Las empresas han de buscar cualquier estrategia o métodos para dar valor a su imagen. Una de las estrategias es la atención telefónica pero no es la única para llevar a cabo una eficaz herramienta estratégica en marketing. La recepción de las llamadas es también primordial para una empresa, ya que refleja un primer contacto con lo que es importante dar una buena impresión desde el momento inicial.

Una buena recepción telefónica se basa en el agente que se encarga de esta tarea cuya labor sería la de optimizar la comunicación entre el interlocutor y el receptor. Es muy importante la buena recepción de las llamadas, cuánto más acogedora sea la recepción, mejor es para optimizar la comunicación entre el receptor y el emisor.
Siendo bien recibido, el cliente se sentirá cómodo por teléfono. Para ello, el receptor de las llamadas ha de seguir unas reglas básicas para que el primer contacto tenga éxito. Cuando se entabla una conversación, el agente ha de presentarse a si mismo y a la empresa.

Además, tendrá que escuchar atentamente para orientar y aconsejar al cliente sobre todo aquello que le interese empleando adecuadamente el lenguaje profesional.
Evidentemente, la cortesía es primordial a la hora de establecer un intercambio telefónico, ya que esto refleja la imagen de la empresa. Cada llamada puede ser equivalente a una petición, así que el receptor debe ser capaz de responder convenientemente al cliente y detectar todas las necesidades de este último. Tendrá que encontrar otras alternativas susceptibles de interesar al cliente. Tendrá que ser más flexible y capaz de hacer frente a los imprevistos. Además de la cortesía y la sonrisa, el agente tendrá que ser capaz de atender clientes específicos y ser paciente con clientes exigentes, irrespetuosos o agresivos.

Empresas especializadas en la recepción de llamadas

Por falta de rendimiento en el seno de tu personal, o por falta de efectivos puedes también delegar la recepción de llamadas telefónicas de tu empresa, a una empresa especializada en externalizar las llamadas telefónicas.

A menudo, se crean los centros de teleoperadores especializados en la recepción de las llamadas telefónicas basándose en estrategias de comunicación altamente cualificadas. Sus agentes son formados de una manera especial para encargarse de llevar a cabo la recepción de llamadas de la manera más óptima respondiendo a las exigencias de los interesados y sobre todo para que la calidad de una buena recepción pueda realmente provocar repercusiones positivas hacia las actividades de una empresa.