Dans le sillage de la pandémie, les espaces de travail ont évolué, de sorte qu’avec les bons systèmes qui ont été mis en place, il n’est plus nécessaire de se trouver dans un lieu fixe pour effectuer sa journée de travail. Ce changement dans notre façon de travailler a mis en évidence l’importance du travail en équipe et, surtout, la nécessité de disposer d’outils numériques pour faciliter la collaboration et la communication.
Si certaines entreprises avaient déjà entamé le processus de transformation numérique de leurs espaces, ce n’est qu’à ce moment-là que la plupart d’entre elles ont pris conscience des failles de leurs processus opérationnels : informations difficiles à trouver, obsolètes ou dupliquées ; faible mobilité des outils de travail ; confusion due à un manque de communication….
C’est ainsi qu’est né le concept de Digital Workplace, qui vise à améliorer la communication, la collaboration, l’accès à l’information et la productivité. Cette façon de travailler est nouvelle pour vous et vous avez de nombreux doutes ? Chez Fonvirtual, nous vous disons tout ce que vous devez savoir, de ce qu’il est à la façon dont vous pouvez le créer, en passant par les avantages qu’il offre à votre entreprise.
Qu’est-ce que le Digital Workplace ?
De manière générale, le Digital Workplace, également appelé « bureau digital » ou même « bureau virtuel« , est un processus de transformation dans lequel une entreprise transforme son espace de travail physique en digital. Les nouvelles technologies jouent un rôle clé à cet égard, car elles soutiennent le travail des employés par le biais de solutions virtuelles caractérisées par la flexibilité, leur permettant d’exercer leur activité à tout moment, en tout lieu et depuis n’importe quel appareil.
En créant un environnement collaboratif dans lequel tous les membres de l’équipe sont connectés, le Digital Workplace facilite non seulement le travail des employés, mais améliore également l’expérience des clients, qui perçoivent l’image d’une entreprise adaptée à l’ère numérique.
Les avantages du Digital Workplace
La transformation numérique d’une entreprise n’est pas facile, car elle implique des changements à gérer. En outre, sans les bons outils, cette stratégie peut facilement échouer. C’est pourquoi de nombreuses entreprises hésitent à la réaliser et, dans de nombreux cas, finissent par ne pas le faire.
Toutefois, la vérité est que, comme tout processus, la mise en place d’un bureau digital demande du temps, de la planification et des efforts. Cependant, ce changement présente de nombreux avantages, notamment les suivants :
Différentes modalités de travail au choix
Nous avons mentionné précédemment que le Digital Workplace repose principalement sur des solutions virtuelles accessibles à tout moment, de n’importe où et depuis n’importe quel appareil. Ainsi, les employés peuvent travailler de n’importe où dans le monde : au bureau, à la maison, dans un café ou même en déplacement.
Cela favorise le choix de différents modèles de travail : en face à face, hybride ou à distance. Toutes offrent de grands avantages aux employés, et, en leur offrant la possibilité de choisir l’option qui leur convient le mieux à un moment donné, nous augmentons non seulement leur satisfaction, mais nous permettons aussi un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. De nouveaux modes d’organisation de la vie professionnelle apparaissent également, comme le cas des « nomades numériques ».
Augmentation de la productivité des individus et des entreprises
Dans de nombreux cas, les employés passent une grande partie de leur journée de travail à faire la navette entre leur domicile et les locaux de l’entreprise. Ce temps passé en déplacements les empêche de se concentrer pleinement sur la réalisation des objectifs de leur journée de travail, car ils arrivent fatigués et démotivés.
En ce qui concerne l’avantage précédent, le fait que de nombreux employés travaillent depuis n’importe où améliore la productivité personnelle, car ils sont plus satisfaits au travail et apportent donc aussi plus de valeur à l’entreprise.
Transparence des communications
L’un des défis auxquels sont confrontées les entreprises qui offrent à leurs employés la possibilité de travailler à distance est la gestion des équipes à distance. Dans ces cas, les employés doivent pouvoir se voir et se parler comme s’ils se trouvaient sur le même lieu de travail. Dans le cas contraire, il existe un risque de mauvaise communication qui peut entraîner des erreurs susceptibles d’affecter non seulement le bon fonctionnement de l’entreprise, mais aussi l’expérience du client.
Pour éviter cela, le Digital Workplace s’appuie sur des plateformes de communication interne, qui permettent à tous les membres de l’équipe d’interagir entre eux par chat, voix et vidéo, quel que soit leur emplacement.
En outre, les plus avancés permettent de créer des groupes de travail dans lesquels peuvent se retrouver tous les membres de l’équipe ou seulement certains d’entre eux. Ces groupes nous permettent d’envoyer et de recevoir des messages en temps réel aux membres du groupe, afin que chacun reçoive les informations de manière égale.
Accès facile à l’information
Nous avons indiqué au début que l’un des principaux problèmes auxquels les entreprises sont confrontées est la difficulté d’accès aux données, leur doublement ou, dans la plupart des cas, leur obsolescence.
Dans les bureaux numériques, toutes les informations sont unifiées dans des systèmes tels que le CRM. Ainsi, ce problème disparaît, car tous les employés peuvent y accéder à tout moment et modifier les informations, les changements étant enregistrés en temps réel.
Comment créer un espace de travail digital dans votre entreprise ?
Maintenant que vous connaissez tous les avantages que le Digital Workplace peut apporter, vous vous demandez probablement comment en créer un. Pour ce faire, la première chose à réaliser est de choisir les outils numériques qui vous aideront dans cette démarche, notamment les outils de communication. Vous devez donc en tenir compte lors de leur acquisition :
- Les systèmes que vous choisissez doivent pouvoir être intégrés les uns aux autres afin de fonctionner ensemble. En ce sens, l’idéal est de les regrouper en une seule plateforme. Par exemple, si nous trouvons une solution de communication qui nous permet d’intégrer un CRM, nous obtiendrons des fonctionnalités telles que la possibilité de contacter les clients depuis la même interface ou de consulter et modifier les données en temps réel sans devoir quitter l’interaction.
- Un autre aspect essentiel est qu’ils doivent permettre aux utilisateurs de communiquer par chat, voix et vidéo, tant avec les collègues qu’avec les clients, et qu’ils puissent être gérés à partir de la même interface.
- Enfin, il est essentiel que ces outils soient omniprésents, c’est-à-dire qu’ils puissent être facilement utilisés partout et à partir de n’importe quel appareil, sans qu’il soit nécessaire de procéder à des téléchargements ou à des installations.
Chez Fonvirtual, nous vous proposons une solution pour votre Digital Workplace avec toutes ces fonctionnalités : le standard téléphonique virtuel. Grâce à lui, vous pourrez tirer le meilleur parti des avantages offerts par cette nouvelle façon de travailler et gérer efficacement vos communications internes et externes. Si vous voulez en savoir plus, contactez-nous.
