Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises choisissent d’offrir à leurs travailleurs la possibilité de profiter du travail à distance. Le télétravail a reformulé la manière dont la collaboration en équipe s’établit au sein des organisations. La communication d’entreprise a dû évoluer d’un contact en face à face entre l’équipe pour le faire via des outils de collaboration basés sur Internet.
L’une des principales craintes des entreprises, lorsque la communication en ligne de leurs travailleurs s’est établie de manière aussi majoritaire, était la perte d’efficacité dans la communication formelle et informelle de l’entreprise. Ongle solution de standard téléphonique virtuel pour les entreprises. C’est une bonne alternative pour communiquer avec le client, mais qu’en est-il des membres de l’organisation eux-mêmes ?
Parallèlement, la technologie a développé des outils qui permettent aux équipes d’établir différentes façons de communiquer, reflétant, d’une certaine manière, ce qui se passe lorsque les équipes collaborent personnellement. Il ne s’agit pas exclusivement de pouvoir parler à l’autre personne, mais de pouvoir le voir, de pouvoir le faire à plusieurs, de pouvoir fournir de la documentation…
D’autre part, pour les entreprises, il est crucial non seulement de choisir des technologies qui permettent toutes ces formes de communication, mais aussi, nécessairement, il est nécessaire de choisir des technologies qui génèrent une traçabilité de tout ce qui est fait. Pour tout cela, les enregistrements des conversations téléphoniques, des visioconférences, des conversations menées entre collègues ou en groupe ou encore savoir à quelle heure le travail a commencé sont élémentaires.
Quels sont les principaux outils de communication professionnelle ?
Afin de favoriser une collaboration efficace entre les équipes distantes, il semble essentiel qu’au moins les outils suivants existent dans n’importe quel environnement communications unifiées:
Boîte de réception
À de nombreuses reprises, dans la communication d’entreprise, il est plus facile d’envoyer un message ou d’échanger rapidement plusieurs messages avec n’importe quel collègue que de l’appeler. C’est moins encombrant, c’est plus précis -par exemple, si vous avez besoin de laisser un message- et c’est moins invasif.
En plus de la communication en tête-à-tête, l’existence de groupes où la collaboration en équipe peut exister semble également essentielle. Que ce soit par départements (administration, ventes, informatique) par sites ou, par exemple, par langues, avoir un élément de communication commun génère généralement beaucoup de valeur.
Appels
C’est la forme de communication la plus basique et, technologiquement parlant, la plus classique pour les équipes qui opèrent à distance.
Le grand avantage de la communication Internet au sein d’une même plate-forme est la réduction des coûts. Jusqu’à il y a peu d’années, la communication téléphonique devait techniquement s’effectuer de numéro à numéro, ce qui générait des coûts, particulièrement importants pour les appels internationaux.
Grâce à Internet, les appels entre deux utilisateurs utilisant la même plateforme sont gratuits.
Appels vidéo ou vidéoconférence
Ça a été la grosse explosion, surtout après le covid. D’une certaine manière, c’est le canal qui recrée le mieux le contact direct avec le reste de l’équipe.
États
Il est tout aussi important de pouvoir compter sur différents outils selon le type de communication, comme la possibilité de savoir à l’avance dans quel état se trouvent mes collègues. De la même manière que la collaboration en face à face est facile car vous pouvez voir si quelqu’un parle au téléphone, s’il est en train de le faire avec un autre collègue ou s’il semble simplement occupé, il est également essentiel que la communication en ligne puisse refléter ces états : occupé, disponible, en cours d’appel, en appel vidéo, etc.
Certains outils ont des alertes pour les changements de statut, ce qui le rend extrêmement efficace car il permet au reste des collègues de savoir avec une notification push quand la personne avec qui ils veulent communiquer est disponible.
Surveillance et données
Du côté des entreprises, il est essentiel non seulement de donner outils télétravail pour communiquer avec l’équipe mais de pouvoir contrôler une forme efficace. Pour cette raison, il est essentiel d’avoir des enregistrements des appels, des appels vidéo, des enregistrements de toutes les conversations qui ont eu lieu par messagerie. De la même manière, il semble important de pouvoir mesurer le temps pendant lequel les membres de l’organisation se connectent pour contrôler les charges de travail.
Bref, ces outils de collaboration qui encouragent le travail à distance sont là pour rester.
Regardez la vidéo explicative de notre solution
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