Pour commencer, nous allons voir certaines fonctionnalités que vous pourrez apprécier quand vous décidez d’avoir un standard téléphonique virtuel. Oui, elles sont très importantes et oui, vous devriez considérer quelles sont les plus adéquates au moment de choisir un fournisseur VoIP.
Menu Vocal
Vous ne voulez pas que votre client redoute de vous appeler, en se demandant s’il sera mis en attente indéfiniment ou s’il sera constamment dirigé vers un mauvais département. Avec les menus vocaux interactifs simples disponibles avec votre technologie VoIP, vous pouvez diriger les appels de n’importe quel client vers le département correspondant à sa demande.
Préposés automatiques
Comment avez-vous planifié de gérer un appel s’il n’y a personne pour y répondre? Voulez-vous vraiment que votre client continue à attendre? Vous comprenez bien que si vous faites cela, vous ne recevez que des plaintes concernant les longs délais d’attente. Les préposés automatiques peuvent diriger vos clients vers les répondeurs ou leur fournir les informations nécessaires pour pouvoir être rappelés. Ils peuvent même s’attaquer seuls à certains problèmes spécifiques.
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Renvoi d’appel, mise en file d’attente, enregistrement
La mise en file d’attente des appels permet aux utilisateurs de faire la queue pendant que vous êtes en train de parler à quelqu’un d’autre, au lieu de les obliger à raccrocher et à rappeler de nouveau. Le renvoi d’appels vous aide à diriger le client vers un autre numéro, de telle sorte que, si vous n’êtes pas au bureau, vous puissiez toujours rester en contact permanent. L’enregistrement d’appel vous permettra de conserver ce qui a été au cours de la conversation. Ce système vous permet d’enregistrer les appels sous forme de fichiers numériques si vous voulez. Si vous pouvez combiner cela avec un système CRM, vous pouvez éventuellement créer une base de données client très avancée.
Vidéoconférence
La configuration d’un pont de conférence permet à un grand nombre de personnes de participer au même appel téléphonique. Si vous travaillez avec un service téléphonique traditionnel, vous ne pourrez pas appeler plus de 3 personnes en même temps. Un appel VoIP peut contenir des centaines de personnes en même temps. C’est extrêmement pratique pour les grandes organisations ; mais pouvoir s’adresser à plus de deux personnes à la fois peut également constituer un luxe pour d’autres sociétés.
Comment choisir un fournisseur VoIP de standard virtuel?
Il y a beaucoup d’options au moment de choisir un fournisseur VoIP. Voici quelques critères à prendre en compte:
Coûts impliqués
Les coûts sont généralement faibles, car le réseau qui sera utilisé par le système téléphonique est déjà en place. Si vous décidez de vous procurer des add-ons, le prix augmentera, mais il ne sera pas élevé si vous le comparez à celui d’un équipement informatique interne.
Les systèmes de standards virtuels prennent toujours le dessus à long terme. Les coûts initiaux peuvent être élevés si vous êtes une grande entreprise, car vous aurez besoin de routeurs coûteux, capables de prendre en charge de manière fluide la configuration du système requis. Cependant, si vous êtes plus petit, vos coûts seront minimes. Une fois que tout est prêt, vous n’avez plus à faire le travail difficile, tout a été sous-traité au fournisseur. Cela signifie qu’il n’y a pas de frais de maintenance à payer ni d’appareils supplémentaires à acheter.
Qualité et fiabilité du réseau
La fiabilité du réseau est très importante pour diverse raisons. Votre standard virtuel VoIP dépend entièrement de la confiance de votre réseau, si le routeur ne peut pas gérer la charge de travail d’un système téléphonique, vous ne pourrez pas tirer le meilleur parti du service. Ainsi, quelle que soit sa taille, la fiabilité du réseau est une priorité absolue.
Fonctionnalités incluses
Les standards téléphoniques ont de nombreuses fonctionnalités incluses, toutes liées à ce que vous pouvez faire pour votre entreprise. Vous devez connaître votre entreprise avant de commencer à payer pour des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin. Cela vous aidera à éviter certaines erreurs de migration courantes dans le cloud. Si vous êtes une petite entreprise, les conférences téléphoniques pourraient ne pas vous convenir. Si vous recevez beaucoup de messages vocaux, recherchez un système qui les organise et les rendent facilement accessibles.
Options de support
Il est important que vous soyez sûr que votre fournisseur ait un bon service client. De nombreux fournisseurs offrent d’excellentes options, mais vous devriez choisir une personne qui soit vraiment déterminée à résoudre les doutes et problèmes rencontrés lors du premier appel.
