La lista de sistemas que nos apoyan en nuestras tareas cotidianas crece cada día un poco más. Desde las herramientas en la nube hasta los sistemas de Inteligencia Artificial, las nuevas tecnologías tienen una ventaja fundamental: facilitar la vida de las personas a través de la automatización de procesos. En concreto, dentro del ámbito empresarial, debido a los numerosos cambios a raíz de la pandemia, han influido en la transformación del espacio y la cultura de trabajo, dando lugar a diferentes modelos. Así, podemos encontrar desde una situación completamente presencial hasta aquella de teletrabajo total, pasando por opciones intermedias que mezclan ambos tipos.

Cuando hablamos de volver a la presencialidad, las empresas han encontrado en las nuevas tecnologías un método para fomentar un lugar de trabajo cómodo y seguro. En este sentido, aprovechan todas las ventajas de la transformación digital para mejorar los procesos y superar los nuevos desafíos. Es aquí donde surge el concepto de oficina inteligente, una forma de automatizar y digitalizar el entorno empresarial para aumentar la satisfacción y la seguridad de los usuarios y sus clientes.

En este artículo te mostramos cuáles son las claves de la que sin duda se está convirtiendo en la oficina del futuro.

¿Qué es una oficina inteligente?

En los últimos años, el diseño de las oficinas ha cambiado radicalmente. Y es que, entre otros cambios sustanciales, hemos sustituido los folios, el fax o el calendario, por los ordenadores, los smartphones y las tablets. Así, en los últimos 30 años, hemos optado por crear lugares de trabajo en los que las personas y la tecnología se unen, sin importar dónde se encuentren.

En este sentido, la oficina inteligente se configura como un espacio en el que se combinan las capacidades y habilidades personales con la eficiencia que aportan las herramientas digitales. De esta forma, además de aumentar el rendimiento y la funcionalidad de los empleados, es posible mejorar la imagen de la empresa, no solo para los clientes, sino también para los propios empleados.

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¿Cuáles son sus ventajas?

Sin duda, una de las características fundamentales de la oficina inteligente es que sitúa a la tecnología como protagonista del espacio. Este hecho trae consigo numerosas ventajas:

  • Gestión centralizada: en estas oficinas las herramientas suelen estar centralizadas en una misma plataforma. De esta forma, es posible que cada uno de los departamentos y sus respectivos trabajadores puedan acceder a la información en tiempo real. Se trata de buscar sinergias entre los distintos sistemas de la empresa para combinarlos y obtener acceso desde un mismo lugar, como por ejemplo, los CRMs y las comunicaciones de la compañía. Así, la productividad de los empleados y del propio negocio aumenta, al no tener que perder tiempo en buscar información en distintas aplicaciones.
  • Accesible desde cualquier lugar: precisamente, una oficina inteligente es lo que facilita el trabajo desde cualquier lugar. La movilidad en el trabajo es una realidad. Y ya no nos referimos a los viajes de trabajo. Especialmente a raíz del Covid-19, en cualquier momento alguno de los trabajadores puede verse obligado a permanecer en casa debido a un contagio, y es por ello que las empresas deben plantear soluciones que permitan continuar la jornada de trabajo sin importar dónde se encuentren, evitando cualquier tipo de instalación. Así, la conectividad y la ubicuidad (la capacidad de usar las herramientas en cualquier lugar del mundo) se convierten en un elemento clave de las oficinas inteligentes.
  • Mejora de la comunicación: en cualquier empresa, la comunicación es un elemento fundamental. Y en las oficinas inteligentes, aún más. Sin embargo, debemos tener en cuenta que gracias a la ubicuidad que ofrecen, puede haber trabajadores en remoto, pero es importante conocer las claves para gestionar un equipo de trabajo híbrido y contar con las herramientas de comunicación interna adecuadas para fomentar una comunicación rápida y directa.
  • Innovación: en una oficina inteligente, la innovación está presente en todo momento. Por ejemplo, a la hora de contactar con los clientes, actualmente ya no existen únicamente las llamadas, sino que es posible hacerlo también a través de aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp o Telegram. En este sentido, herramientas como la centralita virtual, de la que hablaremos más adelante, pueden convertirse en tu mejor aliado, ya que permiten la integración y gestión de los distintos canales de comunicación desde la misma plataforma. 
  • Flexibilidad: en una oficina inteligente es mucho más sencillo implementar soluciones que permitan automatizar procesos. Por ejemplo, aquellas que se basan en Inteligencia Artificial permiten que los trabajadores puedan centrarse en otras tareas al mismo tiempo que un chatbot o un callbot atiende peticiones poco cualificadas, consiguiendo un grado de eficacia mayor al de un espacio sin tecnología.
  • Mejora la experiencia del usuario: este tipo de oficinas no sólo cuentan con lo último en tecnología para facilitar los procesos y la comunicación a nivel interno, sino también externo, es decir, con proveedores y clientes. En este sentido, el uso de herramientas digitales darán calidad a nuestro servicio de atención al cliente y de proveedores, lo cual se traduce en una mejora de la imagen de marca. Además, con pequeños detalles como el permitir el contacto a través de cualquier canal, los usuarios sentirán que el negocio invierte en facilitar la comunicación con ellos, lo cual aumentará su confianza y su lealtad hacia la marca.

