L’objectif principal quand vous recevez un appel est d’y répondre le plus rapidement possible. Cependant, il arrive que certaines circonstances nous empêchent de répondre au moment de l’appel ou même dans un délai raisonnable. La meilleure solution dans ces cas-là est d’installer un répondeur. Si vous voulez en savoir plus sur cet outil et sur les avantages qu’il représente  pour votre entreprise, vous êtes au bon endroit.

Qu’est-ce qu’un répondeur ?

À la fin du XIXe siècle, plus précisément en 1898, fut inventé un appareil d’enregistrement qui ressemblait à ce que nous connaissons aujourd’hui comme répondeur. Cet appareil avait des champs magnétiques moyennant lesquels le son était enregistré. Mais il n’était en aucun cas capable d’enregistrer des conversations téléphoniques. Par la suite, de nombreuses modifications ont été apportées jusqu’en 1983. Date à laquelle a été créé ce que nous connaissons aujourd’hui comme un répondeur téléphonique.

L’histoire de cet appareil est beaucoup plus complexe que ce que nous vous racontons. Mais il est beaucoup plus facile de définir ce qu’il est. Nous sommes confrontés à un mécanisme basé sur un menu vocal utilisé pour répondre automatiquement aux appels. C’est peut-être dans ce dernier mot que nous pouvons trouver la différence avec d’autres appareils. Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire que les appelants passent par un réceptionniste ou un opérateur physique. Mais qu’ils sont directement redirigés vers un poste où ils ont la possibilité de laisser leur message afin que le destinataire puisse l’écouter lorsqu’il est disponible. Souvent, ce système est également connu sous le nom de boîte vocale.

Il existe de nombreuses façons de mettre en place un répondeur, par exemple en diffusant simplement un message, sans possibilité d’enregistrement après le bip. Cependant, tout dépend de la manière dont nous voulons traiter nos appels.

Le fait de disposer d’un répondeur nous offre des fonctions très utiles, tout en étant une option très économique pour toute entreprise. Car il permet d’économiser des coûts et d’accroître l’efficacité en aidant l’opérateur à simplifier la procédure qui suit l’appel entrant.

Que peut apporter à votre entreprise ?

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Ce type d’appareil offre non seulement des avantages d’un point de vue personnel, mais il est également très utile pour une entreprise. En plus de l’efficacité et de la réduction des coûts mentionnées ci-dessus, un répondeur téléphonique dans votre entreprise peut :

Améliorez vos files d’attente et votre service à la clientèle.

Dans notre article sur la musique de fond configurée sur les files d’attente, nous vous avons dit que l’une des options pour l’améliorer et pour que vos clients ne raccrochent pas avant que vous puissiez leur parler était d’inclure des messages vocaux intercalés avec la musique de fond ou de les rediriger directement vers une boîte vocale. Avec cette dernière option, même si l’appel ne peut être répondu à ce moment-là. Le client n’aura pas le sentiment d’avoir passé l’appel en vain et de ne pas avoir pu exprimer son problème.

C’est peut-être évident, mais c’est aussi fondamental. La façon dont vous traitez vos clients peut être grandement améliorée grâce à la messagerie vocale. L’une des principales raisons, en plus d’être l’un de ses avantages les plus notables, est que les répondeurs pour entreprises offrent un moyen de réduire le temps d’attente des utilisateurs. 

Une attention personnalisée en fonction des besoins de votre entreprise

Normalement, lorsqu’un utilisateur contacte votre entreprise, il souhaite parler à un agent ou à un poste spécifique. Un client qui appelle pour déposer une plainte n’est pas la même chose qu’un client qui appelle pour souscrire vos services. Dans ces cas, il est très utile de disposer d’un répondeur. Car si le récepteur n’est pas disponible à ce moment-là, vous pouvez offrir au consommateur la possibilité de se connecter directement à la boîte vocale du service avec lequel vous voulez communiquer pour laisser un message, en lui offrant une attention personnalisée.

Configurer les messages pour des circonstances exceptionnelles

Un élément très utile pour les réceptionnistes numériques est la possibilité de configurer des messages vocaux pour les appels des clients en dehors de vos heures de bureau, pendant les vacances ou même pendant la période de vacances de votre entreprise.

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Découvrez comment vous pouvez améliorer la gestion de la communication interne et externe de votre entreprise et vous démarquer de la concurrence
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Quels sont les avantages d’un répondeur sur le standard virtuel?

Nous vous avons déjà expliqué ce qu’est un répondeur et les avantages qu’il peut présenter pour votre entreprise. Il est maintenant temps de savoir quels avantages il peut vous offrir sur un standard virtuel comme Fonvirtual.

D’une part, les répondeurs des PBX conventionnels n’offrent généralement que la possibilité d’écouter des messages en appelant d’un téléphone à la messagerie vocale. Toutefois, avec notre PBX virtuel, il est possible d’y accéder soit à partir d’un téléphone, soit à partir d’une interface. Car en travaillant avec le système WebRTC, tout est dans le cloud. Ce qui permet d’y accéder de n’importe où et de n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet.

D’autre part, vous pouvez configurer notre répondeur numérique de manière que le message que les clients laissent soit envoyé par email. Ce qui permet un grand gain de temps si l’on considère qu’il n’est pas nécessaire d’accéder à la messagerie vocale elle-même pour l’écouter.

Finalement, il faut souligner qu’il est possible d’activer et de désactiver le répondeur autant de fois que l’on veut. Tout cela en accédant soi-même au panneau depuis n’importe quel navigateur. Sans avoir besoin de contacter un technicien pour le faire.