Digital Workplace: qué es y qué beneficios puede aportar a tu empresa

Especialmente a raíz de la pandemia, los espacios de trabajo han evolucionado, de forma que utilizando los sistemas adecuados, ya no es necesario encontrarse en un lugar fijo para desarrollar nuestra jornada. Este cambio en la forma de trabajar ha hecho evidente la importancia del trabajo en equipo y, sobre todo, la necesidad de contar con herramientas digitales que faciliten la colaboración y la comunicación. 

Y es que a pesar de que algunas empresas ya habían comenzado para entonces el proceso de transformación digital de sus espacios, no fue hasta ese momento cuando la mayoría se dio cuenta de los fallos que presentaba sus procesos de negocio: información difícil de encontrar, desactualizada o duplicada; poca movilidad de las herramientas de trabajo; confusiones derivadas de la falta de comunicación…

Fue así como surge el concepto de Digital Workplace, que tiene como objetivo la mejora de la comunicación, la colaboración, el acceso a la información y la productividad. ¿Esta forma de trabajo es nueva para ti y te surgen muchas dudas? Es normal, ¡no te preocupes! En Fonvirtual te contamos todo lo que necesitas saber, desde qué es hasta cómo puedes crearlo, pasando por los beneficios que ofrece a tu empresa.

¿Qué es el Digital Workplace?

En rasgos generales, el Digital Workplace, también conocido como “oficina digital” e incluso “oficina virtual”, es un proceso de transformación en el que una empresa cambia sus espacio de trabajo físico por uno digital. En él, las nuevas tecnologías juegan un papel fundamental, ya que apoyan el trabajo de los empleados a través de soluciones virtuales caracterizadas por la flexibilidad, que les permiten desempeñar su actividad en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Al crear un entorno colaborativo en el que todos los miembros del equipo se encuentran conectados, el Digital Workplace no sólo facilita el trabajo de los empleados, sino que también mejora la experiencia de los clientes, los cuales perciben la imagen de una empresa adaptada a la era digital. 

Beneficios del Digital Workplace

Transformar digitalmente una empresa no es sencillo, ya que implica cambios que afrontar. Además, sin las herramientas adecuadas, esta estrategia puede fallar fácilmente. Por eso, muchas empresas dudan si llevarla a cabo o no y, en muchos casos, terminan por no hacerlo. 

Ahora bien, lo cierto es que, como todo proceso, crear una oficina digital supone tiempo, planificación y esfuerzo. Pero a pesar de todo, de este cambio se derivan muchos beneficios, entre los cuales destacan:

Distintas modalidades de trabajo entre las que elegir

Anteriormente mencionamos que el Digital Workplace se basa principalmente en soluciones virtuales accesibles en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Como consecuencia, los empleados pueden trabajar desde cualquier parte del mundo: en la propia oficina, en su casa, en una cafetería o incluso viajando.

Así, se favorecen distintos modelos de trabajo entre los que elegir: presencial, híbrido o a distancia. Todos ellos ofrecen grandes ventajas a los empleados, y, además, dándoles la posibilidad de optar por la opción que les resulte más cómoda en ese momento, no sólo aumenta su satisfacción, sino que se permite una mayor conciliación de la vida laboral y personal. También surgen nuevas formas de organización de la vida profesional como el caso de los “nómadas digitales”.

Mayor productividad individual y empresarial

En muchos casos, los trabajadores dedican gran parte de su jornada laboral a ir y volver de las instalaciones de la empresa. Este tiempo que pasan desplazándose impide concentrarse plenamente en determinadas ocasiones para alcanzar los objetivos de su jornada, puesto que llegan cansados y desmotivados.

En relación con la ventaja anterior, el hecho de que muchos empleados trabajen desde cualquier lugar, supone una mejora de la productividad personal, ya que se encuentran más satisfechos laboralmente y, por tanto, también aportan mayor valor a la compañía.

Transparencia en las comunicaciones

Uno de los retos a los que se enfrentan aquellas empresas que ofrecen a sus empleados la posibilidad de trabajar a distancia es la gestión de los equipos deslocalizados. En estos casos, es necesario que los trabajadores se puedan ver y hablar tal y como lo harían si estuviesen en el mismo lugar de trabajo. De lo contrario, corremos el riesgo de que se produzcan fallos derivados de la falta de comunicación que acaben afectando, no sólo al normal funcionamiento de la empresa, sino también a la experiencia de los clientes.

Para evitar que esto suceda, el Digital Workplace se basa en plataformas de comunicación interna, que permiten a todos los miembros del equipo interactuar entre ellos a través de chat, voz y vídeo, independientemente de su ubicación.

Además, las más avanzadas permiten la creación de grupos de trabajo en los que se pueden encontrar todos o sólo algunos de los miembros del equipo. Estos grupos nos permiten enviar y recibir mensajes en tiempo real a los integrantes del mismo, logrando así que todos reciban la información por igual.

Fácil acceso a la información

Al principio comentamos que uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas es a datos difíciles de acceder, duplicados o, en la mayoría de los casos, desactualizados. 

En las oficinas digitales, toda la información se encuentra unificada en sistemas como el CRM. Así, este problema desaparece, ya que todos los empleados pueden acceder a él en cualquier momento y modificar la información, registrándose los cambios en tiempo real.

¿Cómo crear un espacio de trabajo digital en tu empresa?

Ahora que ya conoces todas las ventajas que puede aportar el Digital Workplace, seguramente te estés preguntando cómo puedes crear uno. Para ello, lo primero que debes hacer es elegir las herramientas digitales que te ayudarán en el proceso, especialmente las de comunicación. Así, debes tener en cuenta a la hora de adquirirlas:

• Los sistemas que elijas deben poder integrarse entre sí para favorecer el trabajo en conjunto. En este sentido, lo ideal es agruparlos en una única plataforma. Por ejemplo, si encontramos una solución de comunicaciones que nos permita integrar un CRM, obtendremos funcionalidades como poder contactar con los clientes desde la misma interfaz o consultar y modificar los datos en tiempo real sin necesidad de abandonar la interacción.
• Otro aspecto fundamental es que cuenten con comunicación por chat, voz y vídeo, tanto con los compañeros como con los clientes y, que además, se puedan gestionar desde la misma interfaz. 
• Por último, es fundamental que estas herramientas sean ubicuas, es decir, que se puedan utilizar fácilmente en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, sin necesidad de descargas ni instalaciones.

En Fonvirtual, te ofrecemos una solución para tu Digital Workplace con todas estas características: la centralita virtual. Con ella, podrás aprovechar al máximo las ventajas que ofrece esta nueva forma de trabajo y gestionar tus comunicaciones internas y externas eficientemente. Si quieres saber más sobre ella, contacta con nosotros.