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Herramientas imprescindibles en la oficina inteligente

Como acabamos de ver, esta nueva percepción del lugar de trabajo puede traer consigo numerosos beneficios. Sin embargo, para potenciar todas estas ventajas, es necesario contar con las herramientas adecuadas. A continuación veremos las más importantes:

  • Centralita virtual: en las oficinas “tradicionales”, lo normal era encontrar una centralita física en una habitación o en un lugar de la propia oficina, ocupando sin duda una gran cantidad de espacio. Además, la instalación del equipo era muy costosa. Ahora, sin embargo, la situación ha cambiado, y en las nuevas oficinas inteligentes, ya no es necesario realizar ningún tipo de instalación ni contar con equipos complementarios. En las centralitas virtuales, nada sucede en los dispositivos. Todo está en la nube, por lo que es posible el acceso a tus comunicaciones desde cualquier lugar y con el dispositivo que tengas contigo en ese momento. Así, se reducen los costes de instalación y mantenimiento, ya que simplemente se requiere una conexión a Internet estable y un ordenador, tablet o móvil, algo de lo que todo el mundo dispone hoy en día.
  • Agentes virtuales: la Inteligencia Artificial se está convirtiendo en uno de los elementos imprescindibles de cualquier negocio. Esto se debe a que los usuarios, a la hora de contactar con las empresas buscan respuestas rápidas, algo que los chatbots y los callbots pueden proporcionar. Con un agente virtual que reciba a tus clientes, sea en una llamada o en una conversación de WhatsApp, además de dar calidad a tu servicio, podrás atender las peticiones simples de manera rápida. En el caso de que sea una solicitud más cualificada o de la que el robot no tenga la respuesta, transferirá la conversación a una agente, pero el cliente habrá sido atendido previamente. Con ello, acortamos los tiempos de espera y mejoraremos la imagen de marca de nuestra empresa.
  • CRM: un sistema de gestión de clientes es otra de las herramientas imprescindibles en la oficina inteligente. Y es que gracias a él mantendremos la información centralizada en una misma plataforma, teniendo los agentes acceso en todo momento a ella. Además, permite la integración con la centralita virtual, lo cual proporciona numerosos beneficios, como que la ficha del cliente se levante automáticamente cuando el agente reciba una conversación. Esto facilita que disponga de la información previamente y pueda proporcionar una atención personalizada y adecuada. Por último, podrá modificar la información antes, durante y después de la llamada, teniendo el resto de miembros del equipo acceso a ella en tiempo real.

En Fonvirtual disponemos de todas las herramientas que necesitas en una oficina inteligente. Te ayudamos a encontrar una solución a tu medida para que puedas obtener todas las ventajas que supone implementar la tecnología en tu empresa. Si quieres más información, no dudes en contactar con nosotros. Nuestro equipo te acompañará y aconsejará durante todo el proceso para que puedas disfrutar de todo lo que te pueden ofrecer nuestras herramientas.