Grupos de salto y “Ring All”, ¿cómo quieres que suenen las llamadas?

Para poder escoger cómo quieres que suenen tus llamadas, debes saber en qué consisten los grupos de salto y ring all.

Grupos de salto

Surge con el objetivo de que el propio cliente sea quien pueda gestionar el enrutamiento de las llamadas que recibe su empresa.

Representan una agrupación de extensiones con algunas características en común y por lo general forman parte del mismo departamento, por lo tanto se deben conectar todas a la vez o en cola.

En otro contexto, un grupo de salto se encarga de la entrega consecutiva de llamadas que van de extensión en extensión. ¿Cómo lo hace? La primera extensión es la encargada de recibir siempre las llamadas; en el caso que esté ocupada o no contesten la llamada en tres tonos pasa a otra extensión. De esta manera irá saltando de extensión en extensión dentro del grupo de salto que configures.

El claro ejemplo de esto es un departamento de ventas: una persona que llama para ser atendido por una persona que se encuentra en el departamento de ventas debe marcar un número, pero si esa extensión está ocupada puede ser atendida por cualquier otra extensión que se encuentre dentro del grupo de salto.

Ring All

Ahora bien, a diferencia del grupo de salto, Ring All es simultáneo, no es secuencial, es decir, que todas las líneas sonarán a la vez y será atendida por el primer operador que descuelgue el teléfono. 

Ring All es muy útil cuando en tu empresa se reciben muchas llamadas y quieres darle la misma prioridad a todos tus clientes.

Un ejemplo muy claro de esto es Call Center; cuando el cliente llama, todos los teléfonos suenan a la vez hasta que un operador coja la llamada.

Existen varios tipos de distribución de las llamadas:

• Hunt: es el primer miembro del grupo, si no contesta va rotando a otra extensión entre los demás miembros. También es llamado distribución lineal.

• Memoryhunt: va añadiendo extensiones cuando no se atienda la llamada, es decir, la llamada entra a la primera extensión del grupo de salto y si nadie la contesta añade la siguiente extensión, así sucesivamente, de tal manera que llegará el momento en que la llamada sonará en todas la extensiones del grupo al que se va añadiendo.

• Firstavailable: la llamada entra a la primera extensión y, si no la contesta, se rechaza la llamada.

• Firstnotonphone: la llamada entra a la primera extensión del grupo, si está ocupado y el Call Center se encuentra activo, la llamada podrá ser contestada. Por el contrario, si no contesta la llamada, es rechazada.

En el caso de que todas las extensiones se encuentren ocupadas o no contesten, podrían ser enviadas a otro elemento de conexión como el buzón de voz para que la llamada sea atendida. También puedes fijar un periodo para establecer cuánto puede durar una llamada en cola antes que sea pasada a otro elemento de conexión.

Las llamadas entrantes pueden ser gestionadas rápidamente mediante el uso de técnicas de gestión de llamadas, incluso cuando las líneas estén ocupadas. Pueden ser enrutadas a los empleados que cuenten con las habilidades necesarias para hacer frente a la solicitud del cliente y que, de esta manera, pueda ser atendido como merece.  

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Uno de los beneficios más interesantes para tu empresa es la posibilidad de aumentar herramientas útiles para mejorar la gestión empresarial, como por ejemplo, la centralización de las llamadas, un plan de integración de la numeración, el uso de una centralita virtual o buzones de voz, entre otros elementos de conexión que permitan que la llamada de tu cliente no se pierda totalmente. Esto, por supuesto, tendrá un coste inferior en llamadas y mantenimiento.

Actualmente, una de las mejores opciones para tu empresa es el uso de una centralita virtual, ya que ofrece grandes ventajas a tu empresa como: locuciones automáticas para encaminamiento de las llamadas entrantes, genera información detallada de las llamadas recibidas y emitidas, comunicaciones de forma seria y profesional y número de teléfono con prefijo del domicilio. 

Además, otras de sus funciones son: grabar llamadas, reducir el precio de tarifas, buzón de voz con envío del mensaje recibido a tu dirección de correo electrónico, comunicación con otros teléfonos móviles o fijos como si fuesen una extensión de la propia centralita, tratamiento específico de las llamadas según el origen y horario de las mismas, llamadas simultáneas con distinta numeración en el mismo dispositivo, música en espera personalizada y atención de llamadas urgentes, entre otros. Todo ello, con la finalidad de mantenerte en contacto con tus clientes y evitar llamadas perdidas.

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