¿Qué es el cloud contact center WebRTC?

Las locuciones son mensajes que escuchará el llamante y que le ayudan a guiarle dentro del Call Center. Sirven para identificar dónde está llamando, qué departamentos pueden atenderle, si la llamada se está atendiendo fuera de horario o cualquier otra explicación informativa que ayude a automatizar la gestión de las llamadas. Aunque pueden existir locuciones de todas las naturalezas, cualquier Call Center suele contar con los siguientes tipos de locuciones:

Bienvenida

Se trata de un mensaje inicial donde se le comunica al llamante el nombre de la empresa o del Contact Center donde ha llamado. Una vez identificada, se suele instar a que permanezca a la espera o se le da paso al IVR para que elija un departamento que pueda atenderle («Si quiere hablar con atención al cliente, pulse 1. Para pedidos, pulse 2″)

Ocupado

Suele ser habitual las locuciones que indican que todas las líneas están ocupadas, dejando al llamante la posibilidad de que deje un mensaje o vuelva a intentarlo pasados unos minutos.

Fuera de horario

Salvo empresas que trabajan 24×7, siempre es común el poder establecer diferentes horarios con distintos funcionamientos. Suele ser habitual incluir un mensaje que indique el horario en el que se puede contactar ( «Pueden encontrarnos de 9 a.m a 2 p.m y de 5 p.m a 7 p.m»). También se debería ofrecer la posibilidad de dejar un mensaje en nuestro buzón de voz para que después sea posible contactar al cliente.

Festivos

En último lugar, también son muy frecuentes las locuciones para los días festivos y vacaciones. La locución informará al llamante de la fecha en la que podrá volver a contactar de nuevo.

Las llamadas recibidas por los agentes en el Call Center podrán ser transferidas a otro agente de forma rápida y sencilla. De esta forma, el agente que transfiere la llamada estará disponible de nuevo para atender otras llamadas.

El Call Center de fonvirtual ofrece dos tipos de transferencia:

 Transferencia atendida:

Previamente a la transferencia, el agente que atiende la llamada inicialmente consulta en paralelo con el otro agente si desea aceptarla o no, mientras que el llamante permanece en una cola de espera con música. La comunicación entre ambos agentes puede ser tanto para ver si el agente está disponible para recibir la transferencia como para comentar cualquier otra eventualidad.

Transferencia desatendida:

Es una transferencia directa en la que no se da ningún tipo de comunicación o consulta entre ambos agentes y la llamada se transfiere al otro agente directamente.

Por el contrario, existe la otra cara de la moneda con las «listas negras». Se trata de aquellas llamadas que, por diversos motivos, no queremos atender. Estas llamadas pueden permanecer en una cola de espera con música permanente, ya que la llamada nunca será atendida por los agentes o dar aviso de que los agentes están ocupados.

Una de las bases del funcionamiento del Call Center es el IVR, que permite distribuir las llamadas que se reciben entre los diferentes departamentos. Además de ser más intuitivo para el llamante, crea una mayor eficiencia en el reparto de las llamadas (“Si quiere hablar con contabilidad, pulse 1, Administración, pulse ”)

El llamante podrá elegir la opción correspondiente al objeto de su llamada simplemente presionando la tecla que corresponda. Elegido el departamento, ya será la inteligencia del ACD la que asignará cuál es el agente más adecuado al que entregar la llamada en función de habilidades previamente definidas.

La cola de espera con música es el siguiente paso al IVR dentro del Contact Center. Una vez categorizadas las llamadas, es necesario dimensionar la cantidad de llamadas que se pueden gestionar en el Call Center. Es una herramienta clave para evitar que el cliente cuelgue cuando no se le pueda atender al instante. De esta manera, pasará a una cola de espera con música hasta que un agente esté disponible para atenderle. 

La grabación de llamadas da acceso a todas las conversaciones de todos los agentes del Call Center, tanto recibidas como enviadas. Es particularmente útil para el supervisor, ya que le permitirá encontrar el contenido concreto de una conversación determinada, además de ser una herramienta crucial para la gestión.

Incluir buzones de voz es aconsejable, especialmente para aquellos casos en los que no se ha podido atender las llamadas del Contact Center por estar ocupados los agentes, fuera del horario de trabajo o porque se recibió en un día festivo.

El buzón de voz le ofrece al llamante la posibilidad de dejar un mensaje de voz con el motivo de su llamada. Pese a ello, la mayoría de las personas que llamen no dejarán mensaje y colgarán directamente.

El buzón  informa inmediatamente por un email cuando «el número 9xx xxx xxx ha intentado contactar a las 16:48». En el caso de que haya dejado un mensaje de voz, se adjuntará en el email como un archivo Mp3.

Se trata de una funcionalidad secundaria que ayuda a no perder ninguna llamada.

Además de la gestión inteligente que se hará en el Call Center al asignar las llamadas a los agentes, el filtrado permite una gestión previa y automática de ciertas llamadas por criterios ya parametrizados. Por ejemplo, en el caso de que regularmente se reciban llamadas del extranjero, será posible establecer una configuración para que las llamadas de Francia, por ejemplo, escuchen una locución en su idioma o sean atendidas directamente por alguien que hable francés.