Mantén informado a tu cliente

Cada vez que alguien llama a una empresa, espera recibir información, independientemente de si resuelve su problema completamente o no. Por ello es importante habilitar el mayor número de mensajes informativos para ellos, ya sea para informarles de que van a ser atendidos o de todo lo contrario.

Es importante que tengamos en cuenta que la desinformación es un problema grave para la empresa, ya que el cliente asume que no se el da toda la importancia que merece. Toda información es poca, y es mejor que el cliente no pueda resolver su duda en el momento pero que si sepa en qué otro momento podrá ser atendido, por ejemplo.

Es por ello que Fonvirtual.com quiere proponerte una combinación de funcionalidades de su centralita virtual con el fin de mantener informado a cualquier persona que llame.

En primer lugar, las locuciones. Son mensajes de voz sintética o real, que ofrecen distintas informaciones al llamante. Pueden informar en un primer momento sobre la empresa a la que llama, o sobre el departamento con el que va a contactar. También podemos utilizarlas para informar de que las líneas están ocupadas y que serán atendidos en un momento. Por supuesto, también podemos configurarlas para informar sobre el horario (por si alguien llama fuera de él, que sepa cuando estarán disponibles las líneas) o para indicar si es festividad local o periodo vacacional.

Seguidamente, las colas de espera. Cuando los agentes se encuentren ocupados, las llamadas entrantes se desviarán a una cola de espera con música, lo que indica que la llamada está a la espera de ser respondida, que los agentes la tienen en cuenta para el momento en el que estén disponibles.

Los menús de opciones pueden ayudar a agilizar las llamadas y de informar al cliente de las diferentes opciones que dispone, para que pueda elegir contactar con la que más se adecue a su problema.

El buzón de voz es una excelente herramienta, sobretodo, para cuando perdemos las llamadas. Cuando alguien llama fuera de horario, tiene la posibilidad de dejar un mensaje en el buzón, teniendo la certeza de que su llamada se tendrá en cuenta y de que la empresa se pondrá en contacto con ellos para resolver esa llamada sin contestar. Todos los mensajes que lleguen al buzón de voz serán transferidos al email de la empresa, en el que se transcribe el contenido del mensaje y se adjunta un archivo mp3. Para los casos en los que no se han dejado mensajes, se informará también en el correo electrónico de que el número X ha intentado contactar con la empresa el día D a las H horas, para que la empresa pueda devolver la llamada.

La última funcionalidad es mostrar el número de cabecera al llamar. Cuando estas llamadas se realizan, se da más información que cuando las realizamos desde cualquier terminal mostrando el número real. ¿Por qué? Pues porque si el cliente nos tiene grabados en su agenda o le suena el número que está llamándole, puede saber con anterioridad quién le llama, antes de descolgar la llamada. Es una información previa para el que recibe nuestra llamada, y que sabrá entonces como responder.

Dispones de más funcionalidades para tu centralita virtual de Fonvirtual.com. Si quieres conocerlas todas, entra en nuestra web e infórmate.

¿Qué vas a hacer con tus llamadas estas vacaciones?

Es período estival está prácticamente a la vuelta de la esquina y empiezan las rondas de vacaciones de nuestros empleados, y de nosotros mismos. La empresa se queda vacía durante una temporada, pero las llamadas no dejan de llegar porque nosotros no estemos allí.

Si por cualquier razón no fuera posible, dar respuesta durante esos períodos, lo mínimo que podemos hacer por nuestros clientes en esa época es informarles de que no estamos y de cuándo volveremos para ayudarles.

La centralita virtual, con algunas de sus funcionalidades te ayudan en esta tarea. Los horarios te permiten estableces locuciones informativas acerca de los horarios de vacaciones, por si algún cliente ha llamado fuera de hora, y quiere volver a llamar en el horario que se le indica. Es una buena solución para las empresas que reducen sus jornadas a la mitad o para las que modifican el horario para entrar y salir una hora antes.

