Mantén informado a tu cliente

Cada vez que alguien llama a una empresa, espera recibir información, independientemente de si resuelve su problema completamente o no. Por ello es importante habilitar el mayor número de mensajes informativos para ellos, ya sea para informarles de que van a ser atendidos o de todo lo contrario.

Es importante que tengamos en cuenta que la desinformación es un problema grave para la empresa, ya que el cliente asume que no se el da toda la importancia que merece. Toda información es poca, y es mejor que el cliente no pueda resolver su duda en el momento pero que si sepa en qué otro momento podrá ser atendido, por ejemplo.

Es por ello que Fonvirtual.com quiere proponerte una combinación de funcionalidades de su centralita virtual con el fin de mantener informado a cualquier persona que llame.

En primer lugar, las locuciones. Son mensajes de voz sintética o real, que ofrecen distintas informaciones al llamante. Pueden informar en un primer momento sobre la empresa a la que llama, o sobre el departamento con el que va a contactar. También podemos utilizarlas para informar de que las líneas están ocupadas y que serán atendidos en un momento. Por supuesto, también podemos configurarlas para informar sobre el horario (por si alguien llama fuera de él, que sepa cuando estarán disponibles las líneas) o para indicar si es festividad local o periodo vacacional.

Seguidamente, las colas de espera. Cuando los agentes se encuentren ocupados, las llamadas entrantes se desviarán a una cola de espera con música, lo que indica que la llamada está a la espera de ser respondida, que los agentes la tienen en cuenta para el momento en el que estén disponibles.

Los menús de opciones pueden ayudar a agilizar las llamadas y de informar al cliente de las diferentes opciones que dispone, para que pueda elegir contactar con la que más se adecue a su problema.

El buzón de voz es una excelente herramienta, sobretodo, para cuando perdemos las llamadas. Cuando alguien llama fuera de horario, tiene la posibilidad de dejar un mensaje en el buzón, teniendo la certeza de que su llamada se tendrá en cuenta y de que la empresa se pondrá en contacto con ellos para resolver esa llamada sin contestar. Todos los mensajes que lleguen al buzón de voz serán transferidos al email de la empresa, en el que se transcribe el contenido del mensaje y se adjunta un archivo mp3. Para los casos en los que no se han dejado mensajes, se informará también en el correo electrónico de que el número X ha intentado contactar con la empresa el día D a las H horas, para que la empresa pueda devolver la llamada.

La última funcionalidad es mostrar el número de cabecera al llamar. Cuando estas llamadas se realizan, se da más información que cuando las realizamos desde cualquier terminal mostrando el número real. ¿Por qué? Pues porque si el cliente nos tiene grabados en su agenda o le suena el número que está llamándole, puede saber con anterioridad quién le llama, antes de descolgar la llamada. Es una información previa para el que recibe nuestra llamada, y que sabrá entonces como responder.

Dispones de más funcionalidades para tu centralita virtual de Fonvirtual.com. Si quieres conocerlas todas, entra en nuestra web e infórmate.

¿Qué vas a hacer con tus llamadas estas vacaciones?

Es período estival está prácticamente a la vuelta de la esquina y empiezan las rondas de vacaciones de nuestros empleados, y de nosotros mismos. La empresa se queda vacía durante una temporada, pero las llamadas no dejan de llegar porque nosotros no estemos allí.

Si por cualquier razón no fuera posible, dar respuesta durante esos períodos, lo mínimo que podemos hacer por nuestros clientes en esa época es informarles de que no estamos y de cuándo volveremos para ayudarles.

La centralita virtual, con algunas de sus funcionalidades te ayudan en esta tarea. Los horarios te permiten estableces locuciones informativas acerca de los horarios de vacaciones, por si algún cliente ha llamado fuera de hora, y quiere volver a llamar en el horario que se le indica. Es una buena solución para las empresas que reducen sus jornadas a la mitad o para las que modifican el horario para entrar y salir una hora antes.

Las locuciones también son una buena locución, ya que tenemos completa libertad a la hora de dictar esos mensajes que serán escuchados por los clientes. Si por ejemplo en agosto un cliente llama a la oficina, en lugar de no recibir respuesta, podrá escuchar una locución que le informe de que nadie puede atenderle y que puede volver a intentarlo el día tal. Esta herramienta puede servir tanto para períodos de vacaciones como para días festivos en los que no todo el país tenga el día de descanso.

En beneficio de los empresarios que están disfrutando de sus vacaciones, la centralita dispone de la funcionalidad «buzón de voz». Gracias a este servicio, cuando no puedan responderse las llamadas en la oficina, y el cliente desee dejar su mensaje, éste será recibido en el correo electrónico de la empresa en formato mp3 y transcrito, para que así no se pierda la comunicación de forma completa y pueda resolverse el asunto a la vuelta de las vacaciones. Del mismo modo, si el cliente prefiere no dejar un mensaje en el buzón, la empresa puede consultar en su panel de control, el número que ha llamado y el día y la hora en la que intentó comunicar con la empresa. Es una forma muy cómoda de saber lo que sucede con nuestros clientes cuando estamos de vacaciones y además, nos permite conservar esa información hasta nuestra vuelta en nuestro correo electrónico.

Son algunas funcionalidades de la centralita, que te ayudan a no perder información acerca de tus clientes mientras estás de vacaciones y que puedes recuperar una vez que estés de vuelta.

¿Tienes que salir? Que ésto no te haga perder llamadas.

En muchas ocasiones, para trabajar el crecimiento de nuestra empresa o por cualquier circunstancia, se nos hace indispensable salir de la oficina para acudir a reuniones, conferencias, visitar a nuestros familiares… Ya sea por unas horas o días, no nos gustaría que las llamadas de tus clientes o proveedores te aten al teléfono de la oficina.

¿Estas esperando una llamada o atiendes tus pedidos por teléfono?

Si este es tu caso y no te puedes permitir perder ninguna llamada, con la centralita virtual podrás desviar todas las llamadas a tu móvil durante tu ausencia en la oficina y así poder atenderlas sin ningún problema. Este desvío lo puedes realizar en tiempo real e incluso programarlo si conoces el periodo en el que te vas a ausentar y, lo que es mejor, la persona que te llama en ningún momento notará que le estás atendiendo en la oficina o en tu propio móvil. Con la centralita virtual con desvío a móvil no importa la cantidad de llamadas ni minutos que atiendas en el móvil, ya que no te producirá ningún tipo de coste adicional.

¿Tienes que salir pero no vas a poder atender llamadas? No dejes a los llamantes sin atención.

 Aunque no puedas responder todas las llamadas que recibes, sí que puedes prestar atención a todas ellas. Igual que en el caso anterior, tanto en tiempo real como de forma programada, puedes establecer diferentes sistemas de atención. El primero y más simple puede ser una locución informando del periodo durante el que te vas a ausentar, para que puedan volver a llamar a la vuelta. El segundo, más habitual que el anterior, es establecer la misma locución, pero ofreciendo la posibilidad de dejar un mensaje en un buzón de voz, que recibirás directamente en tu correo electrónico. Y como complemento a estos dos puedes incluir cualquier información de ayuda en la locución, como un número de emergencias, un correo electrónico, una página Web, etc., todo esto sin ningún tipo de coste con la centralita virtual de fonvirtual desde 5,99 euros al mes.

Por último, al igual que te hemos sugerido algunas soluciones para casos en los que no puedas recibir llamadas, la centralita virtual se puede adaptar a cualquier otra circunstancia, como vacaciones, cambios de horario temporales, festivos, etc.