Le concept de Standard Téléphonique Automatique

Un standard automatique, encore appelé « auto – attendant », « serveur vocal interactif (SVI) » ou même « répondeur numérique », est un système de menu vocal qui décroche les appels entrants de manière automatique et les transfère vers une autre personne ou service sans l’intervention humaine d’une réceptionniste ou tout autre opérateur téléphonique.

Comment fonctionne ?

La principale mission du standard automatique est de fournir un message vocal préalablement enregistré à tout appel entrant pour l’orienter pendant sa communication téléphonique. De cette manière, l’interlocuteur reçoit une liste de directives à suivre qui vont lui indiquer quel chemin suivre pour atteindre le correspondant désiré. De façon plus concrète, si vous lancez un appel et que vous arrivez sur un standard téléphonique automatique, vous allez entendre un message vocal de la sorte : « Pour une assistance en Français tapez 1, pour une assistance en Anglais tapez 2. Pour tout information sur le Service Clientèle tapez 3. Pour tout autre question ou si vous souhaitez être en contact avec un téléconseiller tapez 4 ». Bien évidemment pour tout standard automatique il est possible de configurer les paramètres et le menu principal qui va définir les réponses vocales à émettre en fonction des heures des appels entrants, de la ligne utilisée ainsi que dans le cas d’une file d’attente des appels.

Pourquoi recourir à un standard automatique ?

Lorsqu’une entreprise fait appel à un standard automatique, cela lui évite d’embaucher le personnel supplémentaire qui devrait normalement recevoir les appels de l’entreprise même en dehors des horaires commerciaux établis. Les nombres d’heures de travail de la réceptionniste sont réduites et par conséquent cela conduit à une réduction dans les charges de l’entreprise. Non seulement le standard automatique permet de prendre le relais pendant l’absence de la réceptionniste, mais il est aussi conçu de manière à bien orienter les usagers appelants. La plupart des standards téléphoniques automatiques sont présents dans presque toutes les entreprises fournisseurs de services tel que les banques, les agences de voyage, les hôpitaux et les services d’urgences etc.

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Avantages

L’automatisation de la réception des appels téléphoniques est une technologie louable car :

  1. Elle permet de recevoir et de traiter plusieurs appels en même temps. Peu importe le nombre d’appels entrants à la minute, chacun de ces appels est directement orienté vers le correspondant requis.
  2. Et pour aller dans le même sens que le point précédent, lorsque plusieurs clients sont en ligne, le standard automatique applique une musique d’attente ou même un message d’accueil qui permet d’entretenir le client pendant qu’il patiente à l’autre bout du fil.
  3. Le standard automatique rend le chemin d’accès plus court et plus simple pour le client qui souhaite contacter dès le début la personne qui pourra répondre à sa demande et éviter ainsi que l’appel passe par différents départements avant de tomber sur le bon.

Les fonctionnalités chez Fonvirtual

Fonvirtual a longuement et mûrement réfléchi à des solutions très adaptées et efficaces pour les standards téléphoniques automatiques et n’offre que le meilleur dans ce domaine :

  1. La possibilité de configurer des messages de bienvenue et d’accueil adaptés pour renseigner les   clients lorsque les lignes téléphoniques sont toutes occupées.;
  2. Un menu vocal qui oriente et renvoie rapidement le client vers le département ou le service souhaité.;
  3. Un transfert d’appel très efficace, sur tout type de dispositifs, pour maintenir une communication de qualité.
  4. Une file d’attente accompagnée d’une mélodie agréable pour faire patienter tout client dont la ligne téléphonique est occupée.  L’option de laisser un message sur la boîte vocale si finalement aucun agent ne peut prendre l’appel .
  5. Une limitation des horaires du standard téléphonique automatique qui renvoie un message pour informer des horaires d’ouverture de l’entreprise en question.
  6. L’établissement des statistiques sur les appels et messages reçus.
  7. Le transfert gratuit de tout appel vers des numéros tous types d’extensions (fixes, portables, tablettes ou PC).

Contactez-nous pour en savoir plus sur notre service de standard téléphonique et nous vous conseillerons.