Les communications unifiées sont de plus en plus utilisées dans le monde des affaires pour fournir des services de meilleure qualité, en particulier dans les entreprises qui ont plusieurs sites ou des employés qui télétravaillent.

La crise du Covid-19 nous a, non seulement obligés à chercher de nouveaux moyens de communiquer avec nos familles et nos amis, mais aussi, dans le monde des affaires, elle a entraîné un changement inattendu dans la manière traditionnelle de travailler. La raison est évidente, et le fait est que ce n’est pas aussi simple que de prendre une chaise et de la déplacer pour discuter d’un sujet avec vos collègues. Il est donc indispensable de trouver des nouvelles solutions qui permettent d’intégrer tous les services et canaux de communication dans un même lieu.

Les communications unifiées sont nécessaires aujourd’hui, car les entreprises mettent en œuvre des modèles de télétravail ou/et ont des bureaux et employés dans différents pays.

Nous allons voir ci-après ce que sont les communications unifiées et pourquoi ces services sont indispensables aujourd’hui, en plus des avantages qu’ils offrent dans un environnement aussi changeant et compétitif.

Que sont les communications unifiées ?

Les communications unifiées sont les services ou les canaux de communication qui sont intégrés pour optimiser les processus d’affaires d’une entreprise. Parmi ces services, nous trouvons des canaux tels que les services de voix, de messagerie, d’audio, de vidéoconférence et de données, tous disponibles sur la même plateforme. L’intégration de ces services sur une même interface permet à un utilisateur d’accéder facilement et rapidement aux informations. 

Les canaux de communication dont nous parlons peuvent être de deux types, selon la manière dont ils stockent et transmettent les messages. Il y a tout d’abord les canaux de type «store and forward», où l’information ne circule pas de manière totalement directe. Un exemple de ce type de canal est généralement les services de messagerie, tels que le courrier électronique.  

En revanche, les canaux de type «immédiat» exigent une réponse plus immédiate, comme leur nom l’indique. Les appels téléphoniques en sont un bon exemple.

Les communications unifiées peuvent être d’une grande utilité, surtout pour les entreprises qui ont besoin d’une communication rapide et efficace, tant externe qu’interne.

Pourquoi utiliser les services de communications unifiées ?

Si vous êtes chef d’entreprise, vous serez peut-être intéressé de savoir pourquoi il peut être très avantageux pour vous d’utiliser les communications unifiées; en effet leurs caractéristiques peuvent vous faciliter grandement la tâche.

En premier lieu, il y a une réelle optimisation des communications, puisqu’il y a un contact plus direct, aussi bien interne qu’externe. Tous les employés peuvent accéder plus facilement aux informations qu’ils ont stockées. Cela peut être très utile pour le service à la clientèle, car vous pouvez accéder rapidement à toutes les informations de vos clients dont vous disposez dans l’entreprise, ce qui est un facteur de productivité. 

Les services de communications unifiées, en outre, du fait qu’elles intègrent tous les canaux, ont un seul fournisseur pour toutes vos communications. Qu’est-ce que cela signifie? S’il y a un problème avec votre programme de communications unifiées, il suffit de contacter un unique fournisseur pour résoudre le problème.   

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Avantages des communications unifiées

Il est de plus en plus nécessaire de mettre en place un système de communication sûr qui garantisse une qualité de service optimale (tout en réduisant les coûts), car il est essentiel d’établir des relations avec d’autres entreprises et avec les clients eux-mêmes. C’est pourquoi, bien que nous en ayons déjà mentionné quelques-unes, les principaux avantages que nous trouvons dans les communications unifiées sont :

  • Compatibilité technologique (multi dispositifs) : les systèmes de communication unifiée sont conçus pour s’adapter au mieux à un réseau déjà existant dans l’entreprise, de sorte que leur intégration n’entrave pas son activité. En outre, ces solutions sont pensées de manière à ce que tout gadget et dispositif supplémentaire, tels que les microphones et les écouteurs, soient compatibles avec elles.
  • Productivité : l’un des objectifs de toute organisation actuelle est la recherche d’un travail efficace, car cela permet de réduire les coûts tout en augmentant et en accélérant la production et en générant des bénéfices plus élevés. Ces systèmes permettent une collaboration plus étroite, car ils permettent de travailler ensemble sur un même document sans que les membres de l’équipe soient réunis et de communiquer rapidement et efficacement entre eux.
  • Communication et collaboration : comme toutes les informations sont disponibles au même endroit et à tout moment, tous les membres peuvent y avoir accès, de sorte qu’ils n’auront pas besoin de transmettre les documents et d’attendre les commentaires d’autres départements, facilitant ainsi la synergie et le flux d’informations entre les différents équipes.
  • Flexibilité et ubiquité : imaginez un employé qui doive se rendre à une réunion de travail dans un autre pays et que son avion soit annulé en raison du mauvais temps. Ou encore, sans aller plus loin, avec les restrictions à la mobilité imposées par le Covid-19, il est aujourd’hui impossible de se déplacer à l’étranger. Avec des communications unifiées, ce problème disparaît, puisque les travailleurs peuvent se connecter à tout moment et depuis n’importe où, que ce soit à l’aéroport ou à la maison, brisant ainsi la barrière de la distance.
  • Équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : lié à l’avantage antérieur, le travail n’est plus synonyme de bureau. On parvient ainsi à réduire le sentiment “d’être toujours au boulot”, et on économise le temps de déplacement du poste de travail à la maison et vice versa, qui peut être investi dans des activités avec la famille.
  • Réduction des coûts : une méthode unique associant plusieurs canaux de communication permet à l’entreprise de réaliser des économies de coûts, ce qui lui confère un avantage concurrentiel en termes de coûts, puisque l’entreprise recevra une seule facture à la fin du mois et de plus elle réduira le nombre de voyages, les coûts de transport et la consommation d’appels qu’elle finance pour ses employés. En outre, l’introduction de ces systèmes élimine totalement le besoin d’installer, d’entretenir et de former les personnes pour leur utilisation.
  • Réduction de l’impact sur l’environnement : le dernier avantage, peut-être le moins évident, est qu’en réduisant le nombre de déplacements, on évite l’utilisation de moyens de transport polluants, et donc l’entreprise peut utiliser cet avantage pour donner une image de responsabilité sociale dans ce domaine.

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Communications unifiées et WebRTC

Dans le monde des communications unifiées, nous trouvons des applications et des technologies assez sophistiquées qui changent notre façon de travailler. La technologie WebRTC, par exemple, est la technologie révolutionnaire pour les services de communications unifiées.

Cette technologie permet à tous les canaux de communication que nous avons mentionnés ci-dessus de se faire via Internet. Il n’est donc plus nécessaire de télécharger ou d’installer des logiciels supplémentaires. Tout est dans le nuage, et l’accès est possible via n’importe quel navigateur. 

Le WebRTC porte les avantages des communications unifiées à un autre niveau en vous offrant une communication directe, en temps réel et moins coûteuse que les autres applications. Chez Fonvirtual, nous utilisons cette technologie pour offrir nos solutions de communication interne et externe aux entreprises.

L’utilisation de cette technologie se traduit par une évolution des communications ; celles-ci seront de plus en plus sophistiquées et efficaces, et seront en croissance continue. Les travailleurs pourront utiliser leur temps de manière plus productive et communiquer plus facilement avec leurs collègues et clients.

Exemples de solutions de communications unifiées

Des exemples de communications unifiées peuvent être :

  • Standards téléphoniques virtuels : ils permettent l’unification des communications vocales, vidéo et de messagerie. C’est un excellent outil de gestion et de communication avec différentes fonctionnalités grâce auxquelles vous pourrez personnaliser votre standard téléphonique. Parmi les fonctionnalités offertes par les standards virtuels de Fonvirtual, nus pouvons citer :
  • Accès aux statuts de vos employés : au sein de l’interface de communication interne, tous les employés ont la possibilité de contrôler et de modifier les statuts proposés par la plate-forme (tels que : disponible, non disponible, absent…), ce qui permet de faciliter la communication interne. 
  • Messagerie ou chat interne : sur l’interface, vous avez un chat interne qui met en relation les employés de votre entreprise. Ils peuvent créer des groupes et interagir sans avoir besoin d’un service de messagerie Internet de tiers. 
  • Services de fax virtuel : vous pouvez disposer d’une solution numérique qui vous permet d’envoyer et de recevoir des faxs sur vos emails de manière illimitée et totalement gratuite. Les faxs sont convertis en PDF et envoyés par courrier électronique. 
  • CRM : en plus de pouvoir s’intégrer aux standards téléphoniques, ils vous permettent d’unifier toute la communication de vos clients sur un même outil. Grâce à cette intégration, les employés peuvent partager les interactions qu’ils ont eues avec les clients et toutes les informations qui les concernent, et donc tout stocker sur la même plateforme. Tous les employés y auront accès et pourront ainsi répondre à tout appel externe, même s’ils n’ont pas eu de contact direct avec ce client auparavant. 

Ce sont les solutions de base dont vous pouvez bénéficier si vous optez pour les communications unifiées. Selon le fournisseur que vous choisissez, vous pouvez compter sur une offre plus large d’intégrations et de solutions pour la communication interne et externe de votre entreprise. Vous pouvez découvrir les solutions proposées par Fonvirtual ici.