Todo lo que debes saber acerca de la oficina nómada

La crisis generada a raíz del Covid-19 ha traído consigo numerosos cambios, especialmente en el ámbito empresarial. Aunque para muchos negocios la posibilidad de trabajar a distancia desde cualquier parte del mundo era ya una realidad, lo cierto es que actualmente son muchas las empresas que buscan implementar estos modelos de trabajo flexibles, que les permita trabajar desde casa o incluso viajando, sin necesidad de establecerse en un único lugar. Es aquí donde surge un nuevo concepto: la oficina nómada.

En este contexto, es indispensable contar con los sistemas y las herramientas que nos permitan comunicarnos de manera adecuada (tanto de manera externa con nuestros clientes, como interna con nuestros compañeros y empleados) y que podamos llevar con nosotros en todo momento. Además, debemos tener en cuenta una serie de aspectos para que esta forma de teletrabajo sea un éxito.

Por eso, en este post te contaremos todo lo que necesitas saber acerca de la oficina nómada para que puedas beneficiarte de todas sus ventajas.

¿Qué es la oficina nómada?

Este concepto se encuentra muy relacionado con el término nómada digital, por lo que antes de conocer de qué se trata, debemos acudir primero a él. Un nómada digital no es más que una persona que puede realizar su trabajo desde cualquier parte del mundo, sin necesidad de localizarse en un punto geográfico fijo ni de encontrarse en el lugar en el que se le necesita para realizar su trabajo.

Existen distintos tipos de nómadas digitales según el trabajo que desarrollan, y por supuesto, cada uno tendrá unas necesidades específicas. Podemos encontrar los siguientes:

• Emprendedor: se trata de personas que crean su propio negocio y productos, pero en lugar de hacerlo en un establecimiento físico, lo realizan a través de Internet, de manera que pueden dirigirlo desde cualquier parte del mundo.
• Freelancer: este tipo de nómada digital es lo que conocemos como trabajador autónomo. Así, no es más que una persona que trabaja por cuenta propia, estableciendo sus propios horarios y prestando servicios a terceros, pero con la particularidad de no tener que desplazarse para ello.
• Trabajador por cuenta ajena: actualmente, muchas empresas ya no necesitan que sus empleados acudan a la oficina y cumplan con un horario establecido. Únicamente requieren que toda su atención se centre en cumplir los objetivos. Además, gracias a herramientas para comunicarse fácilmente con el resto del equipo (como por ejemplo la videoconferencia) esta necesidad disminuye. 

Para desempeñar su trabajo, en la actualidad estas personas requieren únicamente de un dispositivo conectado a Internet, aunque hasta hace relativamente poco. Y es aquí donde aparece el concepto de oficina nómada. Con él nos referimos, por tanto, a estos instrumentos que nos permiten realizar nuestro trabajo a distancia desde cualquier lugar del mundo.

Consejos para trabajar desde una oficina nómada

Aunque para trabajar a distancia desde la oficina digital no hagan falta grandes infraestructuras ni tiene un coste demasiado elevado, lo cierto es que es recomendable seguir algunas pautas para poder cumplir nuestros objetivos de manera satisfactoria:

1. Mantén una buena comunicación interna y externa

Trabajar desde una oficina nómada tiene numerosas ventajas. Sin embargo, la distancia se puede convertir en un gran inconveniente, por lo que es necesario encontrar las herramientas que te ayuden a tener una buena comunicación con el resto de tus compañeros. 

En este contexto, los avances en nuevas tecnologías están revolucionando la manera de comunicarnos con nuestro entorno, siendo posible hablar entre nosotros desde cualquier parte del mundo. La mejor solución de teletrabajo desde una oficina nómada es la centralita virtual. Invertir en este tipo de sistemas permite, no solo hablar con tus clientes desde cualquier parte del mundo, sino que gracias a las funcionalidades que incorporan algunas de ellas, es mucho más fácil mantener una buena relación con el resto del equipo.

Tanto en el ámbito de la comunicación externa con los clientes como de manera interna con el resto del personal, podemos encontrar numerosas vías de comunicación, aunque las más comunes y las que incluyen la mayor parte de centralitas virtuales para empresas son la videoconferencia, el chat interno y la posibilidad de integrarse con aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp o Telegram. De esta forma, no solo podremos recibir nuestras llamadas sin importar dónde nos encontremos, sino que también podremos gestionar todas nuestras comunicaciones desde una misma plataforma.

2. Asegúrate de tener una conexión estable

Ya que un nómada digital desarrolla su trabajo a través de Internet, esto se trata de algo fundamental. A nadie le gusta querer enviar un archivo urgentemente a un cliente y que la conexión no lo permita, o incluso que nos encontremos en una videoconferencia y que la imagen se quede congelada. Por eso, es muy importante comprobar que la red WiFi del lugar donde nos encontramos sea buena, e incluso, si fuera posible, utilizar una conexión por cable, ya que nos proporcionará mayor estabilidad. En el caso de los móviles, se recomienda utilizar la red de datos del propio móvil para mayor estabilidad.

3. Organiza tu trabajo adecuadamente

Independientemente de que nos encontremos en nuestra casa, en la oficina o en cualquier lugar, es importante tener en cuenta que debemos organizar muy bien nuestra jornada de trabajo, especialmente si trabajamos a distancia. A veces pensamos que al encontrarnos trabajando desde una oficina nómada podremos “relajarnos”. Sin embargo, corremos el riesgo de no llegar a cumplir adecuadamente los objetivos si no organizamos correctamente nuestras tareas y el tiempo que queremos dedicarle a cada una, diferenciando entre el momento de trabajo y el de ocio. De esta manera evitamos el tener que emplear más horas en acabar una tarea porque no lo hayamos hecho antes.

Ventajas de la oficina nómada

Si aún tienes dudas sobre si convertirte en nómada digital puede traerte alguna ventaja, a continuación te mostramos algunos de los beneficios que tiene esta forma de teletrabajo:

• Flexibilidad: con la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, ya no es tan importante tener un horario fijo, sino una buena organización y cumplir los objetivos a tiempo. Así, el empleado puede adaptar sus horarios como mejor le convenga en el momento. Además, la flexibilidad también se aprecia en el hecho de que es mucho más sencillo trasladar nuestro equipo de trabajo al espacio donde nos encontremos.
• Ubicuidad: la mayor parte de herramientas que podemos utilizar en una oficina nómada funcionan con tecnología WebRTC. Esto quiere decir que nada sucede en los dispositivos, sino que se encuentra alojado en la nube. De esta forma, será suficiente con acceder a un navegador con un usuario y clave y podremos usar el sistema desde cualquier punto geográfico. Cuando hablamos de centralitas virtuales esto adquiere gran importancia, ya que, además de las que funcionan con WebRTC, encontramos las que lo hacen con protocolo SIP. En este último caso, a diferencia del primero, se requiere realizar una serie de instalaciones o incluso descargar softwares adicionales. Esto dificulta en gran medida la movilidad, ya que no siempre podremos trasladar los equipos o tendremos que estar continuamente descargando los softwares y actualizaciones para poder comunicarnos correctamente.
• Productividad: al mejorar el bienestar del trabajador, su productividad también aumenta. Así, el servicio prestado y su calidad también se verán incrementados, ya que el trabajador se encontrará más motivado al tener la posibilidad de cambiar de escenarios laborales y de romper con la rutina.
• Conciliación de la vida personal y laboral: desde una oficina nómada es posible compaginar el tiempo de ocio y viajes con el de trabajo. Como decíamos anteriormente, esto requiere de una buena organización, ya que corremos el riesgo de dedicar mucho tiempo a uno de estos dos ámbitos, pero a través de este modelo de trabajo a distancia podremos aprender a encontrar el equilibrio necesario.

Muchas empresas ya han encontrado en la oficina nómada una ventaja competitiva frente a otras empresas de su sector. Por eso, en Fonvirtual queremos ponértelo fácil para que cuentes con lo último en tecnología y puedas teletrabajar desde cualquier lugar. Como decíamos anteriormente, la comunicación es un elemento fundamental en este modelo de trabajo a distancia. Así, ponemos a tu disposición nuestra centralita virtual, que funciona a través de WebRTC, de forma que solamente tendrás que acceder con tu usuario y contraseña en cualquier navegador para poder manejar tus comunicaciones desde una misma plataforma. 

Además, nuestra centralita cuenta con numerosas herramientas de chat, voz y vídeo para facilitar la comunicación externa e interna de la empresa, como son el chat interno y la videoconferencia, que como habrás podido comprobar suponen un elemento fundamental para mantener un contacto directo y eficaz. 

Si quieres conocer más información acerca de nuestra solución, no lo pienses más. Contacta con nosotros y nuestro equipo te ayudará y acompañará a lo largo del proceso para beneficiarte de todas las ventajas que te ofrece la oficina nómada.