Las empresas con presencia internacional se enfrentan en muchas ocasiones a problemas de comunicación dentro de la propia organización, tanto porque los empleados viajen por motivos de negocios y se encuentren fuera de la oficina durante un periodo de tiempo, o debido a aquellas empresas que cuenten con plantilla en distintas ubicaciones y oficinas, pero con trabajo y proyectos en común. Entre correos electrónicos, llamadas telefónicas, SMS de negocios y muchos otros canales de comunicación, hay muchas maneras de mantenerse en contacto casi constantemente con los compañeros que se encuentren en otras ubicaciones distintas a la oficina principal. Sin embargo, hoy en día existe la revolución de la comunicación gracias al avance de la tecnología, estas son las reuniones online. 

 

Reuniones online: mantén la comunicación de la empresa, incluso en el extranjero, gracias a una Centralita Virtual

 

Una centralita virtual es un software que permite gestionar automáticamente las llamadas entrantes y salientes de la empresa. Se trata de un servicio «virtual» porque se encuentra alojado directamente en los servidores del proveedor de la centralita, es decir en la nube, a diferencia de las centralitas tradicionales. 

Su modo de funcionamiento se basa en la tecnología WebRTC, a diferencia de otros tipos de centralitas, que utilizan una simple red de Internet. 

Para poner en funcionamiento tu Centralita Virtual, y con ello comenzar a programar reuniones online, solo tendrás que:

  • Elegir uno o más números de teléfono únicos con los prefijos que desees, en los que podrás comunicarte con tus empleados o compañeros.
  • Conectarte a la plataforma desde el ordenador, smartphone o tablet (no será necesario instalar nada).
  • Instalar la aplicación en tu teléfono móvil, si desea recibir las llamadas en el móvil.

Una vez puesta en funcionamiento tu Centralita Virtual, podrás añadir múltiples funcionalidades. Por ejemplo:

  • Configurar un mensaje de saludo, música en espera, etc.
  • Locuciones
  • Distribución automática de llamadas
  • Grabación de llamadas
  • Retranscripción de llamadas por correo electrónico
  • Estadísticas de llamadas
  • Identificador de llamadas
  • Integración con CRM
  • Transferencias de llamadas
  • Etc. 

Además, el uso de la centralita virtual presenta numerosas ventajas para las empresas con empleados en diferentes países o ubicaciones. Así pues, permite poder realizar reuniones online por teléfono.

 

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Videoconferencias en todo el Mundo gracias a la tecnología WebRTC

 

Hace algún tiempo, tenías que pasar por aplicaciones como Skype o plug-ins como Flash y Silverlight para poder hacer videollamadas. Para el funcionamiento de estas, era esencial que ambas partes que se querían conectar, tuvieran las mismas condiciones y funcionalidades en sus ordenadores, de otro modo era imposible establecer la conexión. 

Hoy en día, hay una forma mucho más directa y eficaz de realizar videoconferencias y reuniones online, gracias a la tecnología WebRTC, un software de código abierto desarrollado por Google en 2011. 

Este software permite la transferencia de voz, video y documentos a través de Internet. Esto es posible porque la WebRTC consiste en 3 APIs que lo hacen posible: 

  • GetUserMedia (acceso a la cámara web y al micrófono)
  • PeerConnection (envío y recepción de medios)
  • DataChannels (envía archivos no multimedia entre navegadores)

Por lo tanto, la WebRTC ofrece muchas ventajas, en particular la posibilidad de reuniones online por videoconferencia con compañeros de trabajo y colaboradores de todo el mundo. Por otro lado, la calidad de sonido e imagen es impecable, y el tiempo de conexión se reduce significativamente en comparación con otras aplicaciones o plug-ins.

La tecnología WebRTC le da acceso a muchas de las herramientas funcionales y necesarias para llevar a cabo reuniones online productivas, a través de videoconferencias. Un ejemplo es la pantalla compartida, que permite mostrar el contenido de la pantalla en el ordenador de la otra parte. Esta es una opción ideal si tiene un software o un documento online  para mostrar a los compañeros de trabajo o a los clientes.  

Además, para invitar a unirse a la reunión, sólo tiene que enviarles un enlace por correo electrónico, en el que tendrán que hacer clic para unirse a la videoconferencia directamente. No hay límite en el número de participantes, lo que permite realizar reuniones online con varias personas, cada una en un lugar diferente. La WebRTC no requiere de instalación o descarga. Está disponible en la mayoría de los navegadores, incluyendo Google Chrome y Firefox. 

Por lo tanto, es una tecnología ideal para llevar a cabo reuniones online debido a las posibilidades que ofrece y a su facilidad de uso. 

 

Ventajas de las Reuniones Online

 

Las reuniones online, ya sea por teléfono o videoconferencia, aportan muchos beneficios a las empresas con empleados en varias ciudades o países diferentes. Entre estos beneficios podemos destacar: 

  • Crecimiento de la empresa: Al tener reuniones regulares online, será posible expandir la empresa a nuevos mercados a medida que facilites que los empleados viajen y trabajen en todo el mundo. 
  • Compartir información: Las reuniones online hacen que sea más rápido y fácil compartir información entre todos los miembros de la empresa. En efecto, el contacto directo por teléfono o videoconferencia es más eficaz que el correo electrónico y la información se transmite más rápidamente.
  • Difusión de la cultura empresarial: al permitir un contacto regular entre la sede de su empresa y sus filiales y empleados ubicados en el extranjero, facilita la difusión de la cultura de su empresa, que es esencial para el buen funcionamiento de su negocio.
  • Permite que los empleados de todo el mundo se conozcan entre sí: el sistema de reuniones periódicas online ofrece a sus empleados la oportunidad de conocerse entre sí, aunque todos trabajen en países diferentes.
  • Evitar los viajes y reducir los gastos: Con las reuniones por teléfono o videoconferencia, los empleados tendrán que viajar menos, lo que reduce al mínimo los gastos de viaje. 

 

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