El crecimiento de las empresas, muy a menudo, acarrea el problema de tener que atender y gestionar un mayor número de llamadas telefónicas, que además necesitan de una atención más exigente y especializada. Por este motivo, muchos negocios se preguntan cuál es la mejor centralita virtual para su empresa.
¿Qué entendemos por centralita?
Antes de profundizar, debemos aclarar qué es exactamente una centralita virtual.
Una centralita virtual es una herramienta de comunicación interna y externa que permite centralizar todas las comunicaciones de la empresa, reduciendo el coste de las conexiones entre los distintos dispositivos. Por ello, la telefonía en empresas es un aspecto que hay que considerar si queremos que nuestra empresa sea más eficiente.
En la actualidad existen diversos tipos de centralita, por eso a continuación veremos en qué se caracteriza una centralita telefónica convencional o tradicional y una centralita WebRTC o centralita virtual. Además, te explicaremos cuál de estas es la mejor opción para tu negocio.
Centralita telefónica tradicional vs. centralita virtual
Mientras que la centralita telefónica convencional permite gestionar tantas llamadas como líneas telefónicas haya contratadas, a través de protocolo SIP, la centralita WebRTC o centralita virtual implementa la tecnología WebRTC, como su nombre indica. Esto es que que emplea la red de datos por navegador para transmitir la voz a través de Internet, y por lo tanto permite hacer y recibir llamadas a través de extensiones asociadas a una numeración virtual.
La centralita telefónica es por tanto limitada en cuanto a canales y movilidad, ya que requiere comprar equipos específicos únicamente para su uso: teléfonos IP, instalación de redes… Al contrario que con la centralita WebRTC, en la que pueden atenderse las llamadas con el ordenador con el que ya se trabaje o con el móvil a través de una app.
Además, para escoger la mejor centralita, se deben tener en cuenta las funcionalidades que incluye. Seguramente, si contactas con un proveedor de centralitas tradicionales no tengas opciones a contratar muchas funcionalidades. O, lo que es peor, seguramente tengas hoy las mismas que dentro de 10 años. Las necesidades de las empresas cambian y las funcionalidades que hoy necesites probablemente en unos años se queden cortas para la actividad de la empresa. Con una centralita virtual WebRTC podrás aumentar e incluso adaptar las funcionalidades con el tiempo.
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¿Por qué el mejor el sistema de centralita virtual es WebRTC?
La razón principal para la utilización de una centralita WebRTC es la reducción de costes y la ubicuidad que ofrece.
Por un lado, no es necesario comprar teléfonos IP adicionales, nuevos equipos ni realizar inversiones ni instalaciones. Es decir, cuando recibimos una llamada en la centralita virtual, la llamada se deriva directamente a extensiones que pueden estar conectadas en el ordenador, móvil e incluso tablet. En cualquier dispositivo conectado a Internet.
Además de eso, los trabajadores pueden encontrarse conectados a dichas extensiones desde cualquier lugar, por lo que ya no es necesario estar en la oficina para utilizar la mejor centralita virtual.
Aparte de eso, la centralita virtual posee todas las funcionalidades tradicionales de una centralita telefónica convencional, tales como:
- Locuciones informativas
- Filtrado de llamadas
- Menú de opciones
- Grabación de llamadas
- Transferencias de llamadas entre los diferentes agentes
- Distribución inteligente (IVR)
- Buzones de voz
- Colas de espera con música
- Etc.
Pero además, la centralita virtual con tecnología WebRTC también incluye otras características, como son la posibilidad de incluir un chat o videoconferencias internas gratuitas, así como integraciones con el CRM u otras plataformas como el cobro telefónico con tarjeta.
La configuración de la centralita WebRTC se gestiona de manera virtual, a través de la tecnología Cloud o “en la nube”, por lo que una vez más no necesitaremos equipos o siquiera conexión a Internet para que esté disponible.
¿Qué características debe tener la mejor centralita virtual?
Antes que nada, debemos tener en cuenta que, en el momento de la contratación de un servicio de centralita, podemos establecer una configuración inicial que con el paso del tiempo no nos convenga. Es por ello que es necesario saber cómo se realizan los cambios necesarios en la configuración.
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Facilidad para realizar cambios
En las centralitas telefónicas convencionales, los cambios son complejos y deben ser llevados a cabo por personal especializado, que en la gran mayoría de ocasiones no pertenece siquiera a la compañía proveedora del servicio y supondrá para tu empresa un gasto adicional. Sin embargo, contratando una centralita WebRTC, la configuración será mucho más fácil, ya que a través del panel de configuración al que la empresa tendrá acceso, se pueden realizar todos los cambios. En el caso en que un cambio fuese más complejo, se puede solicitar a la empresa proveedora y realizará sin ningún coste el cambio online.
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En función del tamaño de la empresa
El tamaño de tu empresa puede aumentar o disminuir con el paso del tiempo. Esta es la razón por la cual tu centralita debería poder adaptarse a él. Cuando contratamos el servicio de centralita telefónica convencional, el tamaño de las extensiones que podrás tener como máximo podrá venir determinado, Además, no parece muy lógico tener una centralita con 15 extensiones cuando la empresa solo cuenta con 7 trabajadores, o aún peor, que la empresa posea solo 7 extensiones teniendo 15 agentes disponibles. Con la centralita WebRTC, es posible la escalabilidad simplemente avisando al proveedor del servicio y realizando un cambio en la tarifa contratada, ya sea para aumentar o disminuir la extensión.
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Permanencia
La decisión de poder darse de baja de un servicio de centralita en el momento que se desee, sin tener que dar explicaciones y sin que todo ello suponga un problema, ha sido y será uno de los mayores deseos de cualquier empresa. No es usual encontrar esta posibilidad cuando contratamos un servicio de centralita virtual convencional. No obstante, una de las grandes ventajas del servicio de centralita WebRTC es esta característica: no se exige permanencia a la hora de contratar.
En resumen, con el servicio de centralita virtual WebRTC es posible combinar las funcionalidades tradicionales de una centralita telefónica convencional con nuevas funcionalidades que aportan un valor añadido y una mayor calidad y eficiencia del servicio, viéndose asimismo reducidos los costes de la empresa. ¡Te invitamos a que conozcas la oferta de centralita virtual de Fonvirtual!
