5 formas de automatizar el servicio al cliente

5 formas de automatizar el servicio al cliente

Actualmente, la tecnología avanza a pasos agigantados día a día y los negocios deben adaptarse para seguir siendo competitivos. Para ello, las empresas deben usar las últimas herramientas y plataformas que les ayuden a ofrecer la mejor atención posible a sus clientes.

La automatización lleva más de medio siglo entre las grandes empresas, sin embargo, en el servicio de atención al cliente siempre ha estado en un segundo plano debido a la difícil tarea que implica enfrentarse a un consumidor con dudas y preguntas, que muchas veces, son impredecibles.

Hoy en día, la atención al cliente ha pasado a convertirse en un proceso estratégico prioritario para tratar de satisfacer y fidelizar a nuestros consumidores, incrementando las ventas a corto y largo plazo. Gracias a la automatización, podemos estar más cerca del cliente, mientras que nosotros podemos centrarnos en otros asuntos de nuestro negocio, consiguiendo ser más eficaces y más productivos.

¿Cómo puedo automatizar mi servicio de atención al cliente?

Son muchas las tareas que puedes automatizar en tu negocio y todas ellas incrementarán el valor que le aportas a tu consumidor, facilitando y mejorando su experiencia. Desde un acceso más rápido a la información de valor, hasta mejorar los procesos post venta, agilizando el trabajo de tus agentes.

Desde Fonvirtual, queremos compartir contigo 5 formas en las que la automatización te puede ayudar a optimizar la atención que brindas a tus clientes:

1. Gestión de citas: reservas, consultas, cancelaciones.

Pedir una cita puede resultar aburrido y pesado para nuestros clientes. Usar un sistema de autogestión que coordine todas las llamadas puede simplificar bastante esta tarea.

Mediante un menú de opciones, los clientes podrán hablar con el departamento o el agente correcto, para cada caso, ya busquen realizar una reserva, una consulta o cancelar una cita. Además, el trabajo de tus agentes se verá agilizado ya que no perderán tiempo en redirigiendo llamadas o realizando tareas que no les corresponden.

2. Reservas de entradas y transportes.

La reserva de billetes también puede ser automatizada mediante IVR, donde se pueden incluir recordatorios de horarios o información como retrasos o cancelaciones.

Además, se pueden incluir locuciones que indiquen que no quedan entradas o billetes disponibles, así nuestros agentes no perderán tiempo con personas que estén indecisas o sólo quieran preguntar por fechas disponibles y los clientes obtendrán información útil rápidamente, sin tener que esperar a que sean atendidos.

3. Sugerencias y reclamaciones.

A tus clientes les pueden surgir ideas, sugerencias, quejas o reclamos impredecibles, y quizás, no sea tu prioridad atenderlas durante el horario comercial. A través de un buzón de voz, los usuarios podrán dejar todos sus mensajes para que sean bien estudiados, sin necesidad de que los atienda un operador perdiendo tiempo.

Para ello, es necesario que el usuario se sienta cómodo con el sistema automático, para que sienta que su problema va ser escuchado y se le va a atender. Para ello, el sistema deberá generar automáticamente un código que relacione el mensaje con ese cliente.

4. Encuestas de satisfacción en caliente.

Las encuestas en caliente son aquellas que se hacen justo después de ser ofrecido el servicio, para obtener la opinión del usuario acerca del producto, el agente o la empresa. Es muy relevante y valioso para cualquier empresa conocer lo que piensan sus clientes.

Por ejemplo, después de una llamada de soporte técnico, se pueden realizar unas breves cuestiones para medir la calidad de atención y el nivel de satisfacción del cliente, para así conseguir una futura mejor gestión del servicio al cliente.

 

 

5. Todo el día, todos los días.

Cuando un usuario se pone en contacto con nuestra empresa, lo último que espera es sentirse ignorado porque no ha hablado con ningún agente. Hay muchos motivos por los que no podemos atender una llamada, estamos saturados de clientes, estamos de vacaciones o simplemente, tenemos que salir de la oficina unas horas.

Con un servicio como el de centralita virtual, podemos establecer horarios, colas de espera para mantener las llamadas o buzones de voz donde los clientes podrán dejar su mensaje. Incluso podremos establecer locuciones para indicar que llamen en otro momento.

 

Parece un sueño…

Desde Fonvirtual te aseguramos que todo esto es real. Con los servicios de Centralita Virtual puedes tener en tu empresa todas estas funcionalidades para brindar a tus clientes la mejor atención posible.

Cada negocio es un mundo, por eso puedes personalizar la centralita virtual de tu empresa como quieras; con locuciones de voz, menús de opciones, colas de espera, transferencia de llamadas, buzones de voz y muchas más opciones para que no se te vuelva a pasar ningún cliente.

Parece caro…

Totalmente falso, Fonvirtual te ofrece el mejor servicio de Centralita Virtual al precio más competitivo. Pagarás un precio fijo por todo, sin tener que preocuparte por suplementos abusivos ni cargos desorbitados.

Cómo mejorar la atención a los clientes en nuestra empresa

Al gestionar una empresa o negocio siempre hay numerosos puntos que tratar; pero sin duda el fundamental siempre gira en torno a los clientes: captarlos y mantenerlos, y, lógicamente, mantenerlos satisfechos.  Adquiere aquí un papel más que importante la atención que proporcionemos a nuestros clientes, debemos hacer de ella uno de nuestros principales argumentos para fidelizar a nuestros clientes y atraer a los que todavía no lo son.

Consejos para mejorar la atención a nuestros clientes

Estos son algunos consejos con los que podremos mejorar la atención prestada:

  •  El primer punto es obvio: atiende las llamadas. A pesar de ser una obviedad, es importante remarcarlo si tenemos en cuenta la cantidad de empresas a las que llamamos y siempre da ocupado, o no contestan el teléfono, o te mantienen a la espera un tiempo interminable… Si contamos con un sistema de centralita como el de Fonvirtual podemos configurar saltos de llamadas, hacer que las llamadas suenen de forma simultánea…
  •  En caso de que llamen fuera de horario, informa claramente del horario en que pueden volver a llamar, y deja la posibilidad de que dejen un mensaje en el buzón de voz
  •  Aunque la atención se suele prestar sobre todo por vía telefónica, debemos dejar opciones de contacto a través de la página web, correo electrónico y redes sociales, y responder a través de estos mismos.
  •  Contesta de forma rápida y educada, y con una «sonrisa telefónica». Para asegurarnos que la persona que responde la llamada sea la adecuada es interesante tener funcionalidades como menú de opciones o posibilidad de transferir las llamadas, y no estar mareando a la persona que llama.
  •  En caso de recibir llamadas simultáneas, configura colas de espera con música, en las que mantener la llamada en espera, un tiempo adecuado, mientras permanecen ocupados los agentes.
  •  Puede resultar útil grabar las llamadas para controlar la calidad de la atención prestada.
  •  Es importante también dejar claro el nombre de la empresa con la que se está comunicando, para ello podemos, o bien presentarnos cuando respondemos la llamada o configurar una locución de bienvenida. Del mismo modo, debemos despedirnos de forma cordial.