Funcionalidades Centralita Virtual: El buzón de voz

Un buzón de voz es un automatismo que forma parte de la centralita virtual y que se activa en determinadas circunstancias en las cuales ningún miembro de la empresa puede atender la llamada personalmente. Este sistema, también conocido como contestador automático, permite que la persona que ha establecido la comunicación telefónica, deje un mensaje de voz que será grabado y remitido a la empresa para que le atiendan en el momento en que la empresa disponga de recursos humanos disponibles.

El buzón de voz de la centralita se compone de una locución en la que se suele comunicar al llamante la razón por la que no se le puede poner en contacto con su interlocutor, ya sea porque está ocupado, porque no hay ninguna persona disponible o porque la llamada se ha producido fuera del horario de atención al público. A continuación se le invita a dejar un mensaje que el sistema graba y envía a la empresa.

Los buzones de voz de la centralita virtual de fonvirtual permiten enviar por correo electrónico en tiempo real la grabación del mensaje, como un archivo adjunto o como un enlace o la transcripción escrita de lo que ha dicho el llamante. El personal de la empresa también puede consultar el mensaje a través de una llamada telefónica a un número específico o accediendo al panel de estadísticas de la centralita virtual. Además, se puede programar el envío de un SMS de aviso de buzón de voz recibido o conteniendo la transcripción del mensaje.

¿Cómo se configura el buzón de voz de la centralita?

Los buzones de voz se pueden establecer a nivel de cada extensión, de cada departamento o de toda la centralita virtual. En cualquiera de los casos, el buzón de la centralita de fonvirtual no tiene límite de capacidad, por lo que siempre van a poder recibir todos los mensajes que lleguen, enviarlos y almacenarlos para su tratamiento posterior.

Además, este buzón de voz también se puede programar para que entre en funcionamiento cuando una llamada entra en la centralita virtual fuera de horario para que envíe el mensaje a un correo electrónico genera. Pero también se puede programar para que se active fuera de horario pero a nivel de cada departamento.

Incluso es posible personalizar múltiples aspectos del buzón como la locución, que puede ser grabada con voz natural y subida al sistema, así como la información que deseamos que contenga el mensaje que recibiremos. Se puede personalizar el remitente del mensaje, el correo electrónico del destinatario, el asunto y el cuerpo del mensaje e incluir campos predefinidos. Entre los campos que puede incluir dicho mensaje se encuentra el número detectado por el identificador de llamadas, el número que ha recibido la llamada, la fecha o la hora en la que el mensaje ha sido registrado y el nombre del buzón de voz. También se puede establecer que el mensaje no se envíe si el sistema detecta que el llamante no ha registrado ninguna información en el sistema, es decir, en aquellos casos en los que no se ha grabado nada, sino que simplemente ha permanecido unos segundos en silencio antes de interrumpir la comunicación, además estas características pueden personalizarse para cada extensión sustituyendo de manera perfecta a los teléfonos con contestador automático

Los buzones de voz de cada departamento o de cada extensión se pueden programar para que se activen en el caso en que la llamada no pueda ser atendida al cabo de una cantidad definida de segundos y envíen el mensaje al departamento o a la extensión correspondiente.

Además, en determinadas ocasiones el buzón de voz puede ser activado de manera voluntaria por el llamante a través de un menú de opciones o de una IVR que le ofrece la posibilidad de dejar un mensaje o bien de continuar en la cola de espera. En el registro de llamadas de la centralita aparecerán las llamadas que han desembocado en un buzón de voz, señaladas con la palabra “buzón”.

Por otro lado, en las centralitas que permiten acceder directamente a cualquiera de las extensiones marcando el código de la extensión o diciendo el nombre de la persona con la que se desea hablar, también se puede configurar el contestador automático de manera individualizada a nivel de cada extensión y enviar el correo electrónico con el mensaje directamente al miembro correspondiente de la organización.

El buzón de voz es un complemento al sistema de registro de llamada ya que permite conocer el motivo de la llamada y la identidad del llamante. Sin embargo, es importante gestionar dichos buzones diligentemente y devolver las llamadas tan pronto como sea posible, ya que un usuario que deja un mensaje en el contestador telefónico automático de una centralita virtual cuenta con el hecho de que alguien lo va a escuchar y gestionar.

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