Vous avez surement déjà eu des soucis pour gérer vos appels entrants, surtout si vous travaillez dans le e-commerce. Mais ne vous inquiétez pas ! Cela arrive à tout le monde. Enfin presque. En effet, de nombreuses entreprises ont déjà trouvé la solution à leurs problèmes  : elles ont mis en place un serveur vocal interactif, leur permettant de gérer de manière simple et efficace tous leurs appels entrants et sortants. 

Si vous êtes, vous aussi, intéressé par cette solution, découvrez ici tout ce qu’il faut savoir à propos du serveur vocal interactif associé à une central téléphonique.

Qu’est-ce qu’un serveur vocal interactif ?

Un SVI est un système informatique qui est capable de dialoguer avec un utilisateur, par téléphone. Le système est programmé pour répondre de manière automatique aux actions de son interlocuteur (soit par voix ou lorsqu’il appuie sur les touches du clavier pour réaliser une action). Le serveur vocal interactif permet aussi de diffuser des messages préenregistrés tel qu’un message d’accueil téléphonique. Il s’agit  en quelque sorte d’un répondeur vocal interactif.

Par ailleurs, le serveur vocal permet de recevoir et d’émettre des appels de manière automatique en fonction des prévisions établies par son utilisateur. 

Il permet ainsi de diriger l’appelant vers le bon interlocuteur, capable de l’aider et de répondre à toutes ces questions. 

Quelles sont les fonctionnalités du serveur téléphonique ? 

Le serveur vocal interactif réalise principalement le travail d’un réceptionniste, avec une efficacité bien supérieure à celle d’un humain. Il permet d’avoir un standard téléphonique automatisé avec de nombreuses fonctionnalités.

Le SVI permet l’enregistrement de plusieurs messages vocaux, en fonction de la situation qui se présente. Il s’agit en quelque sort d’un répondeur téléphonique virtuel.

Parmi les types de messages, nous pouvons citer : 

  • Message d’attente : il sert à faire patienter le client qui appelle le temps que le système téléphonique mette l’appelant en contact avec la personne qu’il cherche à joindre.
  • Message de fermeture : lorsque l’entreprise est fermée, l’appelant tombe sur un message l’informant de la situation et lui indique les horaires d’ouverture de l’entreprise pour qu’il puisse rappeler. C’est une option intéressante car elle permet à l’appelant de savoir pourquoi son appel n’a pas été traité et à quel moment il peut rappeler.
  • Message d’accueil : il s’agit d’un message que l’appelant va écouter au moment de l’appel. Il peut s’agir d’un simple message d’accueil ou bien d’un menu multichoix permettant au système SVI de rediriger l’appel vers la bonne personne. 

Le serveur vocal interactif permet de rediriger l’appelant vers le service qu’il souhaite contacter, vers un agent parlant sa langue ou bien ayant les qualifications ou les connaissances requises pour traiter l’appel. 

Comment fonctionne-t-il ?

Lorsque l’appelant compose le numéro de l’entreprise, le système SVI lui propose automatiquement un choix d’options à sélectionner pour orienter son appel vers le service désiré. L’action d’appuyer sur un chiffre du clavier du téléphone envoi une tonalité DTMF au système hôte de l’entreprise qui sélectionne l’action appropriée en fonction de l’option choisie. 

En fonction du choix de l’entreprise à laquelle appartient le serveur vocal interactif, le choix d’option peut être très précis (avec un menu principal et des sous-menus permettant d’orienter le choix précisément) ou très général (avec un seul menu principal). 

Quels sont les avantages du serveur vocal interactif ? 

Un serveur vocal interactif présente de nombreux avantages pour l’entreprise qui l’utilise.

Parmi les avantages, nous pouvons distinguer les suivants : 

  • Amélioration du service client : le SVI permet de rediriger l’appelant vers le service ou la personne qu’il cherche à joindre en quelques secondes seulement. Le client ou le prospect n’a pas besoin de passer du temps à chercher le bon numéro de la personne qu’il cherche à joindre ou d’attendre pendant de longs moments que son appel soit transféré par un réceptionniste vers la personne à qui il souhaite parler. 
  • Image professionnelle : le serveur vocal interactif permet à l’entreprise de refléter une image professionnelle car elle offre à ses clients un accueil personnalisé et répond à leurs besoins en quelques instants seulement. 
  • Augmentation du nombre de ventes : en proposant aux prospects un service personnalisé, ils se sentiront plus en sécurité au moment de souscrire les services offerts par l’entreprise.  
  • Permet une assistance 24h/24 : même en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise, le SVI répond automatiquement aux appels des clients, les informant des horaires durant lesquels ils peuvent rappeler pour que leur appel soit traité par un agent. 

En résumé, le serveur vocal interactif permet la rapidité et l’efficacité des agents de l’entreprise. 

Comment installer un serveur vocal interactif dans son entreprise ?

L’intégration du SVI à votre standard téléphonique virtuel se fait de manière très simple. Il suffit d’activer les fonctionnalités SVI sur votre numéro d’accueil et de choisir vous-même les locutions que vous souhaitez, tout cela depuis votre interface utilisateur Fonvirtual. Vous pouvez choisir par exemple une annonce d’accueil téléphonique que vous voulez que vos interlocuteurs écoutent lorsqu’ils vous appellent, Vous pouvez mettre en place un menu d’option de type “si vous souhaitez parler avec une personne du département commercial, tapez 1, si vous êtes déjà client, tapez 2, etc.”

Bien sûr, notre équipe est à votre disposition pour vous aider dans la configuration de votre serveur vocal interactif. 

Pour en savoir plus sur l’intégration du SVI à votre standard virtuel Fonvirtual, contactez-nous.