Tout au long de la crise générée par le Covid-19, nous avons été obligés de chercher de nouvelles façons de communiquer avec nos amis, notre famille, nos collègues et nos clients. Du fait de l’éloignement physique, les applications de vidéoconférence sont devenues l’un des éléments essentiels de tout appareil et ont connu une forte croissance.

Dans le cas des entreprises, ces outils permettent de couvrir les besoins, non seulement de communication interne entre les différents employés et départements, mais aussi externe avec les clients et les fournisseurs. Il n’est plus nécessaire de se déplacer physiquement pour les rencontrer, surtout maintenant que les restrictions de mobilité et le télétravail sont très présentes dans l’environnement des entreprises. Lisez la suite car nous vous expliquons ce que c’est et comment vous pouvez tirer le meilleur parti de tous ses avantages.

Qu’est-ce que la vidéoconférence et quels sont ses avantages ?

Une vidéoconférence est un système interactif qui génère une connexion en temps réel à travers un écran avec une ou plusieurs personnes situées à différents endroits. Ces outils permettent la transmission sur Internet de vidéos, d’audio et de fichiers. Ce dernier élément est important, car c’est ce qui le différencie des appels vidéo, qui ne permettent pas de partager ce type d’informations.

L’utilisation de systèmes de vidéoconférence dans notre entreprise nous permet d’améliorer de nombreux aspects dans notre quotidien, ce qui peut nous apporter de nombreux avantages :

• Elle nous permet de gagner du temps et de réduire les frais de déplacement : en ne devant pas nous déplacer vers un lieu physique pour participer à la réunion, nous évitons les éventuels problèmes qui peuvent survenir en cours de route, tels que les embouteillages. 
• Nous allons améliorer notre productivité et notre efficacité : cela nous permet de nous concentrer sur les problèmes qui nécessitent une plus grande attention au lieu de questions secondaires, tout en accélérant les processus.
• Nous allons améliorer les relations interpersonnelles : en pouvant voir les personnes de l’autre côté de l’écran, nous aurons un contact plus étroit avec nos clients et les membres de l’équipe, comme si nous participions personnellement à la réunion.

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Comment réaliser une vidéoconférence en fonction de vos besoins ?

Bien qu’aujourd’hui tout le monde sache comment faire une vidéoconférence, selon l’intention avec laquelle vous voulez la réaliser, vous devrez utiliser une solution ou une autre. Voici quelques exemples de réunions proposées par des logiciels de vidéoconférence: 

Vidéoconférence pour un petit groupe

Si vous souhaitez organiser une vidéoconférence avec un petit groupe, la meilleure solution est de créer une salle de réunion. Les participants s’inscrivent via un lien d’invitation qui leur sera envoyé à l’avance, et ils pourront y accéder à partir de n’importe quel navigateur et application. 

Vidéoconférence pour une conférence ou un grand public  

Si votre public est plus large mais que vous ayez besoin d’une interaction entre les participants, la meilleure option dans ce cas est un webinaire. Grâce à cet outil, vous pouvez créer des conférences, des présentations de produits et des événements, permettant à vos participants de communiquer avec vous en temps réel, comme si cela se passait dans un espace physique. Il vous permet de partager des documents et l’écran de votre interlocuteur, ainsi que l’enregistrement, que vous pouvez partager plus tard sur n’importe quelle plateforme vidéo.

Vidéoconférence pour la formation ou le soutien

Il est essentiel de conseiller et de fournir une assistance technique à vos clients lorsqu’ils en ont besoin, ainsi que de former votre équipe pour qu’elle puisse s’acquitter correctement de ses tâches. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’une des deux options ci-dessus, en fonction de l’importance de votre public.

La meilleure technologie pour la vidéoconférence : WebRTC

Maintenant que nous savons de quoi il s’agit et comment réaliser une vidéoconférence en fonction des besoins de votre entreprise, vous vous demandez peut-être quelle est la meilleure technologie pour la vidéoconférence. Pour nous, la réponse est claire : la technologie WebRTC. Cet outil permet une communication instantanée entre une ou plusieurs personnes par le biais d’un navigateur web, ce qui présente de nombreux avantages :

• Vous n’avez absolument rien à installer ou à télécharger. Il vous suffit d’ouvrir votre navigateur et de partager le lien de vidéoconférence avec les personnes que vous souhaitez voir présentes. De plus, vous pouvez protéger la salle par un mot de passe afin que seuls ceux que vous voulez puissent y accéder.

• Qualité HD. La différence avec les autres logiciels de vidéoconférence IP est que la vidéo et le son des communications WebRTC sont de très haute qualité.

• Elle a déjà intégré des outils de collaboration. Pendant la vidéoconférence, nous avons la possibilité de discuter par le biais du chat en ligne qui existe, ou de partager l’écran pour une démonstration. Nous pouvons même partager un fichier.

• L’un des avantages les plus frappants de la vidéoconférence par WebRTC est la transcription en temps réel de la conversation en cours. Il est disponible en plusieurs langues, il est donc également possible d’avoir une traduction en temps réel de la transcription. 

• Le logiciel de vidéoconférence comprend une localisation géographique de chacun des participants, ainsi que le temps qui dépend de la région dans laquelle ils se trouvent. Nous pouvons ainsi offrir un service personnalisé. 

• À la fin de la vidéoconférence, un enregistrement de l’ensemble de la vidéoconférence sera réalisé. Grâce à un lien, vous pouvez le partager pour l’envoyer aux différents participants ou y accéder pour consulter toute information qui aurait pu vous échapper. 

Aujourd’hui, cet outil est devenu indispensable pour les entreprises. L’essor du télétravail a rendu indispensable de savoir comment réaliser une vidéoconférence pour en tirer le meilleur parti. De plus, les relations entre les travailleurs et les clients se numérisent en raison de la situation actuelle, il est donc nécessaire de s’adapter aux changements grâce à des outils comme celui-ci.