Le succès de votre entreprise dépendra en grande partie du dévouement et des heures de travail que vous y consacrerez. Toutefois, dans de nombreux cas, nous sommes limités quand il s’agit de le consacrer tout le temps que nous voudrions, car une grande partie du temps disponible devra être destiné à des tâches qui ne sont pas directement liées à l’activité, comme l’administration ou la réponse aux courriels ou aux appels téléphoniques. Il est donc habituel de ne pas trouver parfois le moment idéal pour répondre à un appel important. En d’autres termes, si vous y répondez à certains moments de la journée, vous ne le faites peut-être pas avec l’attention et la qualité suffisantes, comme lors d’une réunion, d’un voyage d’affaires, etc. Aujourd’hui, nous allons parler de comment gérer vos appels sans avoir besoin d’une secrétaire.

L’importance de l’attention téléphonique

Aujourd’hui, même si nous sommes à l’ère d’Internet, la plupart des clients potentiels préfèrent encore le téléphone comme moyen de communication avec les entreprises. Les experts estiment que l’absence de réponse aux appels reçus par l’entreprise se traduit par une perte de 30 % des revenus.

C’est pourquoi la réponse aux appels est essentielle, tout comme la distribution de l’appel à la personne avec laquelle l’appelant veut parler. Dans le cas contraire, il est plus facile pour les clients de trouver un autre fournisseur. 

Dans de nombreux cas, les entreprises choisissent de recruter une personne (réceptionniste, secrétaire…) qui sera responsable de cette tâche, en plus des autres, de première attention téléphonique et de distribution des appels.

Cependant, de nos jours, ceci est beaucoup plus facile grâce au service de Call Center Software proposé par certaines firmes de télécommunications, comme Fonvirtual, et à son menu d’options ou secrétariat en ligne.

Qu’est-ce qu’un Call Center Software ?

L’évolution de la technologie a permis le développement de logiciels de gestion des appels, tels que le standard virtuel ou le Call Center Software, ceux qui assurent une distribution intelligente des appels à travers du IVR et de l’ ACD.

Ce système, qui fonctionne dans le nuage et utilise des systèmes d’intelligence artificielle, ne nécessite aucune installation physique ni aucun des nombreux inconvénients des call centers traditionnels. Grâce à cet outil, il n’est plus nécessaire que les agents de votre centre d’appel se trouvent à proximité.

Par conséquent, un Call Center Software est une solution de communication, interne et externe, pour les entreprises. Un système qui, en outre, permet d’optimiser les ressources en détectant l’origine de l’appel ou en attribuant un menu d’options ou secrétaire virtuelle qui fait que l’appelant parle directement à la personne souhaitée, à tout moment.

Qu’est-ce qu’un menu d’options ou secrétariat en ligne ? Gérez vos appels sans secrétaire

L’une des fonctionnalités incluses dans la solution de Call Center Software de Fonvirtual est le menu d’options, également appelé service secrétariat en ligne ou secrétaire virtuelle. Pour se faire une idée, c’est le message classique que nous entendons lorsque nous appelons un numéro de service clientèle où nous entendons « Appuyez sur 1 si vous voulez parler au service administratif, appuyez sur 2 si vous voulez parler au service commercial… ». Ensuite, grâce à l’IVR, l’appel sera dirigé vers le poste/personne approprié(e).

Qui n’a pas eu à passer plus de dix minutes sur une file d’attente téléphonique, pour finalement être assisté par différentes personnes qui passaient le problème de l’un à l’autre sans nous donner une solution? Grâce au service secrétariat en ligne, nous pouvons diviser ou répartir les appels entre les différents départements, de sorte que le client ou la personne qui appelle notre entreprise n’aura qu’à appuyer sur une touche pour choisir la personne qui l’assistera, en fonction de la raison de sa demande. Donc gérer les appels sans secrétaire est possible.


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Les possibilités sont infinies lorsqu’il s’agit d’établir la répartition des appels, comme par exemple les segmenter par département, par sujet, par langue, ou encore les dévier directement vers l’agent souhaité.

Ainsi, le service secrétariat en ligne ou secrétaire virtuelle du Call Center Software de Fonvirtual permet au client d’être assisté par la personne qui correspond le mieux à la question effectuée. Mais ce n’est pas le seul avantage de cet outil :

  • Tout d’abord, vous n’aurez pas besoin d’une secrétaire ou d’une personne embauchée uniquement pour faire la répartition des appels. La secrétaire virtuelle le fera automatiquement.
  • L’optimisation du temps, puisqu’il ne sera pas nécessaire de passer l’appel d’un agent à l’autre jusqu’à obtenir la bonne personne. L’appel ira directement à l’agent spécialisé en la matière et les autres pourront consacrer ce temps à répondre d’autres appels entrants.
  • Un service clientèle personnalisé, qui permettra au client de se sentir plus proche à l’entreprise et lui donnera un sentiment de professionnalisme.
  • Réduction des coûts, puisqu’il ne sera pas nécessaire de payer le salaire d’une personne dédiée à cette tâche.
  • Etc.

Alors n’hésitez pas et rejoignez la révolution avec Fonvirtual. Souscrivez à la solution Call Center Software et profitez de l’outil de secrétariat en ligne ou menu d’options et de bien d’autres fonctionnalités. Commencez à gérer vos appels sans avoir besoin d’une secrétaire tout en répondant à vos appels avec la qualité qu’ils méritent. Pour plus d’informations sur notre gamme de possibilités, visitez notre page.