La communication en entreprise est un des aspects les plus importants. Même si beaucoup développent leurs canaux de communication pour satisfaire leurs consommateurs au sein du service client ou du département commercial, la partie interne des échanges est bien trop souvent négligée. Avoir une bonne cohésion interne permet de renforcer les groupes de collaboration et de fluidifier le transfert d’informations entre les personnes et les secteurs grâce à la vidéoconférence interne, par exemple.
Prolonger ses performances de communication en interne est ainsi primordial mais, pour ce faire, il faut disposer des outils adéquats. Le plus avantageux serait de pouvoir combiner l’interne et l’externe sur une même plateforme et heureusement ce type de solution existe : il s’agit du standard téléphonique virtuel. Grâce à son fonctionnement sur le web, cet outil permet d’optimiser la communication interne dans le Cloud, au même titre que le contact avec les clients, fournisseurs ou prospects.
Tout au long de cet article, nous allons présenter les deux caractéristiques principales de la communication interne dans le Cloud en entreprise avec un standard téléphonique virtuel. Développés avec leurs avantages, nous évoquerons le chat d’entreprise et la vidéoconférence interne.
Le chat d’entreprise intégré au standard
La messagerie instantanée représente à elle seule de nombreux avantages. Dans l’optique d’améliorer la communication interne d’une société, le chat s’avère être un puissant outil. De plus, ce canal de messagerie instantanée est directement incorporé au standard téléphonique virtuel. Cela permet d’envoyer des informations textuelles tout en étant attentif aux appels téléphoniques entrant.
Les fonctionnalités
Avec un chat d’entreprise, vous bénéficiez de fonctionnalités qui faciliteront la gestion du flux de messages internes. Tout d’abord, il y a, évidemment, la possibilité de discuter avec les personnes appartenant à la même entreprise. Définie lors de la configuration du standard virtuel, une liste contenant tous les collaborateurs pourra être visualisée en permanence depuis l’espace du standard.
Depuis cet espace dédié à la communication interne, on peut y trouver des groupes de discussions (ou des groupes de collaboration). Il s’agit d’une messagerie groupée créée par le superviseur du standard. Dans ce groupe de collaborations, tous les employés inclus reçoivent les messages envoyés et peuvent en renvoyer à leur tour. Cela représente un avantage pour le travail collaboratif comme les brainstorming ou chacun peut donner une idée.
Un autre fonctionnalité de la messagerie instantanée intégrée au standard téléphonique, ce sont les listes de diffusions pour entreprise. Il ne faut pas les confondre avec les groupes de collaboration. Avec une liste de diffusion pour entreprise, on envoie un message à un groupe de personnes mais lorsque ces personnes répondent le message envoyé est seulement visible par la personne qui a envoyé l’information. Groupe ou liste, il s’agit de fonctionnalités pratiques pour les secteurs d’une entreprise pour qu’un message soit rapidement transmis.
Les avantages du chat d’entreprise
Le but de ce genre de fonctionnalité n’est pas de remplacer les mails mais la messagerie instantanée possède l’avantage de hiérarchiser l’information. Pour une requête qui nécessite une attention particulière ou une réponse rapide, la messagerie instantanée interne sera plus adaptée. De plus, réduire le nombre de mails permettra de se recentrer sur l’essentiel et ne plus couler sous leur quantité.
Nous avons tous pris l’habitude d’utiliser quotidiennement une application de messagerie instantanée. C’est un moyen de communication qui nous est plus familier. Avoir une réponse le plus rapidement possible est devenu une chose normale. Ainsi, l’utilisation sera plus intuitive pour tous et donc il sera plus simple d’atteindre des collaborateurs ou des supérieurs.
Un autre atout de cette fonctionnalité du standard téléphonique est la simplicité à partager des fichiers tels que des documents, des présentations, des photos ou des audios. Prenons un exemple, imaginons qu’un responsable ait pensé à une nouvelle stratégie de prospection qu’il va présenter dans la journée ou le lendemain, seulement il a besoin que le service commercial parcourt rapidement le résumé pour bien comprendre les objectifs.
Enfin les messages textuels instantanés rendent les relations internes plus libres, plus disponibles. En effet, contrairement aux mails, vous n’avez pas de signature et de formule de politesse.
La vidéoconférence en WebRTC
Un autre outil incorporé au standard téléphonique virtuel de votre entreprise c’est la vidéoconférence ou visioconférence. Elle a été incroyablement démocratisée à cause de la pandémie mais va continuer d’influencer notre façon de voir le travail d’équipe. La vidéoconférence interne possède elle aussi de nombreux avantages que ce soit juste par audio (un appel téléphonique en somme) ou avec audio et vidéo, ou encore par le fait que l’on puisse montrer à ses interlocuteurs ce qu’il se passe sur nos PC grâce au partage d’écran, elle révolutionne la communication interne dans le Cloud. Regardons les principaux avantages avantages sous 2 différents aspects de la gestion d’entreprise.
Avantages de la vidéoconférence interne dans le management
Avec les changements opérants dans la façon dont on perçoit le “bureau”, on voit l’apparition de modèle de travail hybride, c’est-à-dire que la présence de tous les collaborateurs de l’entreprise n’est pas requise et certains ont la possibilité de rester en télétravail d’où ils le souhaitent.
Ainsi la vidéoconférence interne semble être une solution permettant de garder le contact avec ses collègues grâce notamment à la création de salle de réunion Cloud. L’avantage managérial c’est la diminution du stress chez les collaborateurs car ils peuvent accomplir leurs objectifs depuis n’importe où tout en étant connecté à son service par l’outil de la communication interne dans le Cloud.
Grâce à cette fonctionnalité du standard téléphonique l’entreprise aura une bien meilleure communication entre les employés, ce qui générera une meilleure cohésion, et favorisera le travail d’équipe. Tous ses atouts auront pour conséquence l’augmentation de la productivité, les collaborateurs sont beaucoup plus productifs si le contact entre eux est facilité et s’il se sente mieux au travail.
Autres avantages de la vidéoconférence interne
La vidéoconférence interne ouvre des possibilités aux entreprises qui ne seraient pas réalisables sans cet outil. Il est désormais possible, grâce au télétravail , de changer vos critères de recrutement et briser les frontières. Recruter des personnes qualifiées de toutes parts du monde pour développer son activité ne sera plus un problème.
En effet, les déplacements sont complètement réduits, plus besoin de passer une journée dans les transports pour se rendre au siège pour un meeting. En plus d’être plus commode, l’entreprise réalise de son côté des bénéfices quant aux frais de déplacements, d’hébergement etc.. Avec la vidéoconférence interne, les réunions entre collaborateurs peuvent se faire de l’endroit qui convient le mieux à chacun.
Pour conclure, avoir un standard téléphonique virtuel dans son entreprise n’est pas seulement un outil performant pour les relations externes, il l’est d’autant plus pour la cohésion interne entre les employés et entre les départements. La communication interne dans le Cloud représente en plus l’avantage de pouvoir adopter des modèles de travail différents de ce qu’on connaissait jusque-là dans le but d’accroître l’efficacité et la productivité de ses collaborateurs. La fonctionnalité la plus pratique du standard c’est la possibilité de faire de la vidéoconférence interne, elle aide au bon déroulement des projets et au renforcement de l’harmonie des relations internes.
Chez Fonvirtual, nous sommes fournisseurs de standard téléphonique virtuel et nous sommes à votre disposition pour vous aider à mettre en place de nouveaux modèles de travail tout en maintenant et même en améliorant vos communications internes. N’hésitez pas à nous contacter, nos agents se feront un plaisir de vous conseillez pour clarifier votre besoins.
