desde la misma interfaz desde la que se gestionan las comunicaciones.

En Fonvirtual queremos ayudarte a cumplir con la legislación vigente y a adoptar el teletrabajo de la forma más sencilla y eficiente posible. Por eso, ponemos a vuestra disposición nuestras soluciones de teletrabajo, para que trabajar desde casa no sea un impedimento ni para el trabajador ni para la empresa. Si tienes dudas, puedes contactar con nosotros. Te ayudaremos a encontrar el sistema que mejor se adapte a ti y a tus empleados.

Fuente de los artículos: https://www.boe.es/