El teléfono es uno de los canales preferidos por clientes, actuales o potenciales, proveedores y en general por cualquier persona que interactúa con la empresa y de la eficiencia con la que la empresa sepa gestionar esas llamadas depende una parte importante del éxito de la misma.

Algunas empresas invierten un costoso sistema de comunicaciones, como por ejemplo una centralita telefónica, para gestionar las llamadas y además disponen de personal suficiente para atender todas esas llamadas correctamente sin embargo no suele ser el caso en las pequeñas empresas.

Las pequeñas empresas suelen disponer de escasos recursos para gestionar las llamadas, ni centralita telefónica ni personal suficiente y por eso mismo en estas empresas es particularmente importante disponer de sistemas eficientes para gestionar las llamadas.

Gestionar las llamadas de la empresa con eficiencia significa:

  1. que nuestro número nunca dé señal de ocupado,
  2. dar un saludo y un tratamiento cordial mediante una locución grabada con voz natural al interlocutor que nos llama,
  3. si no podemos atender la llamada por encontrarnos fuera del horario de atención telefónica, informar inmediatamente mediante una locución grabada con voz natural de esta circunstancia, disculpándonos e invitándole a dejar un mensaje o a llamar dentro del horario indicado,
  4. si estamos dentro del horario de atención telefónica, hacer que cada llamada sea atendida por la persona correcta y no por cualquier persona de la empresa, utilizando por ejemplo una operadora física o automática que encamine la llamada al departamento adecuado,
  5. en caso de conflicto, priorizar las llamadas en función de la importancia de cada llamada para la empresa (Llamada comercial, llamada de administración…),
  6. si el llamante debe esperar, informarle de que estamos intentando atender su llamada cuanto antes y amenizar la espera con música.
  7. si una llamada no se puede atender, informar cuanto antes y ofrecer la posibilidad de dejar el mensaje,
  8. en caso de poner buzones de voz, atenderlos cuanto antes y devolver la llamada,
  9. revisar las llamadas perdidas para devolver las llamadas a las personas que no han deseado dejar un mensaje de voz,
  10. al devolver una llamada, mostrar el número de la empresa para que nuestro interlocutor nos identifique claramente.

Curiosamente, algunos piensas que no es un asunto importante para ellos pero si lo es ya que un cliente potencial no atendido se dirigirá inmediatamente a la competencia, un cliente actual sentirá una gran frustración y una sensación de insatisfacción con la empresa y cualquier otro interlocutor se llevará una pobre imagen de la empresa.

Hoy en día existen soluciones eficientes para gestionar las llamadas de la empresa sin necesidad de realizar una inversión en una centralita telefónica y sin modificar nada en sus telecomunicaciones actuales. Sólo deberá portar a fonvirtual.com el número al que llaman sus clientes.

Su empresa puede contratar la centralita telefónica virtual, personalizarla como desee y recibir las llamadas de manera eficiente en las líneas fijas o móviles de las personas de su empresa que puedan atender las llamadas en cada momento. Además, la centralita telefónica virtual incluye más servicios como la grabación de todas las llamadas o informes online de la calidad de atención telefónica prestada por su empresa.

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