En este artículo aprenderás cómo gestionar filtrar llamadas para optimizar el tiempo y las relaciones de tu empresa.
¿En qué consiste exactamente filtrar llamadas?
A menudo se confunde el hecho de filtrar llamadas con bloquearlas. Esto sucede porque a menudo la finalidad para la que usamos el filtro es el bloqueo de llamadas no deseadas.
Filtrar llamadas consiste en diferenciar las llamadas que recibimos. Para ello, existen numerosos filtros que podemos aplicar, y según las particularidades del número de teléfono que llame se categorizará de una manera o de otra. La finalidad de usar filtros es tratar a las llamadas de manera diferenciada.
¿Por qué es tan importante que filtremos nuestras llamadas?
Sea cual sea el tráfico de llamadas que recibamos, filtrar las llamadas puede ser esencial para ahorrar tiempo y dinero.
Al filtrar las llamadas podemos agilizar cualquier proceso de comunicación; ya sea de atención al cliente, contacto con proveedores o cualquiera que sea nuestra intención. Con esto no tenemos que perder nuestro tiempo con llamadas que podrían sustituirse por emails, eligiendo quién atenderá cada llamada o simplemente con llamadas que no queremos recibir.
Funcionalidades clave para filtrar llamadas
Podemos pre-establecer de qué manera se atenderán las llamadas. Por ejemplo, dentro de qué horarios se podrán recibir, quién las recibirá para atenderlas, qué hacer con la llamada si no nos interesa responderla, entre muchas más funcionalidades:
Listas negras y listas blancas
Son la funcionalidad más extendida del filtrado de llamadas. Consisten en listas de contactos para tratar a los números de teléfono de manera diferenciada. Normalmente los contactos de la lista negra no se atienden y los de la lista blanca obtienen un trato preferencial.
Estas listas se pueden crear de manera manual; Si tenemos un cliente que está dando problemas y ya no podemos ayudarle más, lo meteríamos en la lista negra para ignorar sus llamadas. En cuanto a la lista blanca, es usual añadir a personas a las que queremos prestarle más atención, como por ejemplo a nuestro cliente más importante.
Pero también es posible automatizar este proceso. Podemos usar un filtro de hiperactividad de llamadas para incluir en lista negra números de teléfono automatizados que no dejan de llamar a nuestra empresa. Con ello, nos libraríamos de spam o de posibles fraudes al responder estas llamadas.
No solo podemos tener listas negras o blancas, podemos hacer listas de cualquier tipo; De clientes, de familia y amigos, de proveedores, de personal de asesoría de la empresa, etc.
Qué hacer cuando llama un número de la lista negra
Cuando entra un número de la lista negra, podemos no saber exactamente cómo actuar, ya sea porque no podemos perder el tiempo con esa persona o porque sabemos que nos podría poner en una situación complicada.
Una buena opción es que configuremos un menú de voz, que la persona oiga cuando llame a nuestro número, y establecer un mensaje tipo diciendo, por ejemplo, que nuestras líneas están ocupadas y que por favor permanezca a la espera. La única diferencia con cualquier otra llamada es que esta nunca será atendida.
Filtrado por origen
Las llamadas pueden ser filtradas según su origen. Es decir, podemos diferenciar los números de llamada según su numeración, para números locales o provinciales; o bien podemos reconocer números extranjeros según su prefijo.
Este filtrado nos puede ayudar si nuestra empresa está dividida por zonas geográficas y tenemos distintas sedes o personas encargadas en varias regiones.
El reconocimiento de números extranjeros nos va a permitir que podamos asignar a un agente llamadas de un país en concreto; por ejemplo podemos asignar a un empleado que sepa muy bien francés que le lleguen todas las llamadas con prefijo +33.
Menú de opciones
El menú de opciones es una forma útil y sencilla de filtrar nuestras llamadas. En su configuración podemos establecer una locución que le indique a la persona que llama qué dígitos pulsar según los motivos de su llamada.
Esto nos va a permitir que las llamadas lleguen con más información antes de ser respondidas y se les pueda asignar un agente más especializado.
Hoy en día las centralitas virtuales cuentan con soluciones más avanzadas de inteligencia artificial para la configuración de estos menús. Por ejemplo, se pueden implementar sistemas de reconocimiento de voz más sofisticados que puedan reconocer frases completas y saber qué necesidad tiene el cliente de cara a que sea atendido más rápidamente.
Tus líneas virtuales desde cualquier lugar
Tus líneas virtuales desde cualquier lugar
Cómo configurar para filtrar llamadas
Todas estas funcionalidades mencionadas anteriormente son características de una centralita virtual; es la manera más sencilla de implementar un filtro para tus llamadas.
En Fonvirtual, a la hora de contratar el servicio; ya sea de centralita o de call center, se configurará el filtrado de llamadas en función de las necesidades y preferencias del cliente. También, el usuario podrá gestionarlo sin problemas y cambiarlo, ya que no se necesitan demasiados conocimientos técnicos para hacerlo.
¿Quieres saber más sobre esta solución? Te invito a visitar nuestra página web o a contactarnos y te asesoraremos según tus necesidades.
