La période estivale commence à peine et les allers-retours en vacances de vos employés se multiplient. Les entreprises se vident pendant cette saison, cependant les appels eux ne cessent pas.

Si pour une raison ou une autre il n’est pas possible de répondre aux appels durant cette période, le minimum que vous puissiez faire est d’informer vos clients de votre absence ainsi que de leur indiquer la date de votre retour ou de celle de vos employés afin de résoudre leur problème.

Le standard téléphonique virtuel, avec quelques unes de ses fonctionnalités peut résoudre ce problème. La fonctionnalité horaire indique à tout appelant les horaires de vacances, d’ouverture et de fermeture de l’entreprise afin que l’intéressé connaisse la période à laquelle rappeler. Il s’agit d’une solution intéressante et efficace pour les entreprises qui réduisent leurs journées de moitié ou pour celles qui ont des horaires particuliers en fonction des jours de la semaine.

Les locutions sont également une bonne solution dans la mesure où vous disposez d’une totale liberté pour dicter ces messages. Ils seront ensuite écoutés par les clients. Si par exemple, en août un client appelle votre entreprise, au lieu d’attendre sans fin une réponse, il écoutera un message lui informant que personne ne peut satisfaire son appel pour l’instant mais qu’il pourra essayer de nouveau tel ou tel jour. Cet outil sert aussi bien pour les périodes de vacances que pour les jours de festivités nationales ou de ponts.

Du côté des employés et de vous entrepreneur, le standard virtuel dispose d’une fonctionnalité « messagerie vocale » qui leur permettra et vous permettra d’écouter les messages reçus durant votre absence. En définitive, vous n’aurez pas perdu le fil de votre activité, et vous serez en mesure de rappeler les personnes ayant appelé. Vous recevrez les messages en format mp3 sur votre boîte mail. D’autre part, si le client ne souhaite pas laisser de message vocal, vous pouvez consulter sur votre panneau de configuration le numéro qui a appelé ainsi que l’heure et le jour où le client a essayé de joindre l’entreprise. Il s’agit d’un moyen efficace de savoir ce qu’il en est de vos clients quand vous êtes en vacances puisque toute l’information sera conservée sur votre boîte mail.

Ce sont des fonctionnalités très utiles du standard téléphonique virtuel qui vous aident à ne pas perdre l’information concernant vos clients et facilement récupérable une fois de retour.