Cada vez que alguien llama a una empresa, espera recibir información, independientemente de si resuelve su problema completamente o no. Por ello es importante habilitar el mayor número de mensajes informativos para ellos, ya sea para informarles de que van a ser atendidos o de todo lo contrario.

Es importante que tengamos en cuenta que la desinformación es un problema grave para la empresa, ya que el cliente asume que no se el da toda la importancia que merece. Toda información es poca, y es mejor que el cliente no pueda resolver su duda en el momento pero que si sepa en qué otro momento podrá ser atendido, por ejemplo.

Es por ello que Fonvirtual.com quiere proponerte una combinación de funcionalidades de su centralita virtual con el fin de mantener informado a cualquier persona que llame.

En primer lugar, las locuciones. Son mensajes de voz sintética o real, que ofrecen distintas informaciones al llamante. Pueden informar en un primer momento sobre la empresa a la que llama, o sobre el departamento con el que va a contactar. También podemos utilizarlas para informar de que las líneas están ocupadas y que serán atendidos en un momento. Por supuesto, también podemos configurarlas para informar sobre el horario (por si alguien llama fuera de él, que sepa cuando estarán disponibles las líneas) o para indicar si es festividad local o periodo vacacional.

Seguidamente, las colas de espera. Cuando los agentes se encuentren ocupados, las llamadas entrantes se desviarán a una cola de espera con música, lo que indica que la llamada está a la espera de ser respondida, que los agentes la tienen en cuenta para el momento en el que estén disponibles.

Los menús de opciones pueden ayudar a agilizar las llamadas y de informar al cliente de las diferentes opciones que dispone, para que pueda elegir contactar con la que más se adecue a su problema.

El buzón de voz es una excelente herramienta, sobretodo, para cuando perdemos las llamadas. Cuando alguien llama fuera de horario, tiene la posibilidad de dejar un mensaje en el buzón, teniendo la certeza de que su llamada se tendrá en cuenta y de que la empresa se pondrá en contacto con ellos para resolver esa llamada sin contestar. Todos los mensajes que lleguen al buzón de voz serán transferidos al email de la empresa, en el que se transcribe el contenido del mensaje y se adjunta un archivo mp3. Para los casos en los que no se han dejado mensajes, se informará también en el correo electrónico de que el número X ha intentado contactar con la empresa el día D a las H horas, para que la empresa pueda devolver la llamada.

La última funcionalidad es mostrar el número de cabecera al llamar. Cuando estas llamadas se realizan, se da más información que cuando las realizamos desde cualquier terminal mostrando el número real. ¿Por qué? Pues porque si el cliente nos tiene grabados en su agenda o le suena el número que está llamándole, puede saber con anterioridad quién le llama, antes de descolgar la llamada. Es una información previa para el que recibe nuestra llamada, y que sabrá entonces como responder.

Dispones de más funcionalidades para tu centralita virtual de Fonvirtual.com. Si quieres conocerlas todas, entra en nuestra web e infórmate.