Es período estival está prácticamente a la vuelta de la esquina y empiezan las rondas de vacaciones de nuestros empleados, y de nosotros mismos. La empresa se queda vacía durante una temporada, pero las llamadas no dejan de llegar porque nosotros no estemos allí.

Si por cualquier razón no fuera posible, dar respuesta durante esos períodos, lo mínimo que podemos hacer por nuestros clientes en esa época es informarles de que no estamos y de cuándo volveremos para ayudarles.

La centralita virtual, con algunas de sus funcionalidades te ayudan en esta tarea. Los horarios te permiten estableces locuciones informativas acerca de los horarios de vacaciones, por si algún cliente ha llamado fuera de hora, y quiere volver a llamar en el horario que se le indica. Es una buena solución para las empresas que reducen sus jornadas a la mitad o para las que modifican el horario para entrar y salir una hora antes.

Las locuciones también son una buena locución, ya que tenemos completa libertad a la hora de dictar esos mensajes que serán escuchados por los clientes. Si por ejemplo en agosto un cliente llama a la oficina, en lugar de no recibir respuesta, podrá escuchar una locución que le informe de que nadie puede atenderle y que puede volver a intentarlo el día tal. Esta herramienta puede servir tanto para períodos de vacaciones como para días festivos en los que no todo el país tenga el día de descanso.

En beneficio de los empresarios que están disfrutando de sus vacaciones, la centralita dispone de la funcionalidad «buzón de voz». Gracias a este servicio, cuando no puedan responderse las llamadas en la oficina, y el cliente desee dejar su mensaje, éste será recibido en el correo electrónico de la empresa en formato mp3 y transcrito, para que así no se pierda la comunicación de forma completa y pueda resolverse el asunto a la vuelta de las vacaciones. Del mismo modo, si el cliente prefiere no dejar un mensaje en el buzón, la empresa puede consultar en su panel de control, el número que ha llamado y el día y la hora en la que intentó comunicar con la empresa. Es una forma muy cómoda de saber lo que sucede con nuestros clientes cuando estamos de vacaciones y además, nos permite conservar esa información hasta nuestra vuelta en nuestro correo electrónico. Toda la información, además, la puedes encontrar en las estadísticas de las llamadas.

Son algunas funcionalidades de la centralita, que te ayudan a no perder información acerca de tus clientes mientras estás de vacaciones y que puedes recuperar una vez que estés de vuelta.