La liste des systèmes qui nous aident dans nos tâches quotidiennes s’allonge chaque jour un peu plus. Des outils Cloud aux systèmes d’Intelligence Artificielle, les nouvelles technologies possèdent un avantage fondamental : faciliter la vie des gens en automatisant les processus. En particulier, dans l’environnement des entreprises, en raison des nombreux changements en conséquence de la pandémie, ils ont influencé la transformation de l’espace et de la culture de travail, donnant lieu à différents modèles. Ainsi, nous pouvons trouver tout ce qui va d’une situation entièrement en face à face au télétravail complet, en passant par des options intermédiaires qui mélangent les deux types.

En ce qui concerne le retour au travail en présentiel, les entreprises ont trouvé dans les nouvelles technologies un moyen de favoriser un lieu de travail confortable et sûr. En ce sens, ils profitent de tous les avantages de la transformation numérique pour améliorer les processus et surmonter de nouveaux défis. C’est là qu’intervient le concept de bureau intelligent, un moyen d’automatiser et de numériser l’environnement professionnel pour accroître la satisfaction et la sécurité des utilisateurs et de leurs clients.

Dans cet article, nous vous présentons les clés de ce qui est sans doute en train de devenir le bureau du futur.

Qu’est ce qu’un bureau intelligent ?

Ces dernières années, l’aménagement des bureaux a radicalement changé. Entre autres changements substantiels, nous avons remplacé le papier, les télécopies et les calendriers par des ordinateurs, des smartphones et des tablettes. Au cours des 30 dernières années, nous avons choisi de créer des lieux de travail où les personnes et la technologie se rencontrent, où qu’elles se trouvent.

En ce sens, le bureau intelligent est configuré comme un espace dans lequel les compétences et les capacités personnelles sont combinées avec l’efficacité fournie par les outils numériques. De cette façon, en plus d’augmenter les performances et la fonctionnalité des employés, il est possible d’améliorer l’image de l’entreprise, non seulement pour les clients, mais aussi pour les employés eux-mêmes.

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Quels sont ses avantages ?

L’une des caractéristiques fondamentales du bureau intelligent est, sans aucun doute, le fait qu’il place la technologie au centre de l’espace. Cela présente de nombreux avantages comme :

  • Gestion centralisée : dans ces bureaux, les outils sont généralement centralisés sur une seule plate-forme. De cette façon, il est possible pour chacun des départements et leurs employés respectifs d’accéder aux informations en temps réel. Il s’agit de rechercher des synergies entre les différents systèmes de l’entreprise pour les combiner et obtenir un accès à partir d’un même endroit, par exemple, les CRM et les communications de l’entreprise. De cette façon, la productivité des employés et de l’entreprise elle-même augmente, car ils ne doivent pas perdre de temps à chercher des informations dans différentes applications.
  • Accessible de n’importe où : un bureau intelligent permet justement de travailler facilement de n’importe où. La mobilité au travail est une réalité. Et nous ne parlons plus seulement des déplacements domicile-travail. En particulier dans le sillage de Covid-19, à tout moment, certains travailleurs peuvent être contraints de rester à la maison en raison d’une contagion, et c’est pourquoi les entreprises doivent trouver des solutions qui leur permettent de poursuivre la journée de travail où qu’ils soient, en évitant tout type d’installation physique. Ainsi, la connectivité et l’ubiquité (la possibilité d’utiliser des outils partout dans le monde) deviennent un élément clé des bureaux intelligents.
  • Amélioration de la communication : dans toute entreprise, la communication est un élément clé. Et dans les bureaux intelligents, c’est encore plus vrai. Cependant, il faut garder à l’esprit que grâce à l’omniprésence qu’ils offrent, il peut y avoir des travailleurs à distance, mais il est important de connaître les clés pour gérer une équipe de travail hybride et de disposer des bons outils de communication interne pour favoriser une communication rapide et directe.
  • Innovation : dans un bureau intelligent, l’innovation est présente à tout moment. Par exemple, lorsqu’il s’agit de contacter des clients, il n’y a plus seulement des appels, mais il est également possible de le faire via des applications de messagerie instantanée, comme WhatsApp ou Telegram. En ce sens, des outils tels que le standard téléphonique virtuel, dont nous parlerons plus tard, peuvent devenir votre meilleur allié, car ils permettent l’intégration et la gestion des différents canaux de communication à partir d’une même plateforme. 
  • Flexibilité : dans un bureau intelligent, il est beaucoup plus facile de mettre en œuvre des solutions qui automatisent les processus. Par exemple, celles basées sur l’intelligence artificielle permettent aux travailleurs de se concentrer sur d’autres tâches pendant qu’un chatbot ou un callbot traite les demandes non qualifiées, atteignant ainsi un degré d’efficacité plus élevé que dans un espace sans technologie.
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  • Amélioration de l’expérience utilisateur : ces types de bureaux disposent non seulement des dernières technologies pour faciliter les processus et la communication en interne, mais aussi en externe, c’est-à-dire avec les fournisseurs et les clients. En ce sens, l’utilisation des outils numériques donnera de la qualité à votre service client et vos relations avec les fournisseurs, ce qui se traduit par une amélioration de l’image de marque. En outre, grâce à de petits détails comme le fait de permettre le contact par n’importe quel canal, les utilisateurs auront le sentiment que l’entreprise s’investit pour faciliter la communication avec eux, ce qui augmentera leur confiance et leur fidélité envers la marque.

Les outils indispensables dans un bureau intelligent

Comme nous venons de le voir, cette nouvelle perception du lieu de travail peut apporter de nombreux avantages. Cependant, afin de maximiser tous ces avantages, il est nécessaire de disposer des bons outils. En voici les plus importants :

  • Standard téléphonique virtuel : dans les bureaux “traditionnels”, il était normal de trouver un standard téléphonique physique dans une pièce ou placé sur le bureau lui-même, ce qui prenait indubitablement beaucoup de place. De plus, l’installation de l’équipement était très coûteuse. Aujourd’hui, cependant, la situation a changé, et dans les nouveaux bureaux intelligents, il n’y a plus besoin d’installation ou d’équipement supplémentaire. Dans les standards téléphoniques virtuels, rien ne se passe sur les appareils. Tout est dans le Cloud, il est donc possible d’accéder à vos communications de n’importe où et avec l’appareil que vous avez avec vous à ce moment-là. Cela permet de réduire les coûts d’installation et de maintenance, car il suffit simplement d’une connexion Internet stable et d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone portable, ce que tout le monde possède aujourd’hui.
  • Agents virtuels : l’Intelligence Artificielle devient l’un des éléments essentiels de toute entreprise. En effet, les utilisateurs, lorsqu’ils contactent une entreprise, cherchent des réponses rapides, ce que les chatbots et les callbots peuvent leur fournir. Avec un agent virtuel qui reçoit vos clients, que ce soit dans un appel ou dans une conversation WhatsApp, vous pourrez traiter rapidement les demandes simples en plus de donner de la qualité à votre service. Dans le cas d’une demande plus complexe ou d’une demande à laquelle le robot n’a pas de réponse, il transférera la conversation à un agent, mais le client aura été pris en charge au préalable. Ainsi, vous réduisez le temps d’attente et améliorez l’image de marque de votre entreprise.
  • CRM : un système de gestion de la clientèle est un autre outil essentiel du bureau intelligent. Grâce à elle, les informations seront centralisées sur une même plateforme, les agents y ayant accès à tout moment. En outre, il permet l’intégration avec le standard virtuel, ce qui offre de nombreux avantages, comme la remontée automatique du dossier du client lorsque l’agent reçoit une conversation. Cela leur permet de disposer plus facilement des informations préalables et de fournir un service personnalisé et approprié. Enfin, les informations peuvent être modifiées avant, pendant et après l’appel, le reste des membres de l’équipe y ayant accès en temps réel.

Chez Fonvirtual, nous avons tous les outils dont vous aurez besoin pour un bureau intelligent. Nous vous aiderons à trouver la solution adaptée à vos besoins afin que vous puissiez bénéficier de tous les avantages de l’implantation de la technologie dans votre entreprise. Si vous voulez plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe vous accompagnera et vous conseillera tout au long du processus afin que vous puissiez profiter de tout ce que nos outils ont à offrir.