Multiconferencia: qué es y cómo sacarle el máximo partido

En los últimos años, la mayor parte de las empresas han ido incluyendo la movilidad en su día a día, teniendo que adaptarse a ella de manera más o menos repentina. En lo que todas coinciden es en haberlo hecho sin ninguna estrategia. Llegar al éxito o al fracaso en estos casos depende en gran medida de lo fuerte que sea la comunicación empresarial en estos casos.

La movilidad empresarial sin duda está implantando una nueva cultura de trabajo que obliga a las empresas a invertir gran parte de sus recursos en tecnologías digitales como la multiconferencia. Herramientas como la multiconferencia ayudan a establecer una fuerte conexión con clientes y proveedores, al mismo tiempo que mejoran la eficiencia y productividad de los empleados.

Si no conocías este servicio, en este post te contamos qué es y todo lo que necesitas saber para sacarle el máximo provecho a esta herramienta.

¿Qué es una multiconferencia?

Si nos fijamos en la composición de la palabra, veremos que está formada por el prefijo “multi-” que significa muchos, y “conferencia”, que, aunque tiene varias acepciones, sin duda la más utilizada es la que se refiere a la comunicación entre dos o más personas para tratar un tema determinado.

El diccionario de la Real Academia Española la define como la “comunicación simultánea a distancia entre más de dos personas a través de la línea telefónica”. Así, estos servicios permiten las reuniones entre varias personas que no se encuentran en el mismo lugar, pero tiene la particularidad de realizarse mediante un teléfono, por lo que en definitiva, se trata de una conferencia telefónica.

Se trata de un número alojado en la nube al que los participantes llaman a través de sus teléfonos fijos o móviles, e incluso desde tablets y ordenadores (en el caso de que se utilice WebRTC para realizar las llamadas) y comienzan a comunicarse entre ellos. Dependiendo del tipo de multiconferencia, como veremos más adelante, será necesaria una clave de acceso y podrá existir el perfil de “administrador o moderador”.

Esta herramienta puede ser utilizada para múltiples tareas, dependiendo de las necesidades de cada persona y cada empresa, aunque en general, su uso más extendido es la realización de reuniones diarias, tanto con clientes como con proveedores y empleados. Esto nos dará una serie de ventajas, ya que podremos realizar un seguimiento de los proyectos que estamos llevando a cabo, además de coordinar de una manera más eficaz los equipos de trabajo.

¿Es lo mismo que una videoconferencia?

Si nos fijamos en las palabras, nos daremos cuenta de que no son lo mismo. Una videoconferencia también es un medio de comunicación entre dos o más personas que se encuentran separadas geográficamente. Sin embargo, el medio utilizado para llevarla a cabo, es una plataforma que permite compartir vídeo, audio y archivos.

La conferencia telefónica únicamente permite compartir audio. Sin embargo, esto no supone ningún inconveniente, ya que cuando nos movemos de un lugar a otro suele ser más fácil realizar una llamada corriente en lugar de una videollamada o una videoconferencia.

Tipos de multiconferencia

Dependiendo de si el acceso al servicio está protegido con una clave o no y de si existe la figura de un “administrador o moderador”, podemos distinguir tres tipos:

• • Multiconferencia pública: en este caso, las personas que llaman al número que soporta el servicio no requieren de validación previa, por lo que pueden acceder y participar inmediatamente. En estos casos, no existe la figura del moderador. Por tanto, sólo existe un único perfil, el del usuario y el sistema no pide ninguna clave de acceso antes de entrar a la sala.
  • Multiconferencia privada de igual a igual: a diferencia del anterior, aquí se solicita una clave de acceso al marcar el número que soporta el servicio. Esta será definida por la primera persona que acceda al servicio en cada sesión y la compartirá con el resto del grupo. Normalmente, la clave es la misma para todas las sesiones, aunque se podrá alterar cuando se estime oportuno. En este caso tampoco habrá una figura de moderador.

• Multiconferencia privada con moderador: se trata de un servicio exactamente como el anterior, aunque existirá uno o varios usuarios con funciones de Administrador que definirá la clave de acceso y moderará la reunión. Así, en este caso podemos distinguir dos perfiles: el del moderador y el del usuario.

¿Cómo funciona el servicio de multiconferencia de Fonvirtual?

Una vez que conocemos qué es y qué tipos de conferencias telefónicas existen, es hora de conocer en profundidad cuál es el funcionamiento de este servicio que te ofrecemos en Fonvirtual.

En primer lugar, se definen dos claves de acceso distintas: una para el perfil de moderador y otra para el de usuario. Posteriormente, al llamar, el sistema solicitará la clave, y dependiendo de la que se introduzca, tenemos distintas opciones desde el teclado telefónico:

• La clave del moderador (siempre que sea una multiconferencia con moderador) nos permite:
  • Podremos acceder al menú de control.
  • Conocer el número de participantes en un instante determinado a través del panel de control.
  • Habilitar o inhabilitar el micrófono de todos los participantes salvo el propio o el de los demás administradores.
  • Además de poder controlar a los participantes, se pueden realizar otras acciones complementarias, como son: cambiar el idioma de la reunión, iniciar la grabación de la llamada de la conferencia telefónica, abrir y cerrar la sala (enviando a los usuarios entrantes a una sala de espera en la que no escuchan al resto), colgar para echar a uno o todos los participantes…
• La clave de usuario nos permite:
  • Habilitar o inhabilitar el propio micrófono si el moderador no lo ha bloqueado en el caso de una multiconferencia moderada.
  • Pedir intervención en el caso de que el moderador haya silenciado el micrófono.

Ventajas de contratar el servicio multiconferencia de Fonvirtual

Aunque este servicio no se incluye al contratar una centralita con nosotros, sino que se ofrece adicionalmente. El motivo es simple, y es que al realizarse la comunicación por vía telefónica, es necesario contar con un número teléfono independiente donde se desarrollará la reunión y se crearán los distintos perfiles. Sin embargo, es posible incluir este número en tu centralita IP. Además, contar con este tipo de herramientas puede traernos numerosas ventajas. En concreto, algunas de ellas son:

• No requiere de instalaciones ni dispositivos adicionales. Como decíamos al principio, la llamada multiconferencia es accesible desde móviles, fijos o incluso desde ordenadores y tablets (en el caso de la WebRTC), no es necesario realizar ningún tipo de instalación, lo que además supone una reducción de costes.
• Flexibilidad. Los usuarios pueden acceder desde cualquier lugar, sin importar su localización, y desde cualquier dispositivo, ya que es compatible con los números de teléfono fijos, móviles, virtuales o internacionales.
• Personalización. Como mencionamos anteriormente, es necesario contar con un número independiente del que usamos normalmente, lo que nos permite reservar un número exclusivo para nuestras gestiones diarias y personalizar ambos servicios con locuciones de bienvenida y otros mensajes.
• Facilidad de uso. Sólo se requiere un número de teléfono desde y al que llamar, y en algunos casos, dependiendo del tipo de multiconferencia, un código de acceso. Esto la convierte en una herramienta sencilla de utilizar.
• Seguridad. Es un servicio encriptado y es posible establecer un código de acceso que sólo conocen los administradores y participantes para mayor seguridad.
• Es un servicio disponible en cualquier momento.

Si aún tienes dudas de cómo funciona este servicio y cómo puedes contratarlo, no dudes en contactar con nosotros. En Fonvirtual estaremos encantados de ayudarte en el proceso.