¿Aún pierdes llamadas en tu empresa?

Es frecuente en nuestras conversaciones utilizar el término de llamada perdida, pues la aplicamos constantemente a las llamadas que no atendemos en nuestros terminales móviles. Nada más lejos de eso, una llamada perdida es una llamada entrante que, tras haber estado a la espera durante varios tonos, no se le ha prestado ningún tipo de atención, ni por una persona ni por ningún sistema automático.

Todos sabemos que perder llamadas puede suponer perder dinero, ya que esas llamadas que no hemos atendido, en el peor de los casos, es posible que fueran clientes potenciales que al no ser atendidos hayan acudido a la competencia. Hoy en día no podemos permitirnos perder clientes solo por el hecho de no prestar una atención telefónica de calidad. Nunca es tarde para mejorar en este aspecto y la centralita virtual puede ser la solución.

En primer lugar, existen dos funcionalidades claramente diferenciadas para prestar una atención de calidad a una llamada que nos llega en un momento que no podemos atenderla, ya sea porque no estamos disponibles o porque estamos atendiendo otra llamada. El primero es una cola de espera con música que nos permitirá, mientras atendemos otra llamada, mantener a la otra persona escuchando una música de espera y con algún mensaje informativo hasta que nos desocupemos y podamos atenderla.

El segundo es tan sencillo como establecer una locución informativa, para que escuchen las llamadas que no podamos atender, en la que se puede brindar cualquier tipo de información que pueda ser útil para nuestros llamantes, así como la posibilidad de dejar un mensaje en un buzón de voz o avisar de que llamen en unos minutos. Si optamos por el buzón de voz, nada va a alterar nuestra comodidad, pues recibiremos cualquier mensaje que nos dejen en nuestro correo electrónico y así poder devolver la llamada sabiendo previamente el motivo de la misma.

Sin embargo, aunque simplemente informásemos de que nos llamen en unos minutos, con la centralita virtual de Fonvirtual tendrás acceso a un panel de estadísticas en el que podrás consultar las llamadas perdidas en tiempo real, pudiendo así devolverlas y no dejar sin atención a posibles clientes potenciales y sobre todo dar una imagen bastante profesional a la persona que no pudimos atender en primera instancia.

Además de lo anterior, la centralita virtual nos puede prestar casi cualquier opción que se nos pueda ocurrir para no perder llamadas, como establecer horarios, grupos de salto, grupos de llamadas simultáneas, etc. Si aún pierdes alguna llamada y crees que te puede ayudar no esperes más y pruébala sin permanencia en el número de tu empresa.

Presta un servicio de calidad utilizando colas de espera

Una de las funcionalidades que incluye la centralita virtual Voz IP de Fonvirtual, es la posibilidad de configurar colas de espera con música a la hora de recibir las llamadas.

Las colas de espera resultan especialmente útiles para los casos en que se reciben llamadas simultáneas o que tardarán en contestarse, ya que permiten mantener al llamante en espera mientras los teléfonos permanecen ocupados, contestándose la llamada tan pronto como el o los agentes estén disponibles.

Mientras se permanece en espera, va rotando un hilo musical, por lo que por una parte daremos una imagen de mayor exclusividad, y por otra, haremos más agradable la espera. Además, podemos configurar locuciones, tales como “por favor permanezca a la espera” o “en breves momentos será atendido”.

Configura las colas como mejor se adapte a tu negocio

Las colas de espera son además interesantes ya que, como casi todo en nuestra centralita virtual, permite configurarla como deseemos, podremos entre otros:

  • configurar el número máximo de llamadas que entrarán en cola
  • el tiempo máximo que permanecerán en cola
  • destino de la llamada si no es contestada en cola
  • el tiempo entre locuciones
  • los teléfonos de atención, y si éstos sonarán de forma secuencial o paralela
  • lista de números a los que daremos un tratamiento VIP

Gracias a las estadísticas de cola podremos saber con todo detalle el tratamiento de la llamada al entrar en la cola de espera: número de llamadas entrantes, tiempo medio de espera, porcentaje de llamadas contestadas, porcentaje de llamadas que abandonan la cola, tiempo medio de abandono, llamadas contestadas por número…

Teniendo en cuenta estos detalles podremos optimizar las colas de espera para no perder llamadas y mantener satisfechos a quienes llamen. A nadie le gusta que al llamar de siempre comunicando o salte el buzón de voz, pero mucho menos permanecer en cola esperando a ser atendidos y al final no serlo, por lo que hay que configurar las colas de espera de forma inteligente.

Prestar un servicio de atención de calidad, con colas de espera y mucho más, es muy fácil con la centralita virtual de Fonvirtual.