Les messages d’accueil sont un élément important de tout standard, et savoir ce qu’ils sont et comment les installer vous aidera à en tirer le meilleur parti. Ajouter des messages personnalisés avec une bonne qualité sonore reflète le professionnalisme, ce qui améliore l’image de l’entreprise et contribue à créer une bonne première impression pour les clients potentiels.

Pour pouvoir décider quels messages d’accueil vous voulez dans votre entreprise, nous devons être clairs sur ce qu’ils sont. Les messages d’accueil du standard téléphonique sont des messages vocaux programmés, que le client entend lorsqu’il appelle le siège de l’entreprise. Ces messages peuvent l’informer sur l’entreprise en question ou le guider à travers les différents services de l’entreprise. Les messages d’accueil nous permettent d’inclure des messages vocaux personnalisés sur le système téléphonique et, par conséquent, de contrôler tout ce que nos clients ou clients potentiels entendent. 

Un autre avantage des messages d’accueil est qu’ils améliorent la relation avec le client, car ils offrent une solution pour les situations où le client ne peut pas être assisté, par exemple, s’il appelle en dehors des heures de bureau, ou si toutes les extensions du standard téléphonique sont occupées. 

enregistrer-messages-entreprise

De quels types de standard téléphonique une entreprise a-t-elle besoin ?

Messages d’accueil de bienvenue 

C’est généralement le premier message d’accueil qui est ajouté et il est essentiel pour tout standard téléphonique. C’est le premier message que le client entendra et  moyennant lequel il est informé sur l’entreprise en question. Normalement, le nom de la société et la suite des événements sont indiqués, par exemple : « Bienvenue chez Fonvirtual, vous serez bientôt assisté par un agent« . Vous pouvez également compléter le message d’accueil avec un menu d’options, ou, par exemple, en indiquant les heures d’ouverture.

Vous disposez de nombreuses options pour ajouter des messages :

« Bonjour et bienvenue dans notre société, ne quittez pas, un conseiller va vous répondre ».

« Bienvenue chez « monentreprise ». Nous allons prendre votre appel dans quelques instants, merci de rester en ligne ».

« Bonjour et bienvenue chez « monentreprise », veuillez ne pas quitter nous allons donner suite à votre appel dans quelques instants ».

Messages d’accueil en dehors des heures de bureau

Si quelqu’un appelle le standard en dehors des heures d’ouverture du service clientèle, il est conseillé de disposer d’un message pour l’informer du nom de l’entreprise et des heures d’ouverture, par exemple : « Nos heures d’ouverture sont de 8 à 14 heures et de 15 à 17 heures du lundi au vendredi« . Vous pouvez également offrir le client la possibilité de laisser un message sur la boîte vocale, ou de faire la demande par courrier, afin que l’entreprise puisse le contacter plus tard. Par exemple : « Pour l’instant, nous ne pouvons pas prendre votre appel, mais vous pouvez nous envoyer un e-mail avec votre demande à info@monentreprise.com ou nous laisser un message sur notre boîte vocale« .

Vous pouvez voir ici d’autres exemples pour ajouter des messages :

« Bienvenue chez « monentreprise », nos services sont actuellement fermés. Merci de bien vouloir renouvelez votre appel, du lundi au vendredi, de 8H à 12H, et de 13H à 17H30 »

« Les bureaux de « monentreprise », sont actuellement fermés. Nous vous invitons à renouveler votre appel du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 heures à 18 heures. Merci et à bientôt. »

Messages d’accueil occupés 

Il peut arriver, pour différentes raisons, qu’un client appelle le standard mais que toutes ses extensions soient occupées, de sorte que le client ne peut pas être assisté immédiatement. Dans ce cas, nous avons plus d’une possibilité, par exemple en incluant un message informatif expliquant que les agents ne sont pas disponibles. Si vous décidez ensuite de placer le client sur une file d’attente, vous pouvez l’informer de temps en temps qu’il sera assisté prochainement, par exemple : « Nos agents sont occupés en ce moment,  nous vous remercions de bien vouloir rester en attente, nous allons vous répondre dans quelques instants« . 

Une autre possibilité que nous avons est que l’appel se termine sur la boîte vocale, où nous pouvons inclure un message personnalisé informant le client qu’il peut laisser un message ou qu’il peut rappeler plus tard:

« Bienvenue chez « monentreprise ». Le service que vous souhaitez joindre n’est pas disponible à cet instant. Nous vous invitons à renouveler votre appel d’ici quelques minutes. Merci et à très bientôt ».

« Bienvenue à « monentreprise ». Tous vos correspondants sont en ligne actuellement.Nous vous prions de bien vouloir renouveler votre appel dans quelques instants. Nous vous remercions de votre compréhension ».

Messages d’accueil en congés ou fériés 

Pour les périodes telles que les jours fériés ou lorsque l’entreprise est en congés, des messages d’accueil personnalisés peuvent être inclus pour informer le client de la raison pour laquelle son appel ne peut être répondu. Il est conseillé dans ce cas d’informer sur les autres moyens de contacter l’entreprise pendant cette période. Un exemple serait : « Notre entreprise est fermée pour congés jusqu’au 30 août, vous pouvez laisser un message sur notre boîte vocale avec votre demande afin que nous puissions vous contacter dès notre retour ou, en cas d’urgence, vous pouvez nous envoyer un e-mail à info@monentreprise.com”.

D’autres exemples :

« Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de « monentreprise ». Nous serons en congé jusqu’au 15 septembre. Veuillez nous laisser un message avec votre nom et la raison de votre appel, et nous vous recontacterons dès notre retour ».

« Bienvenu chez « monentreprise ». Nous serons absents jusqu’au lundi 25 septembre inclusivement. Nous vous invitons à nous laisser un message. Vous pouvez aussi vous adresser au info@monentreprise.com. Merci ».

Messages d’accueil pour le menu d’options 

Dans ce cas, les messages d’accueil vont décrire les différentes options vers lesquelles l’appel peut être transféré, afin que les clients puissent choisir, par exemple, le service à contacter. Un exemple : « Si vous êtes déjà client, appuyez sur le 1, si vous voulez des informations commerciales, appuyez sur le 2… » ou « Si vous voulez contacter notre bureau de Barcelone, appuyez sur le 1, si vous voulez contacter notre bureau de Madrid, appuyez sur le 2« .