Afin de configurer la meilleure distribution de vos appels, vous devez savoir en quoi consistent les groupes de sauts et le Ring all

Groupes de sauts

Ils représentent un groupe d’extensions qui ont certaines caractéristiques en commun et font généralement partie du même département. Ils doivent donc être connectés en une seule fois ou en file d’attente.

Un groupe de saut est responsable de la distribution consécutive des appels allant dans un entreprise de poste en poste. Comment est-il fait? La première extension est chargée de toujours recevoir les appels ;  si elle est occupée ou ne répond pas, l’appel passera sur un autre poste. De cette façon, vous passerez d’extension en extension dans le groupe de saut que vous configurez.

L’exemple le plus clair est celui d’un service commercial : une personne qui appelle le service commercial doit marquer un numéro, mais si le poste du service commercial est occupé, l’appel peut être répondu par tout autre poste faisant partie du même groupe de saut.

Ring all

Maintenant, contrairement au groupe de sauts, “Ring all” est  simultané de façon non séquentielle, c’est-à-dire que toutes les lignes sonneront en même temps et le premier opérateur à prendre le téléphone répondra à l’appel 

L’option Ring All est très utile lorsque de nombreux appels sont reçus dans votre entreprise et que vous souhaitez donner la même priorité à tous vos clients et agents.

Un exemple très clair de ceci est celui du Centre d’appels ; Lorsque le client appelle, tous les téléphones sonnent en même temps jusqu’à ce qu’un opérateur décroche l’appel.

Il existe plusieurs types de répartition des appels:

  • Hunt : Tous les appels rentrent sur le poste d’un membre du groupe. S’il ne répond pas, il effectue une rotation vers un autre poste parmi les autres membres. On l’appelle aussi distribution linéaire.
  • Memoryhunt : il ajoute des postes lorsque l’appel n’est pas pris, c’est-à-dire qu’il rentre sur le premier poste du groupe de sauts et si personne ne répond, le système ajoute le poste suivant, etc., de sorte qu’il arrivera un moment où l’appel sonnera sur toutes les extensions du groupe auquel il est ajouté.
  • Firstnotonphone : l’appel rentre sur la première extension du groupe, si  le Call Center est activé l’appel peut être répondu. Dans le cas contraire, si personne ne répond à l’appel, il sera rejeté.

Si tous les postes sont occupés ou ne répondent pas, ils peuvent être envoyés vers un autre élément de connexion, telle que la messagerie vocale, pour répondre à l’appel. Vous pouvez également définir une période pour déterminer le temps qu’un appel peut rester en file d’attente avant d’être envoyé vers un autre élément de connexion..

Les appels entrants peuvent être gérés rapidement à l’aide de techniques de gestion des appels, même lorsque les lignes sont occupées. Ils peuvent être acheminés vers des employés qui possèdent les compétences nécessaires pour traiter la demande du client. De cette manière, un agent pourra lui répondre de façon satisfaisante.

L’un des avantages les plus intéressants pour votre entreprise est la possibilité d’augmenter les outils utiles pour améliorer la gestion de l’entreprise, tels que la centralisation des appels, un plan d’intégration de la numérotation, l’utilisation d’un standard téléphonique virtuel ou d’une messagerie vocale, parmi d’autres éléments de connexion qui permettent de ne pas perdre totalement l’appel de votre client. Bien entendu, cela coûtera moins cher en appels et en maintenance

Actuellement, l’une des meilleures options pour votre entreprise est l’utilisation d’un standard téléphonique virtuel, car il offre de grands avantages à votre entreprise, tels que : la localisation automatique du routage des appels entrants, la génération d’informations détaillées sur les appels reçus et émis, les communications sérieuses et professionnelles et un numéro de téléphone avec un préfixe local, national ou international.

En outre, ses autres fonctions sont les suivantes : enregistrer les appels, réduire le prix des tarifs, messagerie vocale avec l’envoi du message reçu à votre adresse e-mail, communication avec d’autres mobiles ou lignes fixes comme s’il s’agissait d’une extension du standard proprement dit, traitement appels spécifiques en fonction de leur origine et de leur planning, appels simultanés avec une numérotation différente sur le même appareil, musique d’attente personnalisée et appel urgent, entre autres. Tout cela, afin de rester en contact avec vos clients et d’éviter les appels manqués.