Le téléphone est un des moyens préférés par les clients, actuels ou potentiels, fournisseurs et en général par toute personne qui contacte la société et son succès dépend en grande partie de l’efficacité avec laquelle la société gère ces appels.
Certaines grandes sociétés investissent dans un système de communications coûteux, comme par exemple, un standard téléphonique, pour gérer les appels et disposent en plus du personnel suffisant pour répondre à tous ces appels correctement, cependant ce n’est pas toujours le cas dans les petites sociétés.
Les petites sociétés ont généralement peu de ressources pour gérer les appels, ni de standard téléphonique, ni de personnel suffisant et c’est la raison pour laquelle, dans ces sociétés, il est particulièrement important d’avoir des systèmes efficaces pour gérer les appels
Gérer les appels de la société avec efficacité signifie:
- que notre numéro ne soit jamais occupé,
- saluer et offrir un traitement cordial moyennant un message d’accueil enregistré avec une voix naturelle à la personne qui nous appelle,
- si nous ne pouvons pas prendre l’appel car ce n’est pas l’horaire commercial, informer immédiatement moyennant un message enregistré avec voix naturelle de cette circonstance, en nous excusant et en invitant la personne à laissez un message ou en lui demandant de rappeler ultérieurement,
- si l’appel arrive pendant l’horaire commercial, faire que chaque appel soit répondu par la personne correcte et non pas par n’importe quelle personne de la société, en utilisant par exemple un opérateur physique ou automatique qui renvoie l’appel au poste adéquat;
- en cas de conflit, donner priorité aux appels en fonction de l’importance de chaque appel reçu (appel commercial, appel administration…)
- si l’appelant doit attendre, l’informer de que nous allons prendre son appel le plus rapidement possible et qu’il écoute une musique d’attente;
- si un appel ne peut pas être répondu, informer l’appelant le plus rapidement possible et lui offrir la possibilité de laisser un message ;
- en cas de messagerie vocale, répondre aux appels le plus rapidement possible,
- réviser les appels perdus pour rappeler les personnes qui n’ont pas laissé de message,
- en rappelant la personne, afficher le numéro de la société pour que notre interlocuteur nous identifie clairement.
Curieusement, certains pensent que ce n’est pas un sujet important pour eux mais si ça l’est étant donné qu’un client potentiel qui n’a pas été satisfait du service téléphonique de la société ira immédiatement chez un concurrent, un client actuel sentira une grande frustration et une sensation d’insatisfaction avec la société et tout autre interlocuteur gardera une mauvaise image de la société.
Aujourd’hui il existe des solutions efficaces pour gérer les appels de la société sans besoin de réaliser un investissement dans un standard téléphonique et sans modifier vos télécommunications actuelles. Vous n’aurez qu’à porter àfonvirtual.com le numéro qu’appellent vos clients.
Votre société peut souscrire le standard téléphonique virtuel, le personnaliser comme elle le souhaite et recevoir les appels de manière efficace sur les lignes fixes ou mobiles des personnes de votre société qui peuvent y répondre à tout moment. De plus, le standard téléphonique virtuel inclue d’autres services comme l’enregistrement de tous les appels et des rapports on-line de la qualité du service téléphonique offert par votre société.
Fonvirtual.com offre son standard téléphonique en apportant à votre service téléphonique toute l’efficacité dont vous avez besoin pour une petite mensualité, sans permanence minimum obligatoire Essayez-la.