Las locuciones también son una buena locución, ya que tenemos completa libertad a la hora de dictar esos mensajes que serán escuchados por los clientes. Si por ejemplo en agosto un cliente llama a la oficina, en lugar de no recibir respuesta, podrá escuchar una locución que le informe de que nadie puede atenderle y que puede volver a intentarlo el día tal. Esta herramienta puede servir tanto para períodos de vacaciones como para días festivos en los que no todo el país tenga el día de descanso.

En beneficio de los empresarios que están disfrutando de sus vacaciones, la centralita dispone de la funcionalidad «buzón de voz». Gracias a este servicio, cuando no puedan responderse las llamadas en la oficina, y el cliente desee dejar su mensaje, éste será recibido en el correo electrónico de la empresa en formato mp3 y transcrito, para que así no se pierda la comunicación de forma completa y pueda resolverse el asunto a la vuelta de las vacaciones. Del mismo modo, si el cliente prefiere no dejar un mensaje en el buzón, la empresa puede consultar en su panel de control, el número que ha llamado y el día y la hora en la que intentó comunicar con la empresa. Es una forma muy cómoda de saber lo que sucede con nuestros clientes cuando estamos de vacaciones y además, nos permite conservar esa información hasta nuestra vuelta en nuestro correo electrónico. Toda la información, además, la puedes encontrar en las estadísticas de las llamadas.

Son algunas funcionalidades de la centralita, que te ayudan a no perder información acerca de tus clientes mientras estás de vacaciones y que puedes recuperar una vez que estés de vuelta.

Funcionalidades que aún no conoce y que ofrecemos gratis (parte 4)

Funcionalidades que usted aún no conoce y que aquí sí ofrecemos

En fonvirtual estamos empeñado en que nuestros clientes de centralita virtual conozcan todas las funcionalidades con las que cuentan, para que así puedan sacar el máximo rendimiento a su centralita.

Algunas de estas funcionalidades no las conoceréis, otras no os interesarán, pero estamos seguro que alguna de ellas querréis implementarla y, desde luego, os vendrá muy bien para gestionar vuestras llamadas.

 Locuciones

Los locuciones no son más que indicaciones informativas que se le hacen al llamante, ayudándole a reconocer a dónde está llamando y qué ruta debe elegir para hablar con el agente más adecuado en función de sus necesidades.

Lo ideal es establecer varias locuciones a través de la centralita. Una locución inicial, donde se le realice al llamante una presentación de dónde está llamando. Seguidamente, es posible que exista una locución que vaya guiando al llamante dentro de un menú de opciones, señalizándole qué opción se corresponde con cada departamento. También sería interesante incluir otra locución para informar que nuestras líneas están ocupadas y que nadie puede atender en ese momento, quizás anunciando la posibilidad de dejar un buzón. La última locución casi estándar , es la de fuera de horario que le indica al llamante que está intentando contactar en un horario donde los agentes no están disponible. En esta locución se aprovecha para precisar el horario de atención, al igual que para dar paso a un posbile buzón de voz donde dejar un mensaje.

Estas cuatro locuciones son las más clásicas; sin embargo, siempre hay opción de incluir otro tipo de locuciones, como por ejemplo de espera, “espere un momento, en breve será transferido”. También es posible que cuando pulse una opción en el menú de opciones se traspase al llamante a la escucha de una locución informativa más extensa, en lugar de a hablar con algún agente.

Por defecto, en fonvirtual configuraremos todas estas locuciones en TTS (text to speech), es decir, en voz sintética. Los clientes de modalidades Premium en adelante, podrán incluir sus propias locuciones totalmente personalizadas, encargándonos en fonvirtual de subírselas a la configuración de la centralita.

 

Descubre otras de nuestras funcionalidades: listas negras, listas blancas, transferencia de llamadas… Todas estas funcionalidades, y muchas más, darán valor añadido a tu comercio online y offline!