Qu’est ce que l’accueil téléphonique ?
L’accueil téléphonique est composé de plusieurs messages informatifs qui renseignent un client potentiel sur l’activité de la société contactée, sur les horaires commerciaux de l’entreprise, sur les lignes occupées, sur les jours fériés ou encore sur les différents services de l’entreprise (Menu vocal) etc. Une configuration complète devra toujours au moins comprendre 4 messages pour un bon accueil téléphonique comme par exemple :
- Un message initial qui offre des informations sur la société contactée (« vous avez appelé la société xxxxx »). Selon la configuration souhaitée, il est probable que ce message soit suivi d’un menu vocal (« pour rejoindre le service de comptabilité tapez 1, pour joindre le service commercial tapez 2 »…)
- Ensuite, il est intéressant d’inclure un message qui informe que les lignes sont occupées, en offrant la possibilité à l’appelant de laisser un message ou en lui demandant de le rappeler ultérieurement.
- Pour les appels reçus en dehors de l’horaire commercial, nous recommandons d’inclure l’horaire d’ouverture (« Notre horaire commercial est de 8h à 12h et de 14h à 18h ») et d’offrir la possibilité de laisser un message sur la boîte vocale pour que vous puissiez contacter ces personnes ultérieurement.
- Enfin, pour les périodes de vacances ou jours fériés locaux, nous recommandons un message spécifique qui informe l’appelant quand il pourra rappeler (« Pour cause de jour férié local, notre société sera fermée jusqu’au 8 novembre prochain… »)
Pourquoi l’accueil téléphonique peut-il m’être utile ?
Cas pratique : vous êtes un entrepreneur ayant plusieurs activités qui sont renvoyées vers différents sites e-commerce. Or, vous ne possédez qu’un numéro de téléphone lié à toutes vos pages web, certes facile à gérer puisque ce n’est qu’un seul numéro mais beaucoup plus complexe pour le client qui cherche à joindre tel service pour des explications sur tel produit de telle page web. Une arborescence parfois complexe et peu cohérente…
Fonvirtual vous propose donc deux solutions afin de pallier au problème antérieur avec un accueil téléphonique et sans avoir à installer de matériel spécifique :
- Recourir à un numéro de téléphone virtuel pour chacun des services et l’afficher sur la page web du site rattachée. Ainsi, chaque numéro aura son propre accueil téléphonique et renverra le client vers les services spécifiques liés au site e-commerce sur lequel ce dernier aura appelé. Vous bénéficiez d’une image professionnelle.
La gestion de vos sites e-commerce est alors claire et simple. Elle vous permet d’avoir la main mise sur toutes vos activités avec seulement une plateforme web où vous vous pourrez configurer les messages d’accueil téléphoniques désirés pour chacun des numéros de téléphones virtuels de vos sites internet.
Concrètement, vous devrez : acheter un abonnement de standard téléphonique virtuel avec accès à un numéro de téléphone pour chacun de vos sites internet ET configurer vos standards avec un accueil téléphonique adapté.
C’est tout ? Oui, absolument tout !
- Recourir à un seul numéro de téléphone virtuel pour tous vos sites e-commerce confondus.
La gestion de plusieurs numéros de téléphone virtuels peut être plus coûteuse et vous souhaitez rendre compte de votre influence avec un seul numéro, Fonvirtual vous permet donc de gérer économiquement vos activités à partir d’un seul numéro de téléphone à partir de 5.99€/mois.
Concrètement, vous disposerez d’un seul numéro et donc d’un accueil téléphonique unique pour toutes vos activités qui renverra l’appel d’un client vers le service rattaché à l’activité qu’il souhaite contacter.
Votre gestion d’appels est basée sur un menu vocal. Ce menu segmente à l’infini les appels reçus vers les services désirés.
Cette alternative présente une certaine limite : vous disposez d’une arborescence de grande envergure qui lorsqu’elle connaît un problème technique (lié à un de vos opérateurs téléphoniques par exemple), incombe à la totalité des services téléphoniques de vos activités. De plus, il sera plus laborieux de trouver l’origine du problème.
