Depuis ses origines, le géant technologique Google a réfléchi et réinventé ses services aux entreprises et aux particuliers afin de s’adapter aux besoins d’un monde hyperconnecté. L’une de ces adaptations remonte à 2006, lorsqu’elle a commencé à offrir aux entreprises un espace avancé, appelé Google Suite (G Suite)

Cette plateforme, qui était gratuite pour les entreprises, les organisations à but non lucratif et les établissements d’enseignement, offrait un ensemble d’outils de communication gratuits basés sur le cloud pour améliorer la productivité et créer un environnement collaboratif.

Ces dernières années, la société a apporté des changements en termes de nom et de fonctionnalités, allant même jusqu’à faire payer le service à partir de 2012 pour les nouvelles entreprises qui souhaitaient utiliser la plateforme. Malgré cela, G Suite est restée gratuite pour ceux qui utilisaient régulièrement ses comptes professionnels, ce qui leur a permis de réaliser d’importantes économies.

Cependant, au début de l’année 2022, Google a annoncé qu’à partir du 1er juillet, il cesserait d’offrir ces services gratuitement, de sorte que les entreprises devraient choisir l’un des plans payants Workspace. Maintenant qu’elles doivent prendre une décision, nombre d’entre elles ont commencé à envisager d’autres options qui répondent mieux à leurs besoins et offrent d’autres fonctionnalités.

Ainsi, pour que vous sachiez comment ces changements peuvent affecter votre entreprise et quelles sont les alternatives qui existent, aujourd’hui Fonvirtual vous partage tout ce que vous devez savoir sur G Suite, depuis son évolution jusqu’aux changements qui arriveront à partir de juillet prochain, en passant par les alternatives qui s’offrent à vous.

Qu’est-ce que G Suite a offert aux entreprises ?

Domaine de l’entreprise

Pour les clients, le fait de les contacter par le biais d’un compte de messagerie contenant le domaine de l’entreprise (exemple@domainentreprise.com) renforce leur confiance, car si nous les contactons depuis un compte générique, ils peuvent douter qu’ils s’adressent à une véritable entreprise.

G Suite offrait cette possibilité et permettait en outre de définir les autorisations et le fonctionnement des applications auxquelles les utilisateurs avaient accès en fonction de la configuration établie par l’entreprise sur le panneau de l’administrateur.

Un environnement collaboratif

Bien que les employés puissent profiter des fonctionnalités de la plateforme à titre individuel, celle-ci a été conçue pour favoriser le travail en équipe. En ce sens, G Suite offrait des applications avancées pour faciliter la communication et la collaboration entre les employés depuis n’importe où.

Par exemple, en termes de communication, un compte d’entreprise avait accès à des logiciels avancés de vidéoconférence et de messagerie instantanée : Google Meet et Google Chat

Contrairement à Hangouts (un service spécifique aux comptes génériques), Meet permettait d’organiser des réunions, non seulement avec les employés de l’organisation elle-même, mais aussi avec des partenaires externes (clients, fournisseurs, etc.).

Le chat, quant à lui, permettait aux employés d’avoir une conversation en temps réel par le biais de la messagerie directe ou de la création de salons de discussion en équipe. Il disposait également d’une fonction de messagerie de groupe permettant de partager du contenu et de diffuser un message uniquement aux membres de ce groupe.

Augmentation de la capacité de stockage en nuage

Qu’ils soient d’entreprise ou non, tous les comptes Google sont hébergés sur le cloud et offrent donc aux utilisateurs la possibilité de télécharger et d’enregistrer leurs fichiers et documents dans une application telle que Drive. Cependant, en fonction de  si G Suite était utilisé ou pas, la capacité de stockage était différente.

Les comptes d’entreprise disposaient de 30 Go ou d’un espace illimité (selon le type d’entité : société, organisation à but non lucratif ou établissement d’enseignement), contrairement aux comptes génériques, qui ne disposaient que de 15 Go.

Sécurité

Bien que toutes les applications Google soient caractérisées par la sécurité, G Suite était la mieux adaptée aux besoins que les entreprises pouvaient avoir dans ce domaine. C’est pourquoi elle a proposé des services tels que l’authentification à deux facteurs, qui consiste à demander une confirmation en plus du mot de passe lors de la connexion (par exemple, un code envoyé à un numéro de téléphone).

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Qu’est-ce qui a changé avec Google Workspace ?

Comme nous venons de le voir, G Suite disposait de fonctionnalités très utiles pour favoriser un environnement collaboratif depuis n’importe où et la productivité dans les entreprises. Cependant, elle présentait un inconvénient majeur : les applications n’étaient pas connectées entre elles, de sorte que la plate-forme n’était pas utilisée à son plein potentiel et que l’on perdait beaucoup de temps à passer de l’une à l’autre. 

Ainsi, en octobre 2020, Google a introduit une série de modifications afin de s’adapter aux exigences du nouveau profil de travailleur qui avait émergé après la pandémie. Un travailleur qui avait besoin de trouver rapidement et facilement ses outils de communication interne, dans un environnement où ils étaient tous intégrés et « collaboraient » les uns avec les autres. À cette fin, G Suite est devenue Workspace, un espace qui répondait à ce besoin et qui, à partir de juin 2021, a également été étendu à tout compte Google. 

Bien que les outils inclus n’aient pas été modifiés et qu’il n’ait pas été nécessaire de réapprendre à utiliser le service, l’expérience utilisateur a été améliorée et des fonctionnalités avancées ont été ajoutées pour faciliter la communication interne de l’entreprise. Par exemple, avec Workspace, les utilisateurs peuvent lancer un appel vidéo interne (pas avec des clients) directement à partir de l’application Chat, sans avoir à quitter la conversation.

Qu’est-ce qui change à partir du 1er juillet 2022 ?

Comme nous l’avons dit au début, bien que Workspace ait commencé à être payant pour les entreprises qui souhaitaient commencer à utiliser le service, il est resté gratuit pour celles qui utilisaient régulièrement Suite. 

Toutefois, au début de l’année, Google a annoncé que cet avantage avait une date limite. À partir du 1er juillet, les utilisateurs de comptes professionnels G Suite devront avoir choisi l’un des plans payants Workspace. Si les entreprises n’effectuent pas le changement à cette date, celui-ci se fera automatiquement, en tenant compte des caractéristiques et des besoins de l’entreprise.

Pour que ce processus puisse se dérouler sans interruption de service, il est important de mettre à jour nos données de facturation avant le 1er août (date à laquelle la première redevance mensuelle sera facturée). Dans le cas contraire, nous perdrons l’accès à toutes les fonctionnalités et applications de l’espace de travail jusqu’à la mise à jour.

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Quelles sont les alternatives à G Suite ?

Bien qu’elle présente de nombreux avantages, G Suite présente deux inconvénients majeurs : d’une part, elle ne permet pas l’intégration d’outils autres que ceux développés par Google ; d’autre part, il faut garder à l’esprit qu’elle ne couvre pas la partie téléphonie dont toute entreprise a besoin pour communiquer en interne et avec ses clients

Nous entendons par là que, bien que des vidéoconférences puissent être organisées avec des personnes extérieures à l’organisation, nous ne disposons pas d’un numéro que les clients peuvent appeler lorsqu’ils souhaitent nous contacter. En d’autres termes, avec G Suite, nous ne pouvons pas gérer toutes les communications clients nécessaires à une entreprise. Cela nous oblige à recourir à des logiciels tiers et entraîne une baisse de productivité et d’efficacité, car nous devons passer d’un écran à l’autre pour gérer chaque interaction.

Maintenant que les entreprises doivent supporter le coût par utilisateur de ce service, nombre d’entre elles ont décidé de chercher des alternatives moins coûteuses qui leur permettent d’utiliser leurs outils, de communiquer avec le reste de l’équipe, quel que soit l’endroit où se trouvent les employés, et de mener des conversations avec les clients à partir d’une interface unique. 

Chez Fonvirtual, nous vous offrons cela et bien plus encore grâce à notre solution de standard téléphonique virtuel. Contrairement à Google Suite, avec cette solution, vous pouvez gérer vos communications internes et externes à partir sur la même interface et, si vous le souhaitez, vous pouvez l’intégrer à d’autres logiciels de votre entreprise, comme un CRM.

La plupart des offres de PBX virtuels ne sont pas en mesure de remplacer les services fournis par G Suite, car elles sont conçues uniquement pour gérer les communications externes. Cependant, chez Fonvirtual, nous allons plus loin : avec votre tarif de standard téléphonique virtuel, vous aurez accès à un puissant système de communication interne par la voix, le chat et la vidéo depuis la même interface sur laquelle vous gérez les conversations avec vos clients.

De plus, avec notre solution, vous obtiendrez, pour un coût par utilisateur bien inférieur, les mêmes fonctionnalités que celles offertes par les plans payants de Workspace (et bien d’autres encore) : création de groupes de travail et de listes de diffusion ; gestion de la présence et du statut des utilisateurs via un panneau de supervision ; accès simultané sur plusieurs appareils (ordinateur, mobile et tablette en même temps) ; assistant personnel virtuel…. 

Si vous voulez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles Fonvirtual est la meilleure alternative à G Suite, ainsi que sur nos tarifs, nous vous invitons à nous contacter. Notre équipe vous accompagnera et vous conseillera dans tout ce dont vous avez besoin !

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