De plus en plus d’abonnés au standard téléphonique virtuel nous confient qu’ils ont été séduits, entre autres, par le service de panneau de configuration. Ces entreprises sont sans aucun doute motivées par l’idée de pouvoir connaître, comprendre et améliorer leur activité et efficacité quant à leur service client par téléphone. Comme dans toute investigation, l’obtention de données statistiques et l’étude de ces chiffres sont les premiers pas pour espérer trouver des conclusions, des raisons afin de résoudre un problème. Ce problème peut être le manque d’efficacité éprouvé par la direction, le niveau de satisfaction des clients trop bas, etc. En d’autres mots, c’est une technique statistique de rester ou de prendre le bon chemin vers la réussite.

Pour d’autres entreprises l’utilisation des outils statistiques est secondaire. Cet article va nous permettre de nous assurer que si vous êtes dans cette dernière situation ce n’est pas par méconnaissance de ces fonctionnalités.

En plus de la liste d’appels sortants et entrants, information d’intérêt en cas de recherches ponctuelles notamment, vous obtiendrez des rapports réguliers plus précis à travers votre panneau de configuration personnalisable. Vous pourrez l’adapter en fonction de vos besoins.

Différents types de rapports

D’après nos propres statistiques, nous avons remarqué que le rapport le plus sollicité est le rapport journalier. Ce dernier nous facilite des informations à propos des appels entrants et sortants d’une journée concrète, différencie l’origine et la destination des appels, l’heure précise à laquelle s’est réalisé l’échange téléphonique, la durée de la conversation décortiquée (la durée d’attente avant de prendre l’appel, la durée de la file d’attente, la durée de conversation, etc.) et aussi l’accès aux enregistrements pour savoir quels aspects de vos locuteurs pourraient être à améliorer.

Toutes ces informations peuvent paraître triviales et pourtant elles permettent d’acquérir une connaissance utile pour votre entreprise et de choisir des actions à mettre en place, comme par exemple ajouter un filtre pour savoir quelles zones géographiques vous contactent le plus.

Il existe d’autres types de rapports tout aussi pertinents:

    • Le rapport horaire

Il sert à distinguer les appels en fonction de tranches horaires, ce qui vous permettra de connaître les périodes des rush et celles avec moins de demande. Vous pourrez donc intensifier votre service client aux horaires clés, lorsque la demande est plus forte.

    • Le rapport géographique

Il sert à classifier les appels en fonction des différentes régions ou zones préalablement établies. De cette manière, si vous êtes une entreprises avec une clientèle éparpillée sur tout le territoire français, voire à l’international, vous pourrez alors cibler votre public.

    • Le rapport annuel:

Il sert à avoir un aperçu, mois par mois, de l’activité de votre service client par téléphonie. Tout comme les plages horaires, vous pourrez observer une augmentation et une réduction de votre activité en fonction des mois. Vous obtiendrez certaines conclusions intéressantes et saurez quand votre service client se doit d’être efficace et donc vous permettra d’anticiper une hausse de demande.

Il sert à obtenir des informations sur les appels entrants et savoir combien ont été reçus, manqués et perdus.

Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas nous contacter depuis notre site internet fonvirtual.com. Maintenant que les informations sont claires à propos de l’utilité de cette information et des conséquences positives de leur utilisation pour votre activité, aucune raison de ne pas vous lancer ! Contactez-nous et gagnez en flexibilité, sérénité sans pour autant oublier de planifier vos objectifs au moyen et long termes.