Très souvent, quand nous appelons le service clientèle d’une entreprise, nous entendons un message qui indique « Si vous connaissez le numéro de poste, composez-le ». À ce stade, nous avons l’impression de perdre notre temps, car si nous connaissons vraiment l’extension que nous voulons contacter, pourquoi devons-nous d’abord parler à une machine ? Il s’agit d’une des fonctions du standard téléphonique de plus en plus répandues, c’est pourquoi nous allons aujourd’hui révéler comment appeler directement une extension du standard d’une entreprise sans avoir à passer par tous les scénarios précédents.

En fait, non seulement vous découvrirez dans ce blog comment appeler directement un poste du standard, mais vous verrez aussi comment enregistrer le numéro du poste dans votre agenda, ce qui vous permettra de contacter cette personne plus rapidement et plus confortablement à l’avenir.

Tout d’abord, que voulons-nous dire exactement quand nous parlons d’une extension du PABX ?

Bien qu’apparemment les entreprises n’aient qu’un seul numéro de téléphone à contacter, la vérité est que, derrière ce numéro, peuvent se trouver des dizaines de postes pouvant recevoir et passer des appels en affichant le même numéro de tête. Aujourd’hui, les services de standard téléphonique qui utilisent une technologie plus avancée comme le WebRTC, permettent de diviser ce numéro principal en différentes extensions, qui peuvent être utilisées par les travailleurs de n’importe où. 

Une définition simple d’une extension PBX pourrait être la suivante : une série de numéros internes courts qui permettent à un appel effectué par un utilisateur vers le PBX de l’entreprise d’être dirigé vers un agent (en appuyant sur ce numéro une fois l’appel lancé) sans que chacun d’eux ne doive disposer d’une ligne téléphonique indépendante avec sa propre numérotation.

Quant au nombre maximum d’extensions qu’un numéro de téléphone peut avoir, actuellement, avec la technologie WebRTC, nous pouvons dire que les possibilités sont infinies.

Comment appeler directement un poste du standard ?

La première étape consiste à indiquer sur notre portable le numéro de standard que nous voulons appeler (par exemple, le numéro du bureau de Fonvirtual en France, 01 76 54 76 50). Ensuite, lorsque nous entendons la phrase « si vous connaissez le poste, composez-le », nous devons appuyer sur la touche « dièse » (#), de sorte qu’un point-virgule soit ajouté juste après le numéro composé. La dernière étape consiste à composer le poste téléphonique que nous voulons contacter directement sans avoir à passer par toutes les phases du standard de l’entreprise.

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Comment puis-je enregistrer le numéro de poste dans le carnet d’adresses de mon téléphone portable ?

Si nous estimons que nous allons vouloir appeler régulièrement une extension du standard directement, il est beaucoup plus pratique d’enregistrer le numéro sur le répertoire téléphonique de notre téléphone portable. Pour ce faire, nous devrons suivre les étapes détaillées ci-dessous. La manière de procéder est très similaire pour Android et iPhone. 

Tout d’abord, nous créons ou modifions le contact auquel nous allons associer l’extension. Une fois que nous l’aurons, nous devrons également écrire le numéro du standard que nous souhaitons appeler. Comme dans la section précédente, il s’agit de maintenir la touche qui se trouve dans le coin inférieur gauche où apparaissent l’astérisque (*) et le dièse (#). Ceux qui possèdent un iPhone verront également le symbole (+) -.

Lorsque vous maintenez la touche enfoncée, vous verrez apparaître sur le clavier plusieurs options qui n’étaient pas affichées auparavant, dont une qui dit « Attendre ». Appuyez dessus et le point-virgule sera ajouté après le numéro du standard. Nous pouvons maintenant ajouter l’extension que nous voulons au numéro.

Appeler internement entre les extensions du standard

Jusqu’à présent, nous avons parlé des appels directs vers les postes d’un utilisateur externe au standard, mais que se passe-t-il lorsque l’on veut passer des appels internes entre les postes du standard ? Quel numéro les employés doivent-ils appeler pour parler directement à leurs collègues, sans avoir à appeler le téléphone fixe de l’entreprise ou leur téléphone portable personnel ?

Cela est très facile! Avec Fonvirtual, chaque extension aura un numéro qui sera utilisé exclusivement pour communiquer en interne. Vous pourrez enregistrer les numéros internes de vos collègues dans l’agenda du standard pour les appeler directement et totalement gratuitement